Det råder ingen tvekan om att tekniken har spelat en viktig roll för att hjälpa dagens framgångsrika företag att nå toppen av sin bransch. Men för många kan IT-avdelningen vara ett hinder för innovation och teknikändring. Detta är ett resultat av att vara inskränkt till äldre IT, vilket har stor inverkan på förmågan att hålla sig till konsument- och efterfrågan på marknaden.

Budgetbegränsningar och den stora utmaningen att uppgradera eller ersätta ett ålderssystem är ofta bakom motviljan mot att omfamna förändringar, men som med alla stora projekt, om det är korrekt planerat och närmade sig, kan företagen mildra de upplevda riskerna och utfärda och skörda fördelarna från bättre användning av dagens teknik.

Hur stor är problemet?

I stället för att ses som en tillägg eller begränsad lyx, måste tekniken vara ett kärnpunkt i ett företag för att möjliggöra tillväxt. Idag förväntar konsumenterna att de kan interagera med företag på flera sätt än någonsin tidigare - via en webbplats, mobil / surfplatta eller via sociala medier - till sin bekvämlighet, när som helst på dygnet, utan driftstopp eller åtkomstproblem. Men med tekniken som ständigt utvecklas kan det vara en utmaning för många företag att hålla fast vid både förändringshastigheten och användarnas efterfrågan. Förväntningarna och trycket på befintliga system kan få dem att falla över och spänna under belastningen.

Trots detta uppfattar några av de europeiska kulturministrarna fortfarande de äldsta systemen i går för att uppfylla dagens krav. Denna oförmåga att förverkliga den större bilden och introducera förändringar på rätt sätt kan leda till att organisationer bygger på alltför komplexa system och processer, upplever en långsam förändringstid.

Legacy-system är också ofta dåligt dokumenterade och som ett resultat av omformning av ett IT-system som endast några få IT-medarbetare vet hur man underhåller kan tyckas alltför skrämmande - speciellt när det nuvarande systemet anses vara upp till jobbet.

I ett försök att anpassa sig och hålla sig till budget- och tidskrav, ställer många bara på att förlita sig på middleware som ett alternativ till att ersätta gamla system. Detta hand-till-mun-tillvägagångssätt tar dock sin vägtull, eftersom snabb-till-marknaden ofta prioriteras över lämplig due diligence och testning.

Lägg till det ofta ansträngda och brådskande förhållandet mellan IT-avdelningen och resten av verksamheten i mixen och det betyder allting ett enormt hinder för att anta ett strategiskt omvandlingsprogram för teknikändring som kommer att gynna hela verksamheten.

  • Konsekvenserna av tekniska misslyckanden: varför IT-avdelningarna måste intensifiera

Övervinna rädslan

Oavsett de oro och komplexiteter som är förknippade med att störta äldre system, om utdaterad teknik inte byts ut, möter många företag utrotning, eftersom efterfrågan på sina system överstiger kapacitet. Detta gör det allt viktigare för CIO att arbeta nära IT-teamet och vidta åtgärder för att införa förtroende för den oundvikliga förändringen.

En stringent kvalitetsreglering måste vara kärnan i processen att se över gamla system och mildra riskerna i samband med detta. Därför har vi identifierat sex nyckelåtgärder för att omvandla rollen som kvalitetshantering inom en organisation, för att ge det det förtroende som behövs för att skaka shackles av föråldrad teknik och skörda fördelarna med IT-förändring.

Steg 1: Identifiera vem som behöver vara involverad i processen - inklusive personal och tredje part - och fördjupa dem i det du försöker uppnå. Det är viktigt för alla att förstå att risken delas och vad deras roller och ansvar är.

Steg 2: Få ditt folk ombord. Det är viktigt att förstå vilken talang som finns inom organisationen och vilka kommer att vara involverade i omvandlingsresan och kvalitetshanteringsprocessen. Storskoleutbildning kan krävas och utbytesleverantörer kan behövas för att komplettera kompetens inomhus.

Steg 3: Sätt rätt processer på plats. För att omvandla kvalitetshantering måste nyckelroll definieras för att utföra specifika processer, bland annat: prioritering och ledande IT-förändring; hälsokontroll av outsourcing kandidater identifiera möjligheter till optimering och snabba vinster engagera sig med och hantera leverantörer och definiera styrningsmodeller; operativ ledning och tjänsteleverans.

Steg 4: Investera i de bästa produkterna. Konfigurera kontrakt med tredje parts leverantörer korrekt och vara kristallklart om önskad nivå av applikationskvalitet och hur den ska mätas är viktigast. Genom att använda detta tillvägagångssätt bör leverantörerna vara villiga att dela risk i motsats till generösa belöningar för framgång.

Steg 5: Ta med allt tillsammans. Programmet som krävs för att omvandla din kvalitetshantering behöver samla flera byggstenar. Några av dessa är mer komplicerade än andra (t.ex. identifiering av outsourcingkandidater i ditt befintliga IT-land) men allt kan lösas och du har redan mycket internt kompetens.

Steg 6: Utför regelbundna kvalitetskontroller. Med regelbundna mellanrum på din omvandlingsresa måste du bevisa att kvaliteten har förbättrats. Ett regelbundet "hjärtslag" av mätbart värde bör levereras för att försäkra intressenterna om avkastningen på deras investering. Det här är relativt enkelt att göra om du tydligt formulerar resultaten och kvantifierar värdet från början till varje "produkt" och belönar dina nya leverantörer av flera leverantörer på samma sätt, på överenskomna stadier, längs vägen.

  • David Rigler har över 20 års erfarenhet inom mjukvaruindustrin, och hans expertis omfattar komplexa IT-problem, miljöer och IT-strategi. Ben Fry har också över 20 års erfarenhet av att leverera framgångsrika IT-projekt och är en branschkänd myndighet för IT-leverans med en rad publicerade artiklar till hans namn