Jeremy Holt säger att många små och medelstora företag inte hanterar den juridiska sidan av deras IT-upphandling mycket bra. De skär ofta hörn och tar inte ordentlig råd, eller till och med får tillräckligt med detaljer i affären skriftligen - och kommer att ångra de misslyckande.

Den kommersiella advokaten - en partner till Clark Holt och författaren till en chefsguide till IT-lag - säger att det kan vara särskilt smärtsamt när de har betalat för utveckling av skräddarsydd programvara och att de inte har någon äganderätt över källkoden.

"Ofta får jag hjärtsamtal från människor där de har anställt ett mjukvaruhus för att få något klart, då är det en rad och de inser att mjukvaruhuset har dem över ett fat", säger han.

"De har inga korrekta rättigheter att använda programvaran som har skapats. Trots att de har betalat för något utvecklingsarbete, äger de inte det, allt finns på programvaruhusets maskin och de säger", om du inte betalar mina avgifter jag Jag gör inget mer arbete för att hålla saker på gång "."

Bok och tips

Det var dilemma som det som ledde till att han skrev boken, som publiceras av Chartered Institute for IT (BCS) och utarbetar sina 10 tips om de frågor som IT-cheferna borde veta om. Hans råd är att ta några enkla steg för att hålla sig borta från problemet.

"För det första borde de skriva ut vad de förväntar sig hända. Många av dessa saker händer utan någon skriftlig rekord av vad som händer.

"För det andra skulle det vara rimligt att komma överens om att utvecklaren antingen tillhandahåller källkoden så att de kan flytta den någon annanstans eller att komma överens om att de skulle tillåta kunden att få andra att utveckla programvaran om de inte vill använda dem mer. "

Holt säger att de flesta köpare skulle vara välplacerade för att göra detta innan någonting är undertecknat, men det är en gång som avtalet slöts eller pengar betalas "genionen är ute av flaskan" och mjukvaruleverantören kan namnge sitt pris.

Han rekommenderar också att man försöker undvika anpassad programvara och köper de kommoditerade paketen, även om det innebär att ändra vissa interna processer för att matcha programvaran. Det kan orsaka viss inre friktion men det är mycket mindre riskabelt.

Medling

Ett annat steg som kan tas upp är att inkludera en medlingsklausul i kontraktet, så att om det råder en tvist med en leverantör kan de tvingas gå till en oberoende medlare innan någon tar det till domstol.

Mäklare lyssnar privat på varje sidas synvinkel och berättar inte om det andra som sagt. De har ofta olika prioriteringar som inte ömsesidigt exkluderar, vilket innebär att båda kan få vad de verkligen vill ha.

"Jag har varit ganska imponerad av ett antal medlare som jag har träffat, och de är oberoende", säger Holt.

"Ofta när du har två tvistiga personer är det bäst att hitta en mittväg, för det kommer att bli mycket billigare än om du går ut i domstol."

Att köpa maskinvara är mycket enklare eftersom en leverantör vanligtvis reparerar eller ersätter allt som inte fungerar, men det finns också problem i det växande verksamheten med molntjänster.

"Med cloud computing sätter du ett enormt förtroende för leverantören", säger Holt. "Du lägger all din information med dem och de kunde om de ville titta mycket nära uppgifterna, och det kunde ses av dina konkurrenter.

"När folk går in i ett molnkontrakt, är det hur pålitligt företaget är, vem skulle se din information, huruvida den kommer att hållas på en separat server och om företaget har gått med på att hjälpa dig att flytta till ett annat cloud computingföretag om du vill. "

e-post rådgivning

Han har också råd om e-postmeddelanden: för att säkerställa att företaget och kontaktuppgifterna är korrekta, åtminstone för det första meddelandet i en konversation så det kommer alltid att finnas en registrering av det i tråden. Om någon skickar ett e-postmeddelande på företagets vägnar borde de klargöra det, och om de inte gör det kan det skapa förvirring över vem som träffar en överenskommelse.

Långa ansvarsfriskrivningar på e-post är inte nödvändiga. Holt säger "de räknar inte för en prick" och det är bättre att inte ha någon ansvarsfriskrivning alls.

Han rekommenderar att ett litet företag använder de 10 tips som utgångspunkt för att förstå de juridiska kraven i sin IT-verksamhet. Dessa tar upp några av de punkter som nämns ovan, tillsammans med frågor som behovet av policy för datoranvändning och data förstörelse och en varning om att det måste finnas ett avtal om licensvillkor för att använda öppen källkod.

Men om det finns en punkt, understryker Holt framför allt andra att det är viktigt att man får ett avtal skriftligt.

"Du behöver skriftliga kontrakt", säger han. "Du kan inte bara förlita dig på förståelser som inte skrivs ner."