IMWU-nlTopp tio tidsbesparande tips - Excel
NyheterVåra topp tio Excel-tips och tips för att göra ditt liv enklare, inte i någon speciell ordning.
1 / Placering av text på flera rader
Om du skriver text eller flera rader med data till en cell och du vill att texten ska visas på flera rader, tryck istället för att skriva in texten i en annan cell helt enkelt
ALT + RETUR
Och du börjar en ny rad medan du skriver eller redigerar data
2 / Lägg till en räknare till Excel-verktygsfältet
Det finns en räknare i Excel 2010 men som standard är den här funktionen gömd, för att få kalkylatorn på din Excel-skärm att navigera till verktygsfältet Quick Access-verktyg - det är pil nedåt symbolen intill knappen Ångra högst upp till vänster på skärmen - och klicka på fler kommandon.
Det leder dig till dialogrutan Excel Options, under Välj kommandon, klicka på nedrullningsknappen för att välja Alla kommandon. Nu rulla ner för att hitta räknarkommandot och klicka på Lägg till >> för att visa det i verktygsfältet Snabbåtkomst. Hit Ok för att fortsätta
Klicka på Kalkylator-knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst för att omedelbart öppna Kalkylator. Nu kan du använda den för enkla beräkningar
3 / Ändra Enter-tangentbeteendet
När du trycker på Enter-tangenten i Excel kommer du automatiskt ner till
cellen precis under den. Men du kan ändra denna standard och ändra den här funktionen.
Gå till Excel-alternativ - Det finns under fliken Arkiv och välj alternativ - välj sedan de avancerade alternativen och under redigeringsalternativen välj ditt val i rullgardinsmenyn.
4 / Ändra arknamn och färg
För att ge dina kalkylblad lite personalisering som månad eller år i stället för "Sheet1" till "Sheet3" som Excel normalt bara högerklickar på fliken och klicka på Rename, eller dubbelklicka på fliken kalkylblad och börja skriva till flik.
Om du har mycket av kalkylblad är det väldigt lätt att förlora rätt kalkylblad. För att hitta rätt arbetsblad kan du färgkoordinera varje ark, så alla 2012 månatliga försäljningsblad kan vara i nyanser av Orange, där 2011-bladen kan vara i nyanser av rött.
För att ändra fliken på fliken högerklickar du bara på det kalkylblad du vill ändra färgen på och välj "Tab color" alternativet för att ändra kalkylbladets färger.
5 / Hoppa snabbt igenom dina kalkylblad med genvägar
Precis som du kan använda ALT + TAB för att hoppa över de öppna programfönstren på ditt Windows-skrivbord, kan du göra en liknande sak att hoppa över kalkylbladen i Excel.
För att flytta ett kalkylblad till höger tryck
CTRL + PAGE DOWN
För att flytta ett kalkylblad till vänster tryck
CTRL + PAGE UP
6 / Displayformler i stället för resultat
Med en enda knapptryckning kan du växla mellan Excels normala display, vilket visar resultaten av formlerna i kalkylbladet och ett visningsläge som visar de faktiska formlerna.
Tangenttrycket är
Ctrl + '
(Den grava accentknappen finns längst upp till vänster på tangentbordet bredvid 1-tangenten, i USA är det Tilde-tangenten); tryck på den en gång, och Excel visar formulär istället för resultat. Tryck på den igen, och resultaten visas igen.
Alternativt kan du uppnå samma resultat genom att välja alternativet för att visa formler.
Öppna Arkiv-menyn, gå till Alternativ och sedan Avancerat;
Bläddra ner till Visningsalternativ för detta arbetsblad
Markera rutan bredvid "Visa formler i celler istället för deras beräknade resultat".
Avmarkera rutan om du vill visa resultat igen.
7 / Håller data dolda i utskrifter
När det är dags att skriva ut ditt Excel-arbetsblad, kanske du föredrar att viss information lämnas otryckt. Till exempel kan du ha viss konfidentiell information (till exempel anställdas löner) i en kolumn.
För att undvika att skriva ut specifika rader eller kolumner, gömma dem bara före utskrift. För att dölja rader väljer du dem genom att klicka på raden eller kolumnen (klicka och dra för att välja ett block med rader / kolumner, håll ner Ctrl medan du klickar för att välja icke-angränsande rader / kolumner). Högerklicka sedan på en av de markerade gränslinjerna / kolumnerna och klicka på Dölj.
När du är klar med utskriften kan du snabbt ta bort alla rader eller kolumner genom att välja hela kalkylbladet (klicka på rutan längst upp till vänster i raden och kolumngränserna). Högerklicka sedan på en rad eller kolumngräns och välj Unhide.
8 / Shade Alternativa rader
För en lång lista kan skuggning alternativa rader förbättra läsbarheten och det är enkelt att göra med Excels villkorliga formateringsfunktion, som låter dig applicera cellskuggning (grön eller på annat sätt) till varannan rad i ett kalkylblad.
