Bli en superanvändare för e-post och kontakthantering med våra topp tio Outlook 2010-tips

1 / Använda Outlook för att komma åt Google Mail

Gmail används i stor utsträckning av småföretag och Outlook gör att du kan få alla omedelbara fördelar med Gmail och alla Outlook-fördelar för e-posthantering samtidigt.

Klicka först på Fil och sedan under Info-kategorin kan du se alternativet Kontoinställningar, klicka på nedrullningsknappen och välj Lägg till konto.

Lägga till ett Gmail-konto i Outlook 2010

I nästa steg väljer du E-postkonto, skriv ditt namn, e-postadress och lösenord och klicka på Nästa. Outlook gör nu allt arbete som konfigurerar och ansluter till Gmail och kommer tillbaka till dig när det är klart, klicka nu Finish och vänta medan Outlook synkroniseras med dina gamla e-postmeddelanden.

2 / Importera Gmail-kontakter till Outlook

Det här är en tvåstegsprocess, du måste först exportera dina kontakter i Gmail och sedan importera dem till Outlook.

Del 1 - Öppna ditt Gmail-konto, välj kontaktvyn och klicka sedan på knappen Mer - det ligger ovanför din högsta kontakt - välj sedan Exportera. Nästa i rutan Exportera kontakter, aktivera kryssrutan "Alla kontakter" och från "Vilket exportformat", aktivera alternativet Outlook CSV-format. Klicka på Exportera för att spara kontaktlistan på datorns hårddisk.

Exportera kontakter i Gmail

Del 2 - Klicka på Öppna i menyn Outlook-fil och klicka slutligen på Importera. Du kommer att se dialogrutan "Importera och exportera guiden". Välj "Importera från ett annat program eller en fil" från listan och klicka på Nästa. I Under den valda filtypen som ska importeras väljer du "Kommaseparerade värden (DOS)" och trycker på Nästa.

Klicka nu på knappen Bläddra och välj den CSV-fil för Gmail-kontakter du skapade i Del 1 och klicka på OK.

Välj importkontakter i Outlook 2010

Om du redan har kontakter i Outlook klickar du på alternativet "Importera inte dubbletter" och klickar på Nästa för att fortsätta vidare. För destinationsfilen välj mappen Kontakter och klicka på Nästa igen och klicka sedan på Slutför för att avsluta guiden.

3 / Skapa e-post och möten var som helst

Du behöver inte vara i Outlook eller till och med ha Outlook för att skapa möten, meddelanden eller mötesförfrågningar om du har Windows 7 igång. Outlook-uppgifter kan alla skapas från Aktivitetsfältet i Windows 7 eller Start-menyn med hjälp av Hopplistor.

Hopplistor ger dig snabb tillgång till att skapa Microsoft Outlook 2010-objekt utan att växla från ett annat program som du använder. Och om Outlook inte körs kan du fortfarande skicka ett meddelande eller en mötesförfrågan, eller skapa kontakter, uppgifter eller lägga till ett objekt i din kalender med hjälp av Start-menyn Hopplistor.

Skapa ett mail från aktivitetsfältet med Outlook 2010

Om Outlook körs använder du Hopplistan på Aktivitetsfältet för att snabbt skapa ett Outlook-objekt.

Högerklicka på Outlook-knappen på Aktivitetsfältet och klicka på Nytt E-postmeddelande, Ny möte, Nytt möte, Ny kontakt eller Ny uppgift.

Om Outlook inte körs klickar du på Start, pekar på Microsoft Outlook 2010 och klickar på den högra pilen bredvid den och sedan på Nytt e-postmeddelande, Ny möte, Nytt möte, Ny kontakt eller Ny uppgift.

4 / Gör saker hända med ett klick

Outlook 2010 ger användarna möjlighet att skapa en funktion som kallas Quick Steps, som gör att du kan tillämpa flera åtgärder samtidigt för att skicka e-postmeddelanden. Om du till exempel flyttar meddelanden ofta till en viss mapp kan du använda ett snabbt steg för att flytta meddelandet med ett klick. Eller om du skickar meddelanden till andra personer i ditt företag kan ett snabbklick med ett klick förenkla uppgiften

På fliken Startsida, i gruppen Quick Steps, klickar du på pilen Mer i sidan av snabbsteg-rutan och klickar sedan på Hantera snabba steg.

Skapa och redigera ett snabbt steg i Outlook 2010

Om du till exempel vill skapa ett snabbt steg för att kopiera ett e-postmeddelande till hela laget, klickar du på E-post för snabbstegs team och klickar sedan på Redigera. Under Åtgärder väljer du Vidarebefordra från rullgardinsmenyn och lägger sedan till dina lagmedlemmar i rutan Till - du kan antingen välja dem om att lägga till dem som text. Om du klickar på visningsalternativ kan du också lägga till flaggor och text