Leverantörsrevisioner är ett faktum i livet och om något är förväntan för detta år att de kommer att öka i frekvens. Så snart någon i en organisation tecknar avtalet "EULA" (Enterprise Unlimited License Agreement), öppnar omslaget på en programvarukorg, bryter förseglingen på en disk, markerar rutan som bekräftar att T & C har lästs eller i vissa fall även börjar använda programvaran, ett implicit avtal som ska granskas vid någon tidpunkt i framtiden har gjorts. Varje mjukvaruavtal och / eller villkorssida innehåller en revisionsklausul.

Enligt en 2013-rapport som publicerades av KPMG erkände 90% av programvaruleverantörerna att deras överensstämmelseprogram är en inkomstkälla och 10% använder revisioner som en strategi för att säkra 10% av de totala intäkterna. Över hälften av alla leverantörer har bekräftat revisioner bidrar till att säkra 4% av intäkterna och i cirka 59% av fallen stimuleras leverantörsrevisorspecialister med hjälp av försäljningskommissioner.

Eftersom en revision normalt inte kan undvikas helt, är frågan att överväga huruvida det här är en dålig sak eller inte? Användare är nästan alltid oroliga för att kunna granskas, men i verkligheten är leverantörsrevisioner inte nödvändigtvis en negativ händelse. De kan användas konstruktivt som ett tillfälle att potentiellt spara pengar genom att få en bättre förståelse av den faktiska användningen och potentiell programvara över utgifter från överflödig licensiering.

Tänk på scenariot för ett företag som har sett en snabb expansion under de senaste två åren till följd av organisk tillväxt och M & A-aktiviteter. Under normala omständigheter är det en komplett uppgift att hålla kontroll över en organisations licensrättighetsrekord, programvaruinköp, programvaruutbyte och generellt säkerställa att människor följer officiella SAM-processer..

Lägg nu till i komplexiteten att behöva integrera den nyförvärvade delen av verksamheten. Att samla in licensrättigheter och överföra dessa till den nya enheten, eventuellt utan stöd av ett verktyg för programförvaltning (SAM) för att hjälpa till med att hitta programvara och bygga ett licensförråd, kan göra att man får en exakt bild av huruvida organisationen är kompatibel svårt att uppnå. Det här är vanligtvis där "problem" börjar och varför med hjälp av automatiserad lagerteknik kan skapa en baslinje för installerade applikationer och då är det viktigt att spela in licensrättigheter inom ett enda lagringsutrymme.

Det faktum att en organisation har förvärvats eller förvärvats kommer att ha placerat den på en leverantörs mållista för en revision. Leverantörer vet hur man kan dra nytta av "låghängande frukt" och det här är alltid en lukrativ. Så snarare än att fräsa om möjligheten till en revision, acceptera det är oundvikligt och använda det som en möjlighet att få en överenskommen rättighetsbas med en leverantör. Idealiskt bör detta ske proaktivt som en del av en internrevision som fokuserar på att förena programanvändning mot rätten innan säljarens egen bedömning äger rum.

Återgå till de mer positiva aspekterna av leverantörsrevisioner, de utgör ett sätt att testa om verktyg och processer fungerar effektivt. En organisation är sällan medvetet icke-överensstämmande, eftersom det är olagligt. Men komplexiteten i att hantera programvarulicens, upphandling och licensavtal, samtidigt som man säkerställer att den dagliga verksamheten inte påverkas, innebär att misstag kan och kommer att hända.

Den främsta fördelen med att närma sig programvarurevision på ett proaktivt och metodiskt sätt är möjligheten att göra betydande kostnadsbesparingar genom att ha en mer detaljerad förståelse för exakta användningskrav.

Precis som en internrevision kan lyfta fram ett problem med licensiering underlättar det ofta hur en organisation är över licensierad eller inte utnyttjar de mest kostnadseffektiva licensieringssystemen som är tillgängliga för den. Detta är ett överraskande gemensamt scenario eftersom riskavvikande företag traditionellt valt att välja obegränsade licensavtal i troen på att det är bättre att "spela säkert" eftersom potentiella revisionsböter blir större. Det är lite som att undvika en kundundersökningsundersökning eftersom resultaten inte kommer att komplettera. Forewarned är forearmed, som de säger.

Jelle Wijndelts är en SAM-konsult hos Snow Software.