Med tanke på allt jag har sagt i tidigare kolumner om att föra hemteknik till arbetsplatsen finns det en fara som jag håller på att motsäga mig själv. Fortfarande, skylla på min familj.

I Chadha-hushållet är det alltid saker som händer - sista minuten shopping, semester att ordna, föräldrar och morföräldrar att prata med. Det är lite som att driva ett företag och, liksom alla framgångsrika organisationer, är kommunikationen kritisk. För barnen är det viktigt att de har "egen tid" att prata med varandra, eller vänner, utan föräldrainterferens. Men det är lika viktigt att hela gänget samtalar så att vi alla vet vad som händer.

Som en familj är vi ganska tekniskt kunniga och apps är en stor sak för oss. Nackdelen är att varje födelsedag bombas med bästa önskningar via Facebook, Twitter, Google Hangouts, LinkedIn, SMS, email, telefonsamtal och till och med ett par kort via brevlådan (ja, folk skickar fortfarande dessa).

Whatsapp transformation

Men en app i synnerhet har förvandlat vårt familjeliv - Whatsapp. Vi använder den för allt från privata konversationer och familjediskussioner (när en eller flera är borta), till shoppinglistor och semesterplanering. Vi använder också appen Apple Find Friends, så vi vet var barnen är när som helst. Nej, det spionerar inte - de kan stänga av det om de vill, men de uppskattar säkerhetsaspekten utan "var är du?" telefonsamtal.

Så hur översätter detta till näringslivet, med tanke på mina tidigare grepp om vd som förväntar sig att inhemska appar ska vara lämpliga för sina organisationer? Tja, det är principen att kreativt tänka på arbetskraften och hur det kommunicerar.

Det finns fortfarande många företag som använder intranät och extranät men i en smartphone-värld begränsas deras roller, accelereras av molnet och behovet av samarbetsverktyg. Ofta är intranätinnehållet oförändrat eller helt enkelt tråkigt och sällan interaktivt. Jag föreslår inte Whatsapp som ett affärsverktyg, men principen handlar om att göra företagskommunikation engagerande, spännande och relevant för hur människor väljer att arbeta.

Rusa inte in i saker

Det finns en mängd verktyg tillgängliga, men innan du rusar ut för att ladda ner den senaste plug-and-play-appen och göra den obligatorisk i hela verksamheten, ta reda på vad som redan används. Det kan finnas ett par perfekt kandidater för företagsövergripande adoption om de är lämpliga, människor gillar dem och använder dem regelbundet.

Frågor att överväga är: Kan de hantera rika medier, projekt och arbetsflöde och är informationen som tagits in automatiskt - till exempel Google Docs-direktsändningsfacilitet. Medan vissa appar kommer att understryka chatt i realtid och andra arbetsflöden eller projekthantering, har de flesta av de stora verktygen - som Yammer, Huddle, Zoho, Podio och Google+ For Enterprise - lite av allt.

Det viktiga är att alla dessa system är realtid.

På samma sätt som att hitta mina barn använder organisationer också kartläggningsapplikationer för att övervaka deras vuxna fältbaserade arbetskraft, särskilt för säkerhet i konfliktszoner. Men som hos mina barn är det viktigt att personalen behåller rätten att stänga av appen och att förväntan om "alltid-på" hanteras noggrant.

App tangle

Jag har nyligen arbetat med en snabbt växande klient med verksamhet i Europa, Asien och Mellanöstern, som använde 21 olika system, inklusive Skype och Yahoo, för att inte tala om två separata e-postsystem. Många av dessa användes för samma uppgifter och ofta parallellt av samma avdelning.

Tricket är att utveckla en strategi som undersöker alla delar av funktionalitet och sätter dessa tillsammans med företagskommunikationsbehov. När en enda eller en liten grupp av appar har identifierats bör planeringen fokusera på att säkerställa central kontroll över grupper, meddelandekort och samarbetsverktyg, men bör också tillåta frihet för lokal kommunikation - företagets motsvarighet till "egen tid".

För många större organisationer blir denna modell faktiskt. Till exempel, i USA använder LA Fitness Microsoft Lync, köpcentrum jätte Westfield citerar Yammer, och O2 har köpt i Chatter plugin för CRM system Salesforce. För att konsolidera 21-systemen hos vår växande klient använde DrPete-teamet en kombination av Zoho-sviten och Sharepoint (för de mer statiska data).

Noggrann planering

Oavsett vilken appstrategi som beslutas måste den noggrant planeras och integreras, vilket kräver inköp över hela verksamheten. Genom att göra dem oumbärliga är det mindre sannolikt att individer kör skuggsystem eftersom de inte gillar den föreslagna appen.

Utan att gå in i denna modiga nya värld är kommersiellt och kommunikationsbrott definitivt ett alternativ och en dysfunktionell verksamhet "familj" är mycket sannolikt.

  • Dr Peter Chadha är verkställande direktör för DrPete Inc och Steegle.com