Att göra en radikal förändring i e-post till ett stort företag är ett recept på katastrof. Användare tenderar att upproras om du trycker ut en annan produktivitetsapp, och supportmardrömmen börjar anlända i drovar. Men med Google Inkorgen finns det en hel del skäl att överväga att uppmuntra användare att göra en uppgradering.

Det är inte en grossistutbyte, som att byta från Outlook till Gmail. Och det är tekniskt ett rent konsumentspel (eftersom det inte ingår i Google for Work). Ändå kan företagsanvändare dra nytta av några viktiga funktioner för att pumpa upp sin arbetsproduktivitet. Så länge du vet finns det några avvägningar (enligt några experter) är det värt att undersöka.

Viktiga förändringar

Nyckelförändringen här är att Google har erbjudit Google Inbox som den första webbappen för att använda sin nya materialdesignmetafor. Det är verkligen en stor översyn som tar de virtuella koncepten med platta färglayouter, blankutrymme och en trimkonstruktionsstruktur och sätter dem i en webbläsare (eller en mobilapp).

Gränssnittet ser märkbart ringare ut, och den omedelbara effekten för kunskapsarbetare är att du kan tänka lite tydligare om vad du gör utan så många alternativ på skärmen. Det är förmodligen ett renare gränssnitt än vad du ser på en iPad.

En annan viktig förändring är att Inkorgen lånar många idéer från Google Nu, målsidan och sökplattformen du kan använda på många Android-telefoner och -tabletter (och i webbläsaren). Google Now "lyssnar" på ditt e-postmeddelande och vet när du är i närheten av en flygplats, står vid en bussterminal eller sen för ett möte. I Google Inkorgen visar liknande funktioner påminnelser om flygningar och även saker du har beställt på webben. Allt integreras direkt i gränssnittet.

En överraskande förbättring har gjorts med sökning. När du skriver något i sökrutan behöver du inte vänta på en rullgardinsmeny eller tryck på Enter. Resultaten visas "live" i din inkorg när du skriver. Detta ökar produktiviteten enormt över Gmail-sökningar. Det betyder också mindre beroende av Gmail-etiketter (som fortfarande visas till vänster i en rullgardinsmeny) eftersom du kan lita på att du kan hitta dina nålar i höstacken bara genom att skriva en sökning. Det förbättrar arbetsflödet eftersom du kan söka mer interaktivt, spontant och snabbt.

"Google verkar ta inkorgen mot vad som kallas dynamisk meddelandehantering, det vill säga att försöka reframe e-post och relaterade uppgifter som verkligt produktiva istället för de börda de ofta är, säger Charles King, en IT-analytiker. "Några av funktionerna visas på grundval av praktiska lektioner som Google har lärt sig att utveckla och hantera Gmail. Andra, som flygtrafikvarningar, kommer sannolikt att blanda funktionalitet från tjänster som Google Now."

Produktivitetsproblem

En viktig fråga att fråga innan du använder Google Inkorgen (och du måste begära en inbjudan till http://www.google.com/inbox först innan du hoppar från Gmail) är om dessa ändringar påverkar din produktivitet eller om de kan orsaka en sakta ner. Appen ger vissvis visuella och tekniska synpunkter, men ändringar i hur du jobbar kan ha en skadlig effekt om vinsterna inte kompenserar för skiftet.

Ett exempel på detta är att Google har flyttat flikarna för kampanjer, foruminlägg, sociala nätverk och icke-kritiska uppdateringar till den vänstra kolumnen ovanför flikarna. De kan inte inaktiveras eller flyttas från den platsen, så om du är beroende av etiketter rullar du ner under dessa hårddiskade skopor. Du kan bestämma att gruppera dem i grupper och bara se dem en gång i taget så att de inte stör din inkorg, men du kan inte helt ignorera dem.