Thomas Coles, VD för MSM Software, redogör för orsakerna till att han anser att företagen måste tillåta att anställda tar med sig egna smartphones och tabletter till jobbet.

En nyligen genomförd undersökning av IDG som rapporterades i TechRadar fann att nästan 92 procent av företagen hade anställda som använder personliga apparater för arbete i viss kapacitet och detta kommer att öka ytterligare de närmaste 12 månaderna.

Denna starka uppgång i antalet yrkesverksamma som äger egna tabletter innebär att det vanliga antagandet av företag som tillhandahåller BYOD-system, där anställda tar personligt ägda mobila enheter till sin arbetsplats, verkar som en förutgående slutsats.

Men introduktionen orsakar företag huvudvärk, och statistiken om hur företag hanterar BYOD handlar om. Enligt forskning från Tenable är 90 procent av brittiska företag rädda mobila enheter som utgör en fara för sin verksamhet, medan en femtedel inte alls kontrollerar mobilanvändningen.

För mig visar dessa statistik att företagen saknar kontroll över införandet av mobilteknik och användningen av arbetstagare. Detta skulle i sin tur kunna göra företagen öppna för säkerhets- och dataskyddsproblem, om dess antagande inte hanteras korrekt.

Efterfrågan på BYOD kan bara öka

Även om företag förstår att mobila enheter utgör ett betydande hot är jag mycket bekymrad över att det fortfarande finns en koppling mellan den upplevda faran med BYOD och de begränsade åtgärder som vidtas för att lösa dessa problem.

Jag tror att efterfrågan på BYOD-adoption bara kommer att öka, eftersom människor förväntar sig att deras arbetsanordningar och applikationer ska vara lika kraftfulla och lätta att använda som de som är hemma. Även om detta leder till att IT-nätverkshanteringen blir mer komplex och utmanande, både internt och externt, kan arbetsgivare som vägrar att betjäna dessa krav i slutändan kämpa för att locka till sig den bästa talang.

"I stället för att bekämpa BYOD måste företag omfamna det"

BYOD ger en enkel lösning, och det är min fasta övertygelse att i stället för att bekämpa BYOD måste företag omfamna det. genomföra tydliga policyer för att underlätta införandet och den löpande förvaltningen. Företagen måste agera snabbt, hitta säkra, effektiva sätt att ge medarbetarnas tillgång till BYOD, samtidigt som data och operationer skyddas. Planer måste genomföras så att organisationer kan se vad som händer och se till att de behåller kontrollen över säkerheten.

BYOD utgör ett potentiellt hot

BYOD representerar en ny ålder av ökad rörlighet för anställda, och jag tror att detta är anledningen till att 90 procent av brittiska företag är rädda för hela företaget införande av mobila enheter.

Den högre frihetsgraden som skapas av BYOD utgör ett hot som måste övervägas. Med arbetstagare som arbetar självständigt kan en silokultur sippra in och orsaka utbredd förvirring och kommunikationsfrågor. Vid sidan av detta kan plattformberoende programvaror också skapa problem med tekniken och datakompatibiliteten för verksamheten.

Mobila enheter har en mängd data och transporteras ofta i människors fickor eller påsar, där de lätt kan missplaceras eller stjälas. Det kan också vara svårt för en företags IT-team att effektivt övervaka alla anställdas fjärranslutna mobila enheter och deras överensstämmelse med hela säkerhetspolitiken.

Cloud kan vara svaret på BYOD-problem

Enligt min åsikt har molntjänsterna en central roll att spela, både för att möjliggöra rörlighet för arbetstagare och för att tillhandahålla företag med framtida mobila datasäkerhetshanteringslösningar. Cloud-tjänster har till exempel möjligheten att lagra data i en säker miljö och därigenom ta bort ett viktigt område för sårbarhet för företag, om en anställds enhet förloras eller stulen.

Cloud-lösningar kan också ta bort behovet av att anställda lagrar data lokalt och kan göra det möjligt för företagen att förstå den större bilden av var information vilar och flyter inom sitt nätverk. Detta kan hjälpa en organisation att underlätta kommunikationen, förutse glitches och ta bort eventuella prestationsavvikelser och skydda sig från en silo mentalitet som snubblar in i verksamheten.

Cloud-baserade infrastrukturer håller nyckeln till verksamheten utan att behöva frukta mobila enheter. När BYOD blir mer utbredd bör organisationer utnyttja utvecklingen av moln genom att implementera infrastrukturer som underlättar BYOD-övergången och stöder anställda mobila enheter som har tillgång till företagsnätverk.

Företag kan också överväga IT-outsourcing för att låta ett företags inhemska team fokusera på sina kärnaktiviteter, samtidigt som de sätter in specialiserade tekniska specialister för att fungera som en förlängning för att hantera BYOD-övergången. Outsourced specialister kan erbjuda tillgänglig lagring, säkerhetskopiering och samarbete som bara för några år sedan inte skulle ha varit överkomligt för de flesta företag.

Varför att vara "I väntan" är inte ett alternativ

När efterfrågan på BYOD ökar måste företagen övervinna sina problem och istället genomföra planer för att hantera förlust av kontroll. Genom att göra detta kommer organisationer att erkänna BYODs fördelar; till exempel ökad organisatorisk flexibilitet genom en effektiv IT-lösning som klarar av varierande bemanningsnivåer och en högre grad av frihet och trivsel för arbetstagare, vilket kan ge förbättringar i effektivitet och produktivitet.

Mobila enheter som kommer in på arbetsplatsen utgör en intressant kombination av möjligheter och hot. Våra arbetsmiljöer förändras dock snabbt, och det är uppenbart att BYOD-rörelsen är här för att stanna och blir allt mer genomgripande i affärer.

Nyckelfrågan för företag är hur man kan dra nytta av BYOD samtidigt som man upprätthåller kompatibla, effektiva och kostnadseffektiva processer. Enligt min mening är endast genom effektiv planering och säkerställande av rätt programvara skräddarsydd för att stödja dessa förändringar kommer BYOD att ge produktivitetsfördelar utan att organisationer måste frukta genomförandet.

Thomas Coles, VD, MSM Software