Markera intervallet med celler eller rader eller kolumner som du vill formatera.
Välj Format, villkorlig formatering för att visa dialogrutan Villkorlig formatering.
Välj Ny regel och välj sedan "Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras" och ange
= MOD (RAD (), 2) = 0
in i "Formatvärden där denna formel är sann". Klicka på knappen Format för att öppna dialogrutan Formatceller och välj fliken Mönster och ange en färg för de skuggade raderna. Klicka sedan på Ok och raderna formateras i den färg du vill ha.
Du kommer noga att välja en ljusfärg så att den vanliga svarta texten fortfarande är läsbar. Eller så kan du gå ut och ändra textfärgen också (gör det på fliken Teckensnitt i dialogrutan Formatceller).
9 / Ställa in ett formulär
De flesta företag har några standardformulär, tidtabeller, kostnadsformulär etc och de flesta är inställda i Excel. Med den här tipsen kan du ställa in ett antal datainmatningsceller och låta användaren snabbt flytta mellan inmatningsceller bara genom att trycka på Tab-tangenten.
Nyckeln till detta tips är att låsa ner alla celler i kalkylbladet bortsett från ingångscellerna.
Markera alla inmatningsceller i ditt arbetsblad. (För att välja icke-angränsande celler håller du ned Ctrl medan du markerar cellerna.)
Välj Formatera celler för att visa dialogrutan Formatera celler.
Klicka på fliken Skydd och ta bort kryssrutan från kryssrutan Låst.
Klicka på OK.
Tänk på att alla celler är låsta som standard. Men kom ihåg också att låsa eller låsa upp celler har ingen effekt om inte arbetsbladet är skyddat. För att skydda kalkylbladet väljer du Verktyg, Skydd, Skydda ark.
När arket är skyddat, kommer du att trycka på Fliken flyttar aktiv cellindikatorn till nästa upplåsta cell.
10 / Lägga till en rullgardinslista
Standardformulär tenderar också att ha vanliga svar, t.ex. en veckodag eller en månad, så en rullgardinsmeny med förfyllda val skulle vara användbar.
Antag att du har en inmatningscell där användaren ska komma in på en veckodag: måndag, tisdag, onsdag osv.
Ange objekten för din rullgardinslista i en lista på kalkylbladet, ett objekt per cell. I det här exemplet antar jag att månadsnamnen börjar i cell G1 och sträcker sig ner till G7, men normalt brukar du placera dem utanför det läsbara området. I Excel-terminologi kallas en rektangulär grupp av celler (såsom G1 till G7) ett intervall.
Markera cellen som innehåller listrutan. Om du vill att mer än en cell ska visa samma lista, välj bara dem alla nu istället för att ställa in dem en i taget. (Klicka och dra för att välja ett intervall; håll ner Ctrl medan du klickar för att välja icke-angränsande celler.)
Välj den cell där du vill ha listrutan.
På Datafliken, i Datatoolgruppen, klicka på Datavalidering
Klicka på Lista i rutan Tillåt.
För att ange platsen för listan med giltiga poster, ange en referens till din lista i källfältet i det här fallet är det (= $ G $ 1: $ G $ 7) eller klicka i källfältet och välj sedan din lista i nuvarande spridningen ark för att fylla i referensen automatiskt.
Kontrollera att kryssrutan In-cell är markerad.
Om du vill ange huruvida cellen kan lämnas tomt markerar du eller avmarkerar kryssrutan Ignorera tomt.
Du kan gå ett steg längre och visa ett inmatningsmeddelande när cellen klickas.
Klicka på fliken Felmeddelande och kontrollera att kryssrutan Visa felmeddelande efter felaktig data har markerats.
Välj ett av följande alternativ för Style-rutan:
Om du vill visa ett informationsmeddelande som inte hindrar inmatning av ogiltiga data klickar du på Information.
Om du vill visa ett varningsmeddelande som inte hindrar inmatning av ogiltiga data klickar du på Varning.
För att förhindra inmatning av ogiltiga data klickar du på Stopp.
Skriv in titeln och texten för meddelandet (upp till 225 tecken).
Obs! Om du inte skriver in en titel eller text, skrivs titeln till "Microsoft Excel" och meddelandet till: "Det värde du angav är inte giltigt. En användare har begränsade värden som kan anges i den här cellen."
När du har utfört dessa steg ser du en rullgardinsmeny när någon av de nedrullningsceller du just definierat är "aktiv" (det vill säga vald och väntar på inmatning). Klicka på pilen och välj en månad från listan. Om du försöker skriva något annat i cellen kommer du att bli skälld i form av ett popup-meddelande.
Om du vill ge din egen formulering för ogiltiga poster använder du fliken Error Alert i dialogrutan Data Validation och anger din egen text i fältet Felmeddelande.
Om din lista med objekt är relativt liten kan du ange listobjekten direkt i källfältet. Bara skilja varje listobjekt med ett komma.