Microsofts affärssystem har genomträngt organisationer över hela världen under de senaste decennierna, med många anställda som är helt beroende av plattformar som produceras av Redmonds kända gamla företag.

Det är mer än troligt att ditt eget företag använder ett Microsoft-paket i något avseende, men är ditt lag utöver sina licenser med varje programvara förklarat?

Om inte, kan Microsofts revisionsgrupp vara på dig, så det är värt att beakta de råd som vi erbjöds av Express Matrixs landschef Martin Callinan i vår senaste Q & A-session.

TechRadar Pro: Har Microsoft ett rykte för att regelbundet granska, och vad är riskerna för sina kunder?

Martin Callinan: En ny forskningsrapport fann att Microsoft är den mest rigorösa av programvaruleverantörerna när det gäller licensrevisioner. 67% av de företag som granskats under de senaste två åren rapporterades granskas av Microsoft jämfört med 42% av de företag som granskades av Adobe, den näst vanligaste revisorn.

Vidare avslöjade rapporten att de organisationer som hade en licensbrist vid avslutningen av revisionen betalade ut i genomsnitt 300 000 kronor för att rätta till situationen, vilket visar att det finns en tydlig finansiell risk för dem som inte klarar sig.

TRP: Vad kan företagen göra för att minska sin ekonomiska risk och förbereda sig mer effektivt för en programvarulicensrevision från Microsoft?

MC: Det är absolut nödvändigt att organisationer med betydande investeringar i Microsoft-programvara är fullt förberedda för möjligheten till en överhängande revision och överensstämmer med villkoren i deras licensavtal.

Som sådan bör de anta ett mer strukturerat tillvägagångssätt för IT-kapitalförvaltning och kan ta tre grundläggande åtgärder för att minska deras exponering mot finansiell risk.

Först och främst är det viktigt att veta exakt vilken programvara som har använts i hela organisationen. Men en engångsinventering är inte tillräcklig; Varulagret måste uppdateras kontinuerligt och förenas med inköpsdata för att upptäcka och korrigera licensbrister.

Det finns gratis licensöverensstämmelsesverktyg tillgängliga för att hjälpa IT-team att generera tillförlitliga rapporter som visar deras nuvarande inventering.

För det andra; När det gäller en granskning är det enkelt att sluta köpa paniklicenser för att garantera överensstämmelse och undvika böter.

Genom att förstå hur programvara används, av vem, på vilka enheter och från vilka platser, kan företagen undvika att pressas för att slösa pengar på programvara som helt enkelt inte behövs.

Programvaruanvändningsdata kan också hjälpa till att avgöra vilken programvara som kan avvecklas eller omfördelas mer effektivt inom andra områden av verksamheten.

Slutligen är det mest effektiva sättet att förbereda sig för en leverantörsrevision för IT-team att se till att de har en solid förståelse för sina licensavtal och produktanvändningsrättigheter. Genom att säkerställa att programvaran distribueras i enlighet med licensvillkoren, kan organisationerna minimera risken avsevärt vid en leverantörsrevision.

TRP: Hur kan företag vara bättre ställda att utnyttja Microsoft-licensavtal?

MC: Organisationer bör se för att identifiera eventuella uppgraderingar eller investeringar de planerar att göra under det närmaste året, eftersom de kanske bättre är att köpa dessa licenser nu, i stället för att vänta.

När man överväger vilken ny teknik som ska introduceras är det viktigt att företagen har en viss förståelse för hur tekniken används i hela organisationen. Att ha exakta uppgifter om programvaran som de har installerat kommer att göra det möjligt för kunder att förhandla från en kunskapsposition och driva en bättre affär.

Genom att titta på användartrender är det möjligt att identifiera områden som kan dra nytta av ny teknik, till exempel moln. Utan denna användardata bygger framåtriktad planering på lite mer än antaganden och känslor.

TRP: Vad är nyckeln till att inte glida upp på dina programvarulicenser?

MC: I slutet av dagen har företagen ett ansvar att licensiera programvaran som distribueras i sin organisation, oavsett hur sannolikt det är att de kommer att granskas.

Det enklaste sättet att undvika obudgeterade utgifter som orsakats av felaktig programvarulicens är att säkerställa att organisationen har möjlighet att spåra sina programvaru tillgångar, förstå hur de används och vilka programvarulicenser avser dessa tillgångar.

Detta kommer i sin tur att göra det möjligt för dem att se till att organisationen är kompatibel. I slutändan bör företagen betala för vad de använder, men än viktigare använda vad de betalar för.

De som är bättre förberedda kan spendera mindre tid att oroa sig för revisioner och mer tid att tänka strategiskt om sina framtida teknikinvesteringar, så att de kan förhandla fram förmånligare erbjudanden.