Alastair Mitchell, VD och medgrundare av cloud-based samarbetsplattform Huddle, har upplevt de första svårigheterna för småföretag när de börjar växa upp i sin omgivning.

Huddle började som en handfull människor tillbaka 2006 baserat på företagets huvudkontor i East Londons "Tech City". Det har sedan dess öppnat kontor i New York och San Francisco i strävan att störa en marknad som i många år dominerats av Microsofts SharePoint.

  • Vilka är de 10 bästa cloud-samarbetestjänsterna?

"SharePoint är ett klassiskt exempel på någonting som designades tillbaka i en tid när vi hade brandväggar och ville hålla allt för oss själva, säger Huddle VD Alastair Mitchell till TRPro. "Idag, när verksamheten börjar växa börjar du tänka på att behöva göra allvarliga IT-investeringar, men det sista du vill göra är att gå och sätta i servrar, springa lite gammal gammal teknik och hyra mer IT-personal. "

Delad enhet

Samarbete i molnet ger mindre företag ett alternativ till delade enheter (vilket kan vara komplicerat att sätta upp och erbjuda varierande grader av prestanda) samtidigt som nya sätt att arbeta med mobila enheter tillåts.

VD Alastair Mitchell utmanar Huddles rivaler direkt

Med hjälp av en webbläsare kan Huddle dela och hantera filer, utbyta meddelanden och skapa offentliga eller privata arbetsgrupper för teambaserat samarbete. Den har också fullständigt offline-support för iOS-enheter och, som många molntjänster, tillåter företag att lägga till fler användare eftersom det växer medan de betalar för dem per månad per användare.

Företagen ges chansen att doppa tårna i vattnet innan de begår sig till plattformen. Enligt Mitchell introducerar många av företagets mindre kunder serviceavdelningen i taget innan de rullar ut hela organisationen.

Endast inbjudan

Genom att använda ett inbjudan-bara system för delning av filer, säger Mitchell att tjänsten syftar till att ta itu med IT-avdelningar bekymmer kring ökningen av konsumentmolntjänster, till exempel Dropbox, som är fria från IT-kontroll.

"Dessa verktyg har välkända säkerhetsproblem, och även om du är ett litet företag kan dina kontrakt, IP och konfidentiell information gå vilse om de hackas", säger han. "Företag brukade förlora USB-enheter med filer som lagrats på dem, vilket inte bara var ett säkerhetsproblem, men också att människor skulle gå ut ur byggnaden med den informationen. Företag av alla storlekar är rätt att vara paranoida över det."

Huddle spår och loggar filåtkomst, vilket gör det enklare att granska arbetet

Huddle syftar till att ta itu med detta genom att spåra och logga in någon interaktion med filer för administratörer att visa. Detta kan vara särskilt användbart för marknadsföringsavdelningar eller någon annan som behöver kontrollera om anställda har de mest aktuella versionerna av dokument innan de släpps ut till allmänheten.

"Många företag känner sig bättre om att lägga in en bit innehåll eller ett dokument i en säker miljö", säger Mitchell. "På så sätt har människor tillgång till det och du kan se versionerna, granska varje enskild person som tittat på den och se den sociala kommentaren runt den."

Snyggt samarbete

Många företag förväntar sig nu att cloud-samarbetsplattformar har flyttat från den långsamma stimuleringen av äldre programvaror genom att regelbundet införa nya funktioner. Huddle lägger till nya funktioner var 20: e dag, med några utvecklade av färdplanen i vad företaget dubbar "tisdagstid".

"Kärnskillnaden mellan mjukvara-som-en-service och traditionell företagsprogramvara är att du får de kärnfunktioner som du bara skulle få om du köpte den mycket avancerade paketet, säger Mitchell. "Det gör molnet ett mycket jämnt spelfält."

En av Huddles senaste tillägg är dess "Intelligent Recommendation Engine", som bygger på företagets egenutvecklade teknik och använder en algoritm för att bestämma vilka filer en användare kan behöva baserat på deras aktivitet innan de trycks ut till användarnas enheter.

Men nya funktioner är ensamma räcker inte för att fresta kunderna att använda tjänsten, förklarar Huddles Chief Marketing Officer, Chris Boorman, som tror att företag nuförtiden förväntar sig fortsatt stöd efter att de initialt har skrivit på den prickade linjen.

"Leverantörer måste vara mycket mer kundcentrerade, för om en kund inte gillar vad de gör, kommer de inte att förnya sin prenumeration och kommer att gå någonstans annars", säger han. "Vi ser detta som en månatlig, kvartalsvis eller årlig process."

Expandande verksamhet

Det tog Huddle flera försök att flytta för att expandera till USA, påminner Mitchell, som förklarar att småföretag som vill göra detsamma, oavsett destinationen, bör fokusera på ledningen genom att överföra företagets grundare till de nya kontoren först.

"Du måste ta med dig kulturen, vilket är anledningen till att vi tog de bästa killarna vi hade från Storbritannien för att hjälpa oss att landa och expandera på den amerikanska marknaden", säger han. "Du behöver ett tillvägagångssätt som du bara kan rulla ut. Du kan inte behöva hitta saker på den nya marknaden samtidigt som du bestämmer saker på din hemmamarknad."

Självklart kan ha en kunnig marknadsavdelning också hjälpa till att få namnet på alla småföretag ut i det öppna, men Huddles tillvägagångssätt är sannolikt inte en kopia av många andra.

"Vi hyrde ett bråkigt 80-personers marchband dekorerat i Huddle outfits för att marschera över rummet på en SharePoint-konferens", säger Boorman. "Många av USA: s regering är SharePoint-användare, och det är alltid viktigt att hålla i förgrunden för att vara medvetenhet såväl som att driva affärer. Det är en balansering som någon verksamhet ska sträva efter att få rätt."