Trots att det är något vi alla vet att vi borde göra, för många av oss, görs säkerhetskopieringar inte tillräckligt ofta. Kanske är en av de största orsakerna till detta en brist på lämpliga lagringsmedier - och det är vårt ämne här.

Det är inte bara hårdvaran som kommer i vägen, dock; Mängden ansträngning som krävs för att slutföra back-up-processen är också en hinderande faktor. Om ditt enda alternativ är att kopiera hårddisken till en stapel på 50 cd-skivor, är det inte en chore som kommer att bli gjort någon gång snart eller ofta.

Nyckeln till dataskydd gör backupprocessen så snabb och enkel som möjligt, så att det blir gjort ofta. Att ha lagringsmedia med tillräcklig kapacitet är avgörande, men lika viktigt är att hålla åtminstone den mängd data som måste säkerhetskopieras.

Bara dina dokument?

En viktig övervägning är om du vill säkerhetskopiera hela ditt system eller bara datafiler som e-post, dokument, fotografier, ljudspår och så vidare. Säkerhetskopiering av ett helt system innebär diskavbildning, vilket, som namnet antyder, gör en kopia av allt på hårddisken - data, program, inställningar och alla.

Det betyder att om du använder en nyligen skivad bild för att återställa datorn efter en krasch, kommer den att se ut och känna exakt som tidigare. På många sätt låter det som den perfekta lösningen, men oundvikligen finns det vissa nackdelar: eftersom du säkerhetskopierar så mycket data, är processen långsammare och du behöver en större lagringslösning.

När du kommer ihåg att återställa från en säkerhetskopia är det förhoppningsvis åtminstone gjort sällan, ställer det snarare ett frågetecken över visdomen att bara använda skivavbildning. För nu antar vi att vi tänker när det gäller att säkerhetskopiera endast data, inte inställningarna, på hårddisken.

Det kommer sannolikt att finnas två typer av data på din dator: data som ändras och data som förblir konstanta. Word-dokument eller PowerPoint-presentationer som du för närvarande arbetar med kommer att vara i ett flödesläge, men när du är klar med dem kommer de förmodligen att vara kvar på din hårddisk för referens utan ytterligare ändringar. På samma sätt kommer dina digitala fotografier att vara på din hårddisk för enkelhets skull, men i många fall kommer det inte att redigeras mer än en gång.

Vissa säkerhetskopieringsprogram kan bara skriva om de filer som har ändrats sedan den senaste säkerhetskopieringen, vilket kommer att påskynda hela processen. Den första backupen du gör kommer dock att vara full, så det här tillvägagångssättet minskar inte den nödvändiga kapaciteten hos säkerhetskopieringsmedia.

Erkänna aktiva data

Lösningen på detta dilemma är att identifiera vilka mappar som innehåller aktiv data och som innehåller statiska data och sedan behandla dem på olika sätt. Statiska data skrivs bara en gång till några externa lagringsmedia och hålls som ett arkiv.

Eftersom det här arkivet inte kommer att skrivas om är det kostnadseffektivt att använda billiga medier som DVD-R eller BD-R. Nu är det bara nödvändigt att kontinuerligt säkerhetskopiera de återstående mapparna, som innehåller aktiva data. Även om vårt huvudtema här är säkerhetskopiering, är det viktigt att tänka på programalternativen eftersom det kan ha betydelse för ditt val av lagringsmedia.

Det är helt möjligt att säkerhetskopiera dina data utan någon speciell programvara alls. Att bara använda Utforskaren för att kopiera filer och mappar från din interna hårddisk till vissa externa eller flyttbara lagringsmedia är en acceptabel lösning. Det är emellertid en tidskrävande och felaktig process.

  • Läs TechRadars Pluscom 3.5 "IDE till USB 2.0 recension

Som en stor orsak till att vi inte lyckats göra tillräckliga säkerhetskopior är det ofta att det är för mycket krångel, det kan vara värt att investera i någon dedikerad backupprogramvara för att göra det hårda arbetet för dig. Denna typ av programvara erbjuder flera fördelar jämfört med manuell kopiering. Först måste du bara ange vilka filer och mappar du vill säkerhetskopiera en gång. Från och med då görs allt automatiskt.

För det andra kan säkerhetskopieringsprogrammet identifiera vilka filer som har ändrats sedan förra gången och bara tillbaka dessa. Slutligen behöver du inte ens komma ihåg att utföra dina säkerhetskopior. Med de flesta paket kan du ange ett back-up schema där programvaran automatiskt säkerhetskopierar ditt system vid den angivna tiden, så länge du har säkerhetskopieringslagret redo att gå.

  • Läs TechRadars Carbonite recension

Medan åsikter skiljer sig från den ideala formen av lagring för säkerhetskopiering, är den viktiga aspekten för total datasäkerhet att den måste vara helt skild från din dator. Visserligen skulle en andra hårddisk monterad internt i din dator ge en viss säkerhet (från en skivkrasch till exempel) men det skulle inte vara någon hjälp alls om din dator stulits eller skadades i en brand.