Med hjälp av kritiska, ofta känsliga filer som delas och sparas av företag på olika plattformar, hur ser du till att dina data inte hamnar i fela händer, samtidigt som du får dina anställda att använda den senaste tekniken för att öka produktiviteten?

Ja, ta med dig ditt eget (BYOX) kan få mer makt till dina anställda, men till vilken kostnad för din IT?

BYOX är bevis på utvecklingen av konsumentisering av IT och snabbt blir en etablerad term i vårt IT-ordförråd. Det började med din egen enhet (BYOD), som snart ledde till att få din egen programvara (BYOS) och ta med ditt eget moln (BYOC).

BYOC och BYOA är mycket likartade eftersom de innebär att anställda använder sin egen mjukvara för att göra jobbet enklare.

Vare sig att kommunicera via en IM-applikation eller lagra dokument i molnet, gör anställda sina egna teknikval baserat på vad som är mest lämpligt för dem, istället för att nödvändigtvis använda programvaran som dikteras av dem av en IT-avdelning.

BYOX och säkerhet

Men vad måste anställda och IT-avdelningar överväga när BYOX är i drift? Det kan tyckas enkelt, men med den nya trenden att expandera utöver enheter finns det så många fler valmöjligheter som i sin tur öppnar fler möjligheter för infiltration och säkerhetsfel.

Ägarskap av data och appar kan ofta vara ett grått område bland företag som tillåter BYOX, men det behöver inte vara. Ja, appen kan hållas på en enhet som också lagrar personlig information, men själva appen och den information som den lagrar hör till verksamheten.

Förutom detta är det en bra idé att reglera vilken typ av enheter, appar och molntjänster anställda använder för att säkerställa att alla har bästa tillgången till alla system du använder.

Exempelvis är det ett bra sätt att hålla kontakten och uppdatera över flera platser med hjälp av cloud-samverkansplattformar, men det kan bara vara användbart när alla har full, obehörig åtkomst till din webbplats.

Att tillhandahålla en godkänd lista över leverantörer och tjänster för BYOX hjälper din IT-avdelning att hålla kontroll över processen och samtidigt ge dina anställda de verktyg de behöver för att få jobbet gjort.

BYOX och samarbete

Utökningen på nätverkssamarbete och BYOX verkar också vara ett generationsgap när det gäller adoption. Yngre generationer har börjat förvänta sig BYOX på sina arbetsplatser och kräver enkla, användarvänliga och sociala klara plattformar.

Använda verktyg för cloud-samarbete som enkelt kan översättas från skrivbord till telefon kan hjälpa till att överbrygga klyftan mellan generationer, så att de äldre medlemmarna av din arbetsstyrka inte blir kvar och yngre medlemmar kan fortsätta att använda teknik de är vana vid.

Skulle ditt kontor vara redo för att anställda ska förvänta sig så mycket av din IT, och vad är fallgroparna om något går fel men din IT-avdelning var inte medveten om? Ännu ett grått område skulle det tyckas.

Att hålla enheterna säkra och uppdaterade, samt att nämna IT-avdelningarna vad som används kan säkerställa kontinuerlig oavbruten tillgänglighet av affärskritisk information.

Inte bara kan detta tillåta användare att dra nytta av verktyg som möjliggör kontorsamarbete som inte tidigare varit tillgängligt, men det kan också hjälpa företagen att gräva sig ut i ny molnteknik utan att behöva köpa flera nya telefoner eller program.

Verktyg i molnet

Till exempel finns verktyg för cloud-samarbete tillgängliga för att säkerställa produktivitet för fältingenjörer som kanske inte besöker kontoret, ofta när de kan installera BYOX utan att först konsultera företagets IT-avdelning - vilket kan göra dem mer mottagliga för IT-problem.

I stället kan de nu dra nytta av den fullständiga, godkända listan över leverantörer och tjänster, vilket håller både deras personuppgifter och företagsinformation säkra från attacker.

BYOX behöver inte stava katastrof om anställda är öppna och transparenta med sina IT-avdelningar. Det kan vara en anställds personliga enhet, men när de börjar lagra känslig, affärskritisk information blir det en affärsrörelse.

Det handlar om att hålla alla i loop om BYOX-val, vilket i sin tur kan stödja dina företagsamarbeten på alla dessa nya plattformar.

  • Erkan är en informationssäkerhetsspecialist med över 10 års erfarenhet. Han har för närvarande positionen som Chief Trust Officer på Projectplace, efter tidigare erfarenhet som Chief Information Security Officer och ansvarar för företagets informationssäkerhetsprogram.