Att upprätthålla ett sunt kassaflöde genom ditt företag är viktigt. Det är ett svimlande faktum, men det genomsnittliga lilla företaget är skyldigt 36 000 kronor av obetalda fakturor. Sen betalning är fortfarande hög i småföretag, men du är inte maktlös att agera.

Ett av de bästa sätten att minimera ditt företags exponering för sen betalning är att se till att du fakturerar omedelbart. Många företag faller ner på denna väsentliga del av deras penninghantering.

Den genomsnittliga affärsverksamheten som upplever sen betalning måste nu vänta 43,4 dagar utöver betalningsvillkor för fakturor som ska betalas. Norra företag väntar ännu längre, med en genomsnittlig fördröjning på 46,8 dagar innan räkningar avvecklas enligt Bacs.

Mike Hutchinson från Bacs sa: "Vår senaste forskning visar att ännu fler småföretag står inför svårigheter med sena betalningar, med potentiellt allvarliga konsekvenser för sina företag. Kassaflödet är fortfarande viktigt för att företagen ska hålla sig flytande under utmanande ekonomiska tider, men det verkar som om vara en växande kultur för att försena fakturaförlikningen fram till förfallodagen. "

Många av de affärsfunktioner du tar för givet har migrerat online. Idag finns det flera online bokförings- och faktureringstjänster som använder SaaS eller Software som Service Principer, som i själva verket flyttar din redovisning och fakturahantering från datorns skrivbord till molnet. Detta frigör dig för att hantera dina företags fakturor oavsett vilken plats du har, eftersom allt du behöver är en Internetanslutning och en webbläsare. Och du kan naturligtvis få tillgång till dessa tjänster från din smarta telefon eller surfplatta.

De flesta av de nuvarande online-bokföringsverken erbjuder ett gratis konto för att få ditt företag påbörjat. Rita upp en kortlista och öppna sedan ett gratis konto på vardera. Då kan du se hur varje system fungerar. Du kan skapa fiktiva kunder och skapa några fakturor för att se hur det görs och testa om plattformen passar hur du vill organisera fakturering för din verksamhet.

Välja en cloud-faktureringstjänst

De flesta av de aktuella onlinetjänsterna erbjuder i princip samma uppsättning funktioner som hjälper dig att generera och hantera dina företags fakturor. Det är viktigt att titta noga på funktionen som erbjuds från de tjänster du vill testa. Innan du köper en tjänst fråga dig själv dessa frågor:

  1. Hur mycket störning skulle kunna gå till en online-tjänst orsak?
  2. Har du några gamla redovisningssystem du behöver använda? Om så är fallet, vilka av de elektroniska tjänsterna är kompatibla?
  3. Tala med dina leverantörer och kunder innan du flyttar till online fakturering så att de kan acceptera dessa fakturor i sina system.
  4. Ger systemet en tydlig eskaleringsväg när fakturorna blir sena? Kan du skapa påminnelsebrev?
  5. Se till att du pratar med din revisor innan du gör övergången till online-bokföring. De behöver fortfarande tillgång till denna information när dina konton är förfallen.
  6. Ta dig tid att titta på varje system du tycker kan passa din verksamhet. Titta på flexibiliteten som erbjuds och säkerheten som är inbyggd i plattformen.
  7. Tjänsten erbjuder ett revisionsspår? Detta inkluderar alla tidigare fakturor från en kund eller kund. Denna information är viktig att spåra, eftersom det oftast används för att bestämma om ytterligare kredit ges.
  8. Kan systemgränssnittet med etablerade bokföringspaket som Sage?
  9. Är det möjligt att generera uttalanden som listar alla utestående fakturor och förfallodagar?
  10. Tillåt tjänsten att fakturadetaljer exporteras till Microsoft Excel? Detta kan vara användbart när du analyserar din företags faktura status.

Antalet tillgängliga tjänster kan vara förvirrande. Ta dig tid att lista vad ditt företag behöver från en faktureringstjänst. När du har fått den här informationen, bör en kort lista med tjänster inte vara ett problem. Genom att använda sina fria försök får du då prova var och en innan du bestämmer vilken du vill köpa.

Faktura layout och innehåll

Det är också viktigt att de fakturor som din onlinetjänst genererar är fullständiga. I många fall försenas fakturorna helt enkelt på grund av att fakturan saknat någon viktig information. Alla dina företags fakturor måste innehålla denna information:

  • Ditt företags namn och adress.
  • Namnet och adressen på det företag du fakturerar.
  • Varje faktura måste ha ett unikt fakturanummer. Använd aldrig fakturanummer, eftersom det leder till förvirring.
  • Fakturadatum. Detta kallas det datum fakturaen höjdes och börjar vanligtvis sin verksamhet angivna betalningsperiod.
  • Lista över produkter eller tjänster som fakturan avser.
  • Det totala beloppet ska betalas.
  • Betalningsvillkoren för fakturan.
  • Begränsade företag måste också inkludera deras företagsnummer.
  • Om ditt företag är registrerat för moms måste ditt företags momsnummer visas. Momsbeloppet på fakturan måste också visas som en separat linje på fakturan.

Om ditt företag redan har flyttat några av sina kontorapplikationer på nätet för att skörda de fördelar som molnet kan ge, kan också din företags fakturering på nätet förbättra din totala faktureringseffektivitet och minska nivån på sen betalning i ditt företag.

Några av de ledande ansökningarna om online fakturering är:

  • Freeagent
  • Bara Fakturor
  • Invoices2go
  • SimplyBill
  • Freshbooks
  • Invoiceplace
  • Fakturautomat
  • Invotrak