Marknadsbranschen har snabbt svarat på sociala medier genom att använda specialiserade nätförvaltningsbyråer för att förhindra kritiska artiklar eller kundkommentarer på baksidorna i Googles sökresultat. Tekniska företag bör dock vidta proaktiva och förebyggande åtgärder för att uppnå två viktiga mål - skydda sitt rykte och minska riskernas exponering.

Att engagera sig med kunder via sociala medier betyder ofta att användargenererat innehåll ("UGC") kommer att visas på en företags webbplats eller sociala medier och kan ta ett visst antal formulär, inklusive text, stillbilder eller rörliga bilder eller ljudklipp.

Användarvillkor

Det största problemet för företag uppstår när detta innehåll kränker rättigheter eller när det skadar eller hotar att skada verksamheten eller en annan organisation. För att motverka detta bör företagen se till att deras användarvillkor:

• Uttryckligt förbjuda olagligt innehåll

• Ansvarsansvar för eventuella kränkande eller förolämpande UGC

• Hämta lämpliga licenser eller uppdrag för immateriella rättigheter (IP) rättigheter

• Få samtycke till att använda personlig personlig information

• Skaffa lämpliga garantier och ersättningar från användarna själva

Ärekränkning

Kanske ännu viktigare är hur ett företag reagerar när sådana överträdelser uppstår. Det är tydligt att "uppsägningsprocedurer" kan hjälpa till att se till att om tredje part meddelar verksamheten om anmärkningsvärt innehåll, kan det snabbt tas ner.

Även om företag som oavsiktligt befinner sig i värd för ärekränkande material har något lagstadgat skydd (till exempel enligt de nya förordningarna om förskador (operatörer av webbplatser) 2013) kan detta falla bort om de inte vidtar lämpliga åtgärder när de får ett klagomål.

Problemet är naturligtvis inverterat när ett företag i sig blir föremål för förolämpande material som är värd på tredje parts webbplatser. Utöver varje strävan efter den person som postat materialet (om möjligt), bör ett av de första stegen som vidtas vara att identifiera socialmedia eller webbplatsoperatör som värd innehållet och försöka använda webbplatsens eget meddelande och taketmekanism.

Om detta tillvägagångssätt misslyckas kan rättsliga förfaranden eftersträvas, trots att företagen kan trösta i det faktum att operatörerna i allt större utsträckning är angelägna att undvika implikationer genom egen handikapp.

Titta på dina anställda

Medarbetarinteraktion med sociala medier, både i personlighet och på uppdrag av verksamheten, är ett annat område där ledningen ska utöva vaksamhet. Medan den här plattformen kan bidra till att skapa en positiv bild för verksamheten och fungera som ett produktivt kunskapsdelningshub och nätverksverktyg är anställningsbeteende inte nödvändigtvis privat och individer är ofta mindre reserverade när de uttrycker sina åsikter online.

Problem som diskriminering, förlust av rykte, bristande förtroende, integritetsintrång och intrång i tredje parts rättigheter är verkliga problem och kan både direkt och indirekt skada företagets rykte. Som sådan är det lämpligt för arbetsgivare att påminna anställda om dessa faror och inrätta en pragmatisk och verkställbar online- och socialmediapolitik som:

• Ställer ut tydliga och realistiska riktlinjer för användningen av sociala medier, både inom och utanför kontortiden

• Anger lämpliga begränsningar för användningen av företagets IT-resurser, IP och konfidentiell information

• Kräver omedelbart svar från anställda på frågor som tagits upp

• Gör klart konsekvenserna av att bryta mot politiken

Dataskyddslagen

Företagen bör också vara medvetna om sina skyldigheter enligt lagen om dataskydd 1998 när de publicerar innehåll på deras hemsida och sociala medier. I synnerhet överensstämmer de med den sociala medieplattforms operatörens integritetspolicy och passar detta med företagets egen integritetspolicy?

Online ryktehantering är något som alla företag, särskilt inom teknikområdet, måste vara proaktiva om. Utbildning av anställda och införande av politiken för intern och externt vändning kommer att ge större juridisk och praktisk medvetenhet, minimera risker och minska exponering för klagomål och eventuella rättsliga förfaranden.

Politiken är bara effektiv när den implementeras korrekt, så ledningen ska kontinuerligt övervaka innehållet på sociala mediasidor och företagets webbplats för att säkerställa överensstämmelse.

  • Elaine O'Hare är associerad på Stevens & Bolton och ger råd till kunder om alla aspekter av immateriella rättigheter, inklusive upphovsrätt, varumärken och databasrättigheter. Hon rådgör också om förolämpning och internet och domännamnsproblem samt icke-omtvistade frågor, såsom IP-licensiering.
  • Henry Milas är advokat i praktik i Stevens & Bolton. Han har erfarenhet av olika omtvistade och icke-omtvistade frågor, liksom vissa förlamningsarbete.