Alla organisationer måste följa bestämmelser och lagstiftning. Alla organisationer behöver erbjuda högklassig kundservice.

Alla organisationer behöver hantera sina produkter och tjänster så effektivt som möjligt. Och alla organisationer vill sticka ut från mängden. Även om dessa mål inte verkar vara direkt länkade, är det en sak som gör dem alla - och mer - möjliga: en enda vy.

Vad är en enda vy?

En enda vy är en konsoliderad och uppdaterad vy över all data du håller om de saker som är viktiga för din organisations arbete.

Dessa "saker" kan inkludera kunder, medborgare, patienter, produkter, leverantörer, platser eller tillgångar - din enda uppfattning är en organisationens enda enda källa till sanningen om var och en.

Information om var och en av dessa "saker" hålls vanligtvis i listor: en lista över kunder, en lista över produktdelar, en lista över leverantörer och så vidare.

Och så länge det bara finns en lista över varje viktig sak, fungerar allt bra, för alla i din organisation vet var informationen är. I praktiken resulterar dock operativa behov i att flera versioner av samma lista poppar upp; varje avdelning har olika krav när det gäller nyckelinformation.

Exempelvis innehåller en kontonfunktions "kund" -lista sannolikt faktureringsadressen, medan orderuppfyllningsavdelningen kommer att vilja att deras "kund" -lista innehåller leveransadressen (men kan inte ha något intresse för faktureringsadressen).

Båda är giltiga bitar av "adress" -information om "kunden", men det finns nu inte längre en enda bild av varje individ.

På samma sätt, vad händer om en kund gifter sig och ändrar sitt namn? Denna ändring kan hända i en lista, men inte filtrera till den andra.

Dessa två enklare exempel visar hur det finns otroligt svårt att synkronisera information över avdelningar och listor med flera listor, särskilt om de lagras i olika format och använder olika termer för att märka samma sak.

Att inte behålla en enda bild av dessa viktiga saker kan leda till alla möjliga problem, särskilt när organisationer växer och blir mer komplexa.

Dessa konsekvenser kan vara allt från mindre irskor som saktar processer som vanliga och skadar personalmoral, till och med katastrofer som har stora ekonomiska konsekvenser. Låt oss överväga några exempel på verkligheten.

Vad kan gå fel?

Ta oljebrunnsborrningsentreprenören vars försäkringsbolag var tvungen att betala ut 42 miljoner dollar (i dagens priser) efter en utblåsning under borrningen skickade olja till golvet i tre veckor innan det fanns kvar.

Det konstaterades senare att entreprenören inte hade sammanställt en enda bild av all tillgänglig information i de lokala omgivningarna, vilket skulle ha visat att det var ett flyktigt område där det fanns många senaste utblåsningar från brunnar som borras [1]. Att veta detta skulle ha gjort det möjligt för borrfirman att vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder för att undvika katastrof och den stora utbetalningen.

Företagen som går in i joint ventures eller andra samarbetspartnerskap - där delning av information är nyckeln till att göra engagemanget en framgång - behöver en tydlig enda bild av vilken information som kan delas.

Eftersom de två organisationerna kan arbeta tillsammans i ett område, kan de vara konkurrenter i en annan, till exempel Apple och Samsung, till exempel: vissa komponenter i Apple-enheter tillverkas fortfarande av Samsung [2] trots skrivandetid , företagen är låsta i en pågående tvister om patent [3]. Om fel information delas av en olycka kan detta betydligt skada en av organisationerna.

Då finns det det multinationella bolagets exempel som betalade sina leverantörer flera gånger för samma faktura - igen som ett resultat av att inte ha en enda bild av varje leverantör, vilket skulle ha visat att fakturan ifråga hade betalats.