Mycket få människor skulle tvivla på att din egen enhet (BYOD) tar examen i ett fullfjädrad företagsfenomen eftersom användningen av tabletter och smartphones har blivit mer utbredd bland företagets anställda. Och det går inte att förneka ankomsten av dessa enheter och utvecklingen av en mängd olika motsvarande produktivitetsapplikationer kan ge stora fördelar för företaget.

Men många mobila enheter är anställda och denna trend kommer bara att öka, med marknadsundersökningsföretaget Gartner som förutspår så mycket som 50% av arbetsgivarna kommer att kräva att arbetstagarna ska använda egna enheter för arbete senast 2017. Detta är bundet till att presentera problem som efterfrågan växer från användare och organisationer för att utnyttja den ökade kraften hos sina smartphones och surfplattor för att komma åt och interagera med innehåll.

Tillgång till innehåll, som innehåller filer, dokument, presentationer, kalkylblad, bilder och rapporter som anställda interagerar med varje dag, gör det möjligt för användare av mobila enheter att klara sig i livsnerven i någon organisation, vilket möjliggör stora produktivitetshopp och effektivitet.

Förutom att komma åt, redigera och skapa innehåll på sina mobila enheter vill användarna också kunna synkronisera innehållet över alla enheter för att ge dem när som helst, var som helst tillgång och att dela det innehållet med kollegor, kunder, partners och andra externa innehållsämnen.

Hotet om dataläckage

Men utan en lämplig strategi som möjliggör åtkomst, synkronisering och delning av innehåll på ett säkert och säkert sätt riskerar organisationer att drabbas av dataläckage om användarna skickar filer till sig själva, använder obehöriga tredjepartsprogram för att redigera dokument och andra filer eller förlita sig på konsumenten -grade lösningar som Dropbox för att synkronisera filer över enheter och dela dem med andra.

Dessa ad hoc-guerilla-metoder för att komma åt, synkronisera och dela data lämnar organisationer utan synlighet på vilka filer som rör sig in och ut, var de har varit, om de har ändrats, om kopior har gjorts och vem delar dem.

Det är möjligt att säkert och säkert hantera de säkerhetsrisker som BYOD ställer, samtidigt som anställda kan få jobbet gjort var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst. Korrekta förfaranden som upprättats av IT-avdelningen kan skydda och säkra innehåll, hjälpa till att främja glada anställda, öka produktiviteten och leda till strömlinjeformade, hanterade arbetsflöden.

Vad ska man leta efter

Omfattande tillgång, synkronisering och delningslösningar finns tillgängliga som balanserar arbetstagarens behov av enkelhet i konsumentkvalitet med företagskvalitetskontroll, säkerhet och ledning för arbetsgivaren.

När man utvärderar sådana lösningar bör organisationer överväga ett antal funktioner, till exempel utbyggnad på plats för största möjliga kontroll och säkerhet utan att påverka användarflexibiliteten och Active Directory-integrationen för att säkerställa sömlös autentisering, tillhandahållande och hantering.

Andra faktorer att titta på är policyinställningar (för att skapa säkerhetspolicyer för innehåll, användare och enheter), kryptering (för att skydda data i transit och på enheten), fjärrkontroll (för att skydda företagsdata om en enhet förloras eller stulen) och revisionsloggar (för att se vilka användare som gör, de dokument de åtkomst till och vem de delar dem med). Tillhandahållandet av "in-app" -dokumentredigering och PDF-annotering i den säkra sandboxen eliminerar också dataläckage och förbättrar användarproduktiviteten.

Säkert BYOD ligger inom ditt grepp

Precis som med de flesta tekniska framstegen, när användningen av personliga enheter inom arbetsplatser uppnår en kritisk massa kommer det att bli svårare för arbetsgivarna att införa sin önskade nivå av kontroll vid BYOD utan att svepas åt sidan.

Det är mycket bättre att de vidtar åtgärder nu för att säkerställa att de har säkerhets-, åtkomst- och förvaltningsstrategier och strategier för att rymma BYOD när den etableras och antas i det vanliga.

Strategier måste balansera användarnas behov med företagets önskan att hålla kontroll och ta itu med säkerhet, hantering, överensstämmelse och synlighet. Organisationer bör utvärdera lösningar för att säkerställa att de stöder integrationen av olika datorplattformar och enheter i sin befintliga, komplexa företagsmiljö.

Tillgång till tillgång, synkronisering och dela lösningar är tillgängliga som kan ge organisationer lugn och ro att aktivera BYOD säkert och säkert för sina anställda, samtidigt som de lugnar användarna, de inte kommer att orsaka säkerhetsbrott genom att använda personliga mobila enheter i sin arbetsmiljö. Organisationer och användare kan vara övertygade om att, precis som smartphones och surfplattor, de alltmer litar på, är säker BYOD inom deras grepp.

  • Anders Lofgren är VP Product Management vid Acronis Access