Vi har hört gång på gång att anställda tar IT-beslutsfattande i sina egna händer och det är otroligt att den takt som anställda använder sina egna personliga samarbetsverktyg ökar i 70% av de globala företagen, en siffra som utan tvekan växa vidare eftersom våra liv blir mer sammankopplade genom teknik.

Populär filsynkronisering och delningslösningar kan ge omedelbar produktivitetslättnad, men också helt enkelt individuellt silos och innehållschaos. Vad händer om en anställd lämnar? Innehållet de delade med sin egen konsumentdrift i molnet återställs aldrig.

Vad händer om det delade Dropbox-kontot blir äventyrat? Att förlora en kund som står inför en böter eller till och med en fängelseperiod för att vara vårdslös med kunddata är ett legitimt problem och kräver mer uppmärksamhet med produktiva lösningar.

Medarbetare lösningar

I dagens komplexa IT-miljö söker en anställd en lösning av en eller annan anledning, vilket innebär att man skickar företagsinnehåll till ett personligt e-postkonto eller flyttar det till ett konsumentmoln för lagringsutrymme innan man laddar ner det till mobila enheter.

Medan du är oskadd, har din organisations data nu släppts ut i det vilda och ditt företags immateriella rättigheter riskerar att potentiellt kosta IT och företaget miljoner i tid, pengar och varumärkes rykte. Utan någon spårning av IT har dessa skurkliga innehållsdelar blivit en tickande innehållstidbombe.

Just nu befinner vi oss i en mycket fragmenterad miljö eftersom effekterna av konsumentisering drabbade företaget, men i slutändan kommer företagskunderna att tvinga leverantörer att arbeta tillsammans och lösa detta problem så att data kan styras, även om applikationerna och enheterna inte kan.

Behåll kontrollen

Om de senaste rubrikerna har lärt oss någonting är det viktigt för företagets IT att behålla kontroller av användare, innehåll och enheter, vilket säkerställer att uppgifterna stannar där det är meningen att de ska vara - inom ramen för verksamheten, som nu betyder bortom brandväggen och medan anställda är påväg.

Många IT-avdelningar försöker tömma innehållets kaos och hantera säkerhet genom att blockera åtkomst. Men inte allt innehåll skapas lika och ingen politik gäller för allt innehåll.

Att använda rätt lösningar är bara hälften av slaget. Företag måste först förstå hur innehållet klassificeras, antingen som offentligt, konfidentiellt eller begränsat innehåll, för att hantera innehållschauer med relevanta policyer på plats.

Lösningar med dessa avancerade säkerhets- och administrationsfunktioner gör det möjligt för anställda att sätta sitt innehåll på jobbet, eftersom det blir lätt tillgängligt oavsett var det lagras utan någon riskfaktor.

Innehållskomplexitet

Komplexiteten att hantera företagsinnehåll har aldrig varit större. Nya tabletter och mobila enheter, BYOD-policyer, spridningen av applikationer för moln och mobilproduktivitet och flexibla mobila arbetsstilar är bara några av utmaningarna.

Där innehållet lever och hur det används förändras hur din organisation skapar, delar och hanterar filer - kort sagt hur ditt företag fungerar.

Med möjligheten att komma åt, bläddra och dela företagsinnehåll på vardera sidan av företagets väggar behöver innehållschaos inte hålla dig kedjad till ditt skrivbord.

Anställda behöver inte längre tillgripa riskfyllda lösningar som ger IT den extra belöningen för en mycket produktiv och säker arbetskraft. Så vad väntar du på?

  • Paul Hampton är direktör för produktmarknadsföring på Alfresco, världens näst största open source-företag.