Älskar det eller lurar det, det ser ut som att "ta din egen enhet till jobbet" ("BYOD") revolutionen är här för att stanna.

Arbetsgivare tillåter (och uppmuntrar) anställda i allt högre grad att arbeta med hjälp av personliga enheter, istället för att insistera på att tilldelade telefoner, bärbara datorer eller surfplattor endast används för företagsverksamhet.

Det finns ingen tvekan om att arbeta på så sätt - ökad produktivitet, kanske, för att medarbetaren är bekväm med sin egen enhet och kan arbeta från den vart han än går. Det kan finnas kostnadsbesparingar för företaget, kanske, eftersom ersättning och uppgraderingskostnader minimeras.

Det finns ett antal juridiska konsekvenser som arbetsgivare måste vara medvetna om, men innan de omfattar en sådan praxis. Lösningen på många av dessa frågor är att se till att du har en vattentätt BYOD-policy på plats i god tid.

Här är fem punkter som bör beaktas vid utformning och genomförande av en sådan politik:

Vem äger vad?

Som arbetsgivare kan du legitimt önska att införa vissa begränsningar efter uppsägning av dina anställda, vilket begränsar deras förmåga att kontakta eller söka affärer från dina kunder när anställning har upphört.

För att säkerställa att dessa är användbara i praktiken, även om anställda inte kommer att returnera sina enheter till dig, se till att policyn omfattar äganderätten till egendom, till exempel kontaktuppgifter, till exempel eller det mobilnummer som används av arbetstagaren.

Se till att kundkontaktinformationen i synnerhet förblir företagsfastigheter, även om den lagras på en personlig enhet. Att säkerställa att sådana uppgifter endast lagras på en tillgänglig företagsdatabas (snarare än inom själva enhetens minne) kommer att bidra till skillnaden mellan bolagets och anställdas egendom.

Vad är tillåtet?

Precis som med någon IT-policy måste det finnas tydliga riktlinjer för vad som är tillåtet när du använder dessa enheter. Se till att det är tydligt vilken systemåtkomst som tillåts, vilka enheter som kan användas och vilken användning av sociala medier som tillåts när de är anslutna till ett företags nätverk. Se till att dessa regler knyts in i disciplinpolitiken så att du kan vidta åtgärder vid brott.

Vem betalar?

Att tillhandahålla IT-stöd även för personliga enheter, eller täcker kostnaden för säkerhetsprogram, kan spara dina pengar på sikt. Oavsett vad du bestämmer, se till att politiken är tydlig på vem betalar för vad.

säkerhet

Detta är viktigt. Se till att policyn precis anger vilket lösenordsskydd och kryptering som ska aktiveras och vilken säkerhetsprogramvara som ska installeras. Överväg att inkludera en rätt att fjärransluta all information och systemåtkomst i händelse av förlust eller stöld och klargör att företaget inte tar något ansvar för att personuppgifter går förlorade.

IT och HR-samarbete

Personalavdelningar kan väl användas för att utarbeta policyer som anger förväntningar och gränser för anställdas beteende, men politiken behöver vitala insatser från IT för att säkerställa att det är genomförbart, allomfattande och effektivt.

Spännande och revolutionerande, men se till att alla rättsliga konsekvenser är ordentligt täckta innan de går med i det!

  • Graham Green är en partner i Arbets- och sysselsättningsavdelningen i Reed Smith LLP.