Sedan 1s och 0s i den första e-postutbytet tog sig över hela webben har människor förutsett en papperslös framtid där dokument lever på datorer och varje "In" -fack är en virtuell. Med dagens supertunna tabletter, molnlagringsnät och mobilappar går papperslösa mer livsdugligt än någonsin tidigare.

För att förvandla tanken på ett papperslöst kontor (eller hemkontor) till en verklighet, kommer du behöva få tag i några av de tillgängliga kit och appar. Du kommer också behöva spendera lite tid på att bearbeta processer för inkommande och befintligt pappersarbete som behöver hanteras.

Läs mer: Google Apps for Work (G Suite) 2018 granskning

Konvertera dokument

Om du ska gå allihopa med den papperslösa principen måste du göra något om de pappersbjälkar du redan har. Det finns dussintals plattscannrar att välja mellan, och du kan till och med ha en integrerad i din skrivare. Men Doxie Go (199 USD, 169 £, ca 218 USD) är värt en titt också. Den här laddningsbara, bärbara skannern kan fungera med eller utan en dator till hands och gör korta arbeten med att ploga igenom dina dokument.

Doxie Go kan skanna dokument utan dator.

Programvaran som ingår i Doxie Go är också praktisk, så att du kan klippa sidor tillsammans, exportera filer som PDF-filer och ladda upp dina skanningar till en cloud-lagringstjänst som Evernote eller Dropbox.
Modellerna i Fujitsus ScanSnap-sortiment uppfyller en liknande syfte och kan hantera större satser av dokument på en gång om du är beredd att betala mer pengar. Du kan hämta fjolårets iX500-modell för cirka 370 kronor (495 USD, 5200 USD) online.

IX500 från Fujitsu kan hantera flera ark samtidigt

Den allmänt erkända PDF-filen ska vara det format som du väljer för dina dokument, särskilt om du kan få tag i OCR-program (Optical Character Recognition) som kan katalogisera texten på sidorna. Genom att katalogisera och namnge dina dokument när de kommer in kan du undvika att en flaskhals sker längre ner i raden.

Hantera dokument

När du reser från dokumentöverbelastning till papperslös nirvana är det viktigt att du inte bara byter en fysisk röra för en digital. Att kunna organisera och söka igenom de dokument du skapar är avgörande, så ägna lite tid på att arbeta ut ett system som du är nöjd med.

Evernote kan hantera dokument och bilder med aplomb

Evernote är affischkillen för den papperslösa revolutionen, och låter dig samla alla slags bilder, dokument och länkar i ett övergripande bibliotek med digitala bärbara datorer.

Evernote skönhet ligger i sin öppna flexibilitet, vilket innebär att du kan använda den på alla olika sätt. Ett grundläggande konto är gratis, men om du väljer att uppgradera till premiumplanen för 3 kronor per månad (5 US $) får du ett offline-läge, samarbetsverktyg och möjligheten att söka i PDF-dokument och andra dokument.

Evernote innehåller en taggfunktion precis som Gmail, så du kan skapa en serie taggar för att hålla ditt digitala pappersarbete i ordning. Självklart behöver du inte överkomplicera saker om en enkel uppsättning av Windows-mappar gör jobbet, men som alltid måste du ha säkerhetskopior på plats om du strimlar originalen.

Den stationära versionen av OneNote hanterar bilagor och skanningar

Microsofts Evernote-rivaliserande OneNote (39,99 €, 49,99 US $) fungerar på liknande sätt, men stöd för att bifoga filer är endast tillgängligt i den stationära versionen av appen.

Vid den lilla affärsänden på marknaden erbjuder kompletta dokumenthanteringssystem som PaperPort Professional (99,99 USD, 199 USD, 199 USD 199) och FileCenter Pro (199 US $), cirka 121 £, 219 US $) mer avancerade databasfunktioner med automatisk textskanning och omvandling.

Visa dokument

Mobiltelefonens utveckling till en miniatyr dator betyder att du redan har en skärm som alltid är med dig. Men för att se större dokument på språng är den senaste iPad Air (från £ 399, US $ 499, AU $ 598) svår att slå. Apple har gjort ett imponerande jobb när det gäller att minska vikten och öka tunnheten på iPad, och vi har tidigare beskrivit det som "så nära perfektion som i tabletten som du kommer att få".

Oavsett vilken tablett eller mobiltelefon du har med dig finns det en massa appar som är redo och väntar på att göra dina dokument tillgängliga när som helst. Det finns Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive och ovannämnda Evernote för att nämna några.

Alla dessa appar är baserade på molnlagringssystem som betyder att dina dokument inte är låsta på en hårddisk. Dessa tjänster synkroniserar filer mellan enheter och datorer samtidigt som en säkerhetskopia sparas i molnet. De kan också användas för att dela dokument över webben också.

Alla de angivna lagringsalternativen har sina användningsområden, men Google Drive är den som står ut för tillfället. Du får 15 GB gratis utrymme, det fungerar över praktiskt taget vilken plattform som helst och redigeringsverktygen är inbyggda. Drive får också poängpoäng eftersom dess Android-app kan skanna dokument via kameran på din telefon eller surfplatta och konvertera dem till sökbara PDF-filer.

Google Drive-appen för Android kan skanna till PDF

Oavsett ditt hem eller kontorsinstallation är som, borde du nu ha en tydligare uppfattning om hur du kan gå om att minska mängden papper som flyger runt. Vi rekommenderar att du utarbetar ett lämpligt system innan du börjar köpa maskinvara och ladda ner appar. Ta reda på vad du behöver för att katalogisera, hur du behöver ha tillgång till det och hur man organiserar det när det är digitalt. Därefter kan du välja en hårdvaru- och programkombination som passar.

  • Microsoft Office kommer till iPad - men är det för lite, för sent?