Har ditt företag verkligen en kopia av Microsofts kontor? Google Docs kan leverera kontorspaketet ditt företag behöver och allt gratis

I årtionden regerade Microsoft Office Suite högsta. Varje företag använder ett ordbehandlingsprogram och kalkylblad, och med få alternativ har Office blivit standardvalet. Men som Internet - och de företagstjänster som den kunde leverera - utvidgades, började många fråga sig om en installerad applikation som Microsoft Word kunde leverera tjänsterna företag idag behöver.

Under de senaste två åren har applikationen flyttat från stationär installerad programvara och till programvara som är värd i molnet, där de kan användas på vilken enhet som helst som är ansluten till Internet. Och det är kraften för småföretag. Du behöver inte spendera hundratals på programvarulicenser, eftersom Google Docs innehåller ett heltäckande ordbehandlingsprogram, kalkylblad och presentationsprogram.

Skapa, visa och redigera på vilken enhet som helst från var som helst

Google Dokument är en del av Google Apps, som är en serie applikationer som kan hjälpa ditt företags arbete smartare. Småföretag kan börja använda Google Docs gratis eller lägga till ytterligare funktioner för $ 5 per användare i månaden. Du kan se en översikt över Google Apps via den här YouTube-videon och det finns en onlinekalkylator som hjälper dig att bestämma hur mycket du sparar med Google.

Lägger dina dokument på webben

En tjänst som Google Docs erbjuder en bra möjlighet till småföretag som vill minska sina start- och löpande kostnader. När du har skapat ett Google.com-konto - om du använder Gmail har du redan ett konto som du kan använda med Google Dokument - du kan börja skapa, lagra och viktigast dela de dokument du har skapat.

Kraften att flytta dina dokument, presentationer och kalkylblad till molnet är mångsidighet. Ditt företag behöver inte längre ägna sig åt datalagring eller säkerhetskopiering eftersom det hanteras av Google. Om du har en smart telefon, en Tablet PC eller arbetar på en mängd olika skrivbord på olika platser, behöver du bara öppna en webbläsare för att börja redigera eller skapa nya dokument.

Google Docs erbjuder alla samma funktioner som en skrivbordssuite

Och om du trodde att du bytte till Google Docs innebär att du flyttar bort från branschstandarderna som ditt företag, dess kommersiella partners och kunder använder, tänk på att Google Docs är helt kompatibel. Med Google Dokument kan du:

  • Konvertera de flesta filtyper till Google Docs-format
  • Bjud in andra personer att samarbeta på ett dokument med dig, ge dem redigera, kommentera eller visa åtkomst.
  • Samarbeta online i realtid och chatta med andra medarbetare.
  • Visa dina dokumenters revisionshistorik och rulla tillbaka till vilken version som helst.
  • Hämta Google Docs till skrivbordet som Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML eller zip-filer.
  • Översätt ett dokument till ett annat språk.
  • Skicka dina dokument till andra personer som bilagor.

Stora affärer har varit snabba att inse de fördelar de kan få genom att flytta till Google Docs och omfamna molnet, The Guardian och Telegraph-tidningarna, Trinity Mirror och ITN har alla omfamnat Google Docs under de senaste åren.

Crunching numren

För kalkylarkanvändare erbjuder Google Docs alla grundläggande redigeringsfunktioner som du kan förvänta dig från Excel, men erbjuder en helt ny nivå av samarbete med andra användare. Behöver du chatta i realtid om ett kalkylblad med en kollega? Du kan med Google Dokument.

Skapa kalkylblad och dela information via chatt

Kalkylbladsprogrammet erbjuder:

  • Importera och konvertera .xls, .csv, .txt och .ods formaterad data.
  • Exportera .xls, .csv, .txt och .ods formaterad data och PDF och HTML-filer.
  • Använd formatering och formelredigering så att du kan beräkna resultat och se till att dina data ser bra ut.
  • Chatt i realtid med andra som redigerar kalkylbladet.
  • Skapa diagram och gadgets.
  • Bädda in ett kalkylblad eller enskilda ark i kalkylbladet i din blogg eller hemsida.

Samarbeta och presentera

Den sista av kontorsapplikationen treenigheten är presentationen. Presentationer från Google Dokument är lika fullt utrustade med följande:

  • Dela presentationer med dina vänner och medarbetare.
  • Ladda upp och konvertera befintliga presentationer till Google Docs-format.
  • Ladda ner dina presentationer som en .pdf, .pptx eller en .txt-fil.
  • Sätt in bilder och videoklipp och formatera dina bilder.
  • Publicera och bädda in dina presentationer på en webbplats, så att du får tillgång till en bred publik.
  • Rita organisationsscheman, flödesschema, designdiagram och mycket mer direkt i en presentation.
  • Lägg till bildövergångar, animeringar och teman för att skapa presentationspresentationer.

För nya företag är Google Docs en gudstjänst. Med de allra flesta användare som rapporterar att de använder mindre än 10 procent av funktionerna som erbjuds i Microsoft Office-paketet, gör det möjligt för Google Dokument att ditt företag spenderar mindre tid att lära sig hur man använder programvara och mer tid med att använda dessa program för att köra ditt företag.