Obs! Vårt val av en företagsprinterfunktion har blivit fullt uppdaterad. Den här artikeln publicerades först i november 2012.

Det papperslösa kontoret har fortsatt att vara iögonfallande genom att det saknas. Att använda papper i en kontorsmiljö verkar faktiskt vara lika populär som någonsin. Även med möjligheten att digitalisera ett pappersdokument är det tryckta ordet en envis del av kontorslivet.

Så, ditt företag behöver ha en skrivare, men vilken typ väljer du? Naturligtvis, som med många affärsbeslut, kommer det val du gör att vara mycket subjektivt. Eftersom inga två företag är desamma, kommer deras skrivarbehov inte heller att vara samma. För att börja med har du tre olika kategorier av skrivare:

1. Bläckstråleskrivare

Som namnet antyder använder bläckstråleskrivare flytande bläck som sprutas på papperet för att skapa bilden. Bläckpatroner har fortsatt att utveckla sin kapacitet och är idag den mest mångsidiga skrivare som ditt företag kan köpa. Oavsett om du behöver skriva ut kontorsdokument eller högkvalitativa bilder finns det en bläckstråleskrivare som passar dina behov.

2. Laserskrivare

I många år var laserskrivare för dyra för småföretag eller hemanvändning, men idag är de kompakta och prisvärda. Den stora fördelen med laserutskrift är hastighet. Genom att använda torr toner är tonerkassettens kapacitet många gånger större än en vanlig bläckpatron. Företag som behöver skriva ut stora mängder dokument snabbt ska välja en laserskrivare.

3. Allt-i-ett-skrivare

Även kända som multifunktionella enheter (MFD), har dessa skrivare en inbyggd scanner och faxfunktion. För småföretag som behöver en kompakt skrivare, men vill även integrera skanning och fax, är MFD ett idealiskt val.

Vissa företag kan också ha specialutskriftskrav. Om ditt företag behöver skriva ut större dokument, finns A3-papper (297 x 420 mm eller 11,7 x 16,5 tum) skrivare tillgängliga. Och de flesta bläckstråleskrivare kan skriva ut via minneskort. Slutligen är ett stort antal skrivare nu trådlösa, vilket innebär att de kan skriva ut från stationära datorer, tabletter eller smartphones via ditt företags Wi-Fi-nätverk.

HP Officejet Pro X576dw MFP är en arbetshorstskrivare för småföretag

Skrivarval

Med så mycket val kan det vara svårt att fatta rätt beslut. Om ditt företag inte behöver någon specialutskrift, till exempel stora sidstorlekar, kokar valet i grunden ner till bläckstråle eller laser.

Fart

I ett upptagen kontor vill ingen vänta på jobbet för att skriva ut. Här har laserskrivaren en klar fördel. Om du skriver ut de flesta av dina dokument i svartvitt kan laserskrivare uppnå 60 sidor per minut (PPM) med några arbetshästar som överstiger det.

Kvalitet

Den typ av utskrift som ditt företag behöver göra kommer att styra den till kvaliteten på den produktion som behövs. Bläckpatroner har förbättrats massivt de senaste åren, men för många har lasrar fortfarande kanten på kvalitet. Om ditt företag behöver skriva ut kundpresentationer, kommer en laser att ge dig skarp text och grafer. Med det sagt kommer fotografering att ha en mer naturlig utseende om de skrivs ut på en bläckstråle.

arbetsbelastning

Hur många sidor din verksamhet kommer att churn ut varje månad är arbetsbelastningen eller arbetscykeln som den också kallas. Skrivare har mekaniska komponenter, som har en livslängd. Leta efter en arbetsbelastning för skrivaren som matchar det genomsnittliga antalet sidor som ditt företag behöver skriva ut varje månad för att undvika störningar och en minskning av utskriftskvaliteten.

Nätverk och säkerhet

Laser- och bläckstråleskrivare har konvergerat med många som nu erbjuder höghastighets Ethernet-anslutning eller Wi-Fi. Om ditt företag behöver skriva ut känsliga dokument, köper vissa skrivare dessa tills en PIN-kod har skrivits in av skrivaren av en auktoriserad användare.

Funktioner

Många småföretag vill göra mer med mindre för att minska sina kostnader. Här är en MFD den perfekta lösningen. För att säkerställa att din MFD uppfyller dina företags behov, följ denna checklista:

1. Kan maskinen din verksamhet överväger att hantera den kapacitet som behövs?

MFD: er kommer i alla former och storlekar. Många riktar sig till hemmamarknaden. Titta noggrant på den angivna kapaciteten och matcha detta med din företags arbetsbelastning.

2. Hur viktigt är kvaliteten på skanning och utskrift?

Många av de senaste MFD: erna använder utskriftsteknik som förr en kort tid sedan hittades endast i avancerade laserskrivare. Titta på prover av utskrift och skannad utgång innan du väljer ditt val.

3. Är faxfunktionen nödvändig?

Fax är långt ifrån ett dött kommunikationsmedium, med många stora företag som fortfarande behöver det. Titta på MFD: s faxfunktion, som idag kan använda molnet såväl som direktuppringning till en annan faxmaskin.

4. Kommer ditt företag att hantera känslig information?

Tillgång till funktionerna i en MFD bör kontrolleras med PIN-nummer eller lösenord. Se till att MFD bara skriver ut de nödvändiga kopiorna för att garantera datasäkerhet. Och tänk på om USB-porten ska vara inaktiverad.

5. Behöver din verksamhet fjärrutskrift?

Med uppkomsten av BYOD (Ta med din egen enhet) är utskrift från mobila enheter snabbt och effektivt. Titta noggrant på de appar som använder MFD för att säkerställa att de ansluts säkert.

Den noggranna bedömningen av organisationens utskriftsbehov leder dig till rätt skrivare med de funktioner du behöver. Med ett antal faktorer att överväga, balansera dessa för att skapa en lista över behov, som du då kan använda för att matcha din perfekta skrivare.