Vi vet alla hur vi hanterar oss själva i ett möte eller på telefon, men att ordna en videokonferens kräver en helt annan uppsättning färdigheter.

Förberedelsen

För det första är förberedelserna viktiga och kan göra skillnaden mellan en framgångsrik videokonferenssession eller presentation och en besvärlig. Det är viktigt att klä på sig lämpligt för videokonferensen, precis som du skulle för ett fysiskt möte. Huvudskillnaden är att du kommer att ses på skärmen, så att klä sig i mörka, soliga färger eller neutrala nyanser kommer sannolikt att komma bättre ut på skärmen när det gäller videokonferenspresentationen.

Du bör försöka undvika att bära vågräta ränder och mönster, reflekterande kläder och mycket ljusa färger och smink, vilket kanske inte går bra på en bärbar dator eller på skrivbordet.

Det är också viktigt att förbereda vad du vill säga, och om du behöver, skript allt. Det här hjälper dig att hålla dig kvar på meddelandet, och kom ihåg de viktigaste punkterna du vill göra. Om du levererar en presentation, är det också värt att öva på det på förhand, och om möjligt gör det även videon själv gör det så att du vet vilka andra människor kommer att se och höra.

En annan del av förberedelsen är att se till att du vet hur man använder videokonferensstekniken och eventuella kontroller som du behöver som presentatör. Detta är särskilt viktigt om du använder ett sofistikerat system, i så fall kan det vara värt att göra en testkörning innan mötet påbörjas, för att säkerställa att belysningen är rätt och stolen och mikrofonplaceringarna är optimerade för dig.

Konferensen själv

Precis som en ljudkonferens är det värt att logga in i sessionen innan mötet börjar, så du kan börja det i tid och välkomna deltagarna när de går med. Om du är ordförande för mötet kan du påminna människor att göra på samma sätt för att minimera risken för att människor kommer under evenemanget, vilket kan vara störande.

Precis som du skulle i ett fysiskt möte, se till att du talar tydligt och långsamt under videokonferensen själv och upprepa frågor vid behov. Du kanske gillar att använda humor för att engagera människor, om du är bekväm med det och om det är lämpligt. Också, försök att slappna av och andas normalt, eftersom det blir det bästa av både dig själv och deltagarna.

Även om du tittar på en kamera, försök att behålla ögonkontakt med det, eftersom det betyder att andra människor kommer att kunna känna att de har ögonkontakt med dig. Detta är viktigt vid videokonferenser, vilket emulerar ett fysiskt möte. Men i motsats till en fysisk konferens kan små rörelser plockas upp och överdrivas, så försök att stanna stilla och gest som vanligt. För att vara artig, försök att undvika att göra andra saker, som att kolla din smarta telefon, skriva in i datorn, vända bort eller gå runt.

Folk kommer att koncentrera sig på ditt ansikte, särskilt om du är presentatören, så se till att dina ansiktsuttryck är lämpliga och att du är förlovad och intresserad av presentationen och vad andra säger. Också, kom ihåg att le och slappna av.

För att underlätta konversationen och måttlig debatt och interaktioner, försök att låta människor slutföra det de säger utan att störa dem eller låta andra människor avbryta dem för tidigt. Du kan också behöva moderera flera samtal genom att förklara grundreglerna och uppmuntra människor att delta.

Återigen är det värt att tala tydligt och noggrant, uttala dina ord och använda böjning för att variera din ton. Kom också ihåg korta ord och enkla meningar är bättre, eftersom det kan finnas en kort tidsfördröjning i ljudöverföringen.

Tips och tricks

Det finns flera saker du kan göra för att försäkra dig om att du presenterar bra, och det här inkluderar att öva med utrustningen på förhand så att du är bekväm när det gäller mötet. Att veta ditt material är också viktigt, som att ha ett glas vatten till hands om du torkar upp och ställer tid åt sidan för avkoppling före presentationen.

Om du gör en presentation eller en ledande diskussion med hjälp av en interaktiv whiteboard eller en online-undersökning, är klarhet, korthet och självförtroende alla viktiga egenskaper att demonstrera, eftersom de hjälper dig att leva bra och vara avgörande.

Dessutom kan de interaktiva verktyg som finns tillgängliga, som snabbmeddelanden, delade whiteboards och online-omröstningar, bidra till att hålla människor engagerade i presentationen, uppmuntra deltagande och de kan göra presentationen mer intressant.

Slutligen kan det hända att tiden varierar beroende på om du införlivar flera länder och tidszoner, men om du vill ha folk mest uppmärksamma är morgonkonferenser det bästa alternativet, och det kan vara bättre att undvika efter lunchen spår.