"Även om historiken håller spreadsheeting helt oskadlig för nuvarande förödelse, är det faktum att spreadsheeting används så mycket samtidigt som det är felaktigt en stark indikation på att om ett sätt skulle kunna bli att förbättra tillförlitligheten, skulle det globala BNP stiga märkbart uppåt '."

Angus Dunn, European Spreadsheet Risk Interest Group.

Läs mer: Logitech MX Craft

Företag som kalkylblad. Med över 750 miljoner användare över hela världen är Microsoft Excel det traditionella verktyget för att presentera och analysera data och beräkningar som utförs med lösningen, räkna med 38 miljarder pund för investeringsbeslut per privat sektor per år.

Kalkylark fortsätter att vara det enda verkliga, flexibla verktyget som snabbt kan leverera svar och det är en av anledningarna till att de fortsätter att vara så populära. Oavsett hur många system ett företag har, hur stora de är eller hur många miljoner pund har spenderats på dem, är realiteten att majoriteten av data exporteras till Excel innan beslut av allvarlig konsekvens görs. Det finns bara en handfull finansavdelningar i världen som inte kör sin kritiska beslutsfattande analys via Excel. Och anledningen till detta är enkelt - de som väntar på ett svar behöver inte involvera IT-teamet och vänta veckor för ett svar som Excel kan leverera på några minuter.

Så, medan Excel fortsätter att vara plattformen när det gäller att analysera data, hitta information, förbereda kartor och presentera dem för beslutsfattare, finns det några problem som är frustrerande för användarna.

En mycket vanlig utmaning påverkar de som använder kalkylblad i en liten - det kan bara vara fem eller så - samarbetslag där alla behöver komma åt och dela samma uppgifter som de arbetar mot en komplex uppsättning affärsrapporter. Detta kan vara väldigt svårt och massivt ineffektivt, eftersom alla ändringar som görs på ett kalkylblad inte kan ses av de andra gruppmedlemmarna. Resultatet är oändliga timmar av kopiering och klistra för att komma fram till en "enda version av sanningen".

I det här scenariot ökar risken för fel och som vi alla vet kan en släpp av en nyckel resultera i en katastrof med hög profil. Ta till exempel kalkylarkfelet som lämnade arrangemangskommittén för OS i London mycket generad när det var kvar för att bekräfta att fyra simningstider hade överlåtits med 10 000 biljetter. Att skriva in 20 000 istället för den rätta siffran på 10 000 orsakade detta misstag och forskning visar att hälften av alla kalkylarksmodeller som används operativt i stora företag har väsentliga brister.

  • De bästa webbhotellstjänsterna för 2018

Re-engineering

Så kan kalkylblad omstruktureras för att leverera ett verktyg som är byggt för dagens moderna krav? Svaret är ja och det är dags för ett nytt sätt med hjälp av en av de mest dominerande teknologierna 2018 - molnet.

Samförståndet mellan IT-specialister är att molnet är den största föraren av förändring och det är säkert att molnet har potential att omvandla effektivitet inom organisationer som behöver arbeta tillsammans och för närvarande förlita sig på oanmälda kalkylblad för att formulera ledningsrapporter.

Genom att använda ett radikalt annorlunda tillvägagångssätt för ett gammalt problem kan användarna nu njuta av enkelheten och komforten med att använda ett kalkylblad som "fronten" med en anslutning till en robust (men väl dold och transparent för användaren) baksidan "som gör allt svårt arbete.

Befintliga kalkylblad och andra olikartade datakällor (till exempel MS Access och core ERP) kan nu integreras i en lösning där ingen av de stora data migrationsproblemen har upplevts och med minimal störning. Alla arbetar direkt inuti Excel, alla har direkt nytta och alla behåller Excels legendariska flexibilitet.

Genom att utnyttja kraften i en industriell databas och kombinera den med enkelheten i ett kalkylblads gränssnitt kan Business UK vara övertygad om att den har grundläggande fingertoppar, tillförlitliga data, bakom full revisionsspår som hjälper till att göra mer strategiska beslut snabbare , med mer noggrannhet.

Användarhastighet

Vid första anblicken ser tekniken ut och känns exakt som att arbeta med en uppsättning normala kalkylblad: det finns inga förändringar i affärsprocesser och ingen ytterligare utbildning behövs. Skillnaden ligger i det faktum att varje kalkylblad förbättras genom en anslutning till en säker molneserver så att varje medlem av teamet ändrar något värde i någon cell av data i sitt lokala kalkylblad synkroniseras uppdateringar i molnet och en version av Sanningen skickas tillbaka till alla.

Med tillsynsmyndigheter som sannolikt kommer att öka sitt intresse för användningen de närmaste två åren markerar detta ett viktigt framsteg när det gäller att hitta ett sätt att förbättra samarbete och effektivitet, datakvalitet och validitet och eliminera en av de största riskerna för kalkylbladets användning. bristen på ett revisionsspår.

Efterfrågan på att kombinera det bästa av det gamla med den avancerade tekniken i det nya är en trend som kommer att resonera 2018. Företag är trötta på att investera och omfamna ny teknik som inte lever upp till hype. Varför uppfinna hjulet när du enkelt kan förbättra det?

Denna användning av smart teknik för att leverera nästa generations företags kalkylblad har potential att få ett slut på ett problem som har resulterat i att nästan en av fem stora företag lider ekonomiska förluster och i slutändan kommer att sätta kraften i händerna på företagsanvändare.

Företag har blivit trött på oflexibla, dyra mjukvarupaket eller bokföringsprogram som aldrig helt gör vad de behöver. Återgå till kalkylblad, som har omvandlats för att passa behoven i dagens värld, ger dem tillbaka kontrollen de behöver.

Brian Donnelly är VD för Synapse Information. Han grundade sin första stora verksamhet; Constellar, i slutet av 1990-talet. Utanför jobbet hittar du troligtvis Brian på Squash-banan.