Introduktion

E-post är en välsignelse och en förbannelse: Medan det är en välsignelse för kommunikation och samarbete, har vi alla känt den svag känslan som vi har öppnat en överdriven inkorg. Men det behöver inte vara så

Med några enkla knep och ett par topptips kan du vara mästaren eller älskarinna i posten, eliminera irritationer och nå den berömda statusen för Inbox Zero. I den här artikeln ska vi titta på hur du uppnår detta i de två mest populära e-posttjänsterna, Gmail och Outlook.

  • Du kanske också vill läsa: 10 tips, knep och hemligheter för Gmail
Föregående Sida 1 av 11 Nästa Föregående Sida 1 av 11 Nästa

Använd konversationer

Den här är särskilt viktig i företagsvärlden, där det som borde vara ganska enkla diskussioner kan komma ihop i oändliga e-postmeddelanden om ingenting i synnerhet. Både Outlook och Gmail gör det möjligt för dig att visa dina e-postmeddelanden i konversationsläge, vilket innebär att varje meddelande i en viss tråd kollapsas under en enda e-posttitel.

Om du vill aktivera konversationsvy i Gmail klickar du på kugghjulsikonen, väljer Inställningar och bläddrar ner till Konversationsvy. Växla omkopplaren och spara dina ändringar.

I Outlook är samtal avstängt som standard. För att aktivera dem klickar du på Visa> Konversationer> Visa som konversationer. Du kan också ändra inställningarna här för att ange hur konversationer ska visas. I Outlook.com finns konversationsalternativet i Alternativ> Gruppera genom konversation och Prenumerera meddelanden.

Föregående Sida 2 av 11 Nästa Föregående Sida 2 av 11 Nästa

Filtrera faff och filth

Oavsett hur bra din organisations e-postfilter är, kommer en del spam att komma igenom. Tack och lov har både Outlook och Gmail några verktyg som kan hjälpa dig att bekämpa spam-hotet (och på skrivbordet kan du lägga till fler via plugins).

I Gmail är det enklaste sättet att filtrera oönskade meddelanden att använda rullgardinsmenyn i meddelandekroppen och välja Filtermeddelanden som den här. Du kan sedan ange vad Gmail ska göra med meddelanden som matchar samma kriterier, som e-postadress eller ämnesrad.

I Outlook vill du ha Mail> Hem> Ta bort> Skräp> Skräpposts e-postalternativ, där du kan justera filtreringsnivån. Om du vill kan du begränsa inkommande e-post till kända avsändare, även om det inte är praktiskt i de flesta kontor.

I Outlook.com kan du klicka på Åtgärder> Skapa regel för att automatiskt ta bort oönskade meddelanden.

Föregående Sida 3 av 11 Nästa Föregående Sida 3 av 11 Nästa

Ta tag i de bra grejerna

Filter och regler är inte bara för meddelanden du inte vill ha. De kan vara användbara verktyg för att organisera det mail du vill ha också. Du kan till exempel skapa Outlook-regler som färgkodsmeddelanden så att du kan mäta deras betydelse omedelbart, eller du kan skapa en regel eller ett filter som ger vissa meddelanden en kategori och skickar dem så att du kan oroa dem senare.

Sådana regler och filter är också ett bra sätt att hålla legitima meddelanden ur ditt spamfilter eller att vidarebefordra meddelanden som inte är din avdelning, och det är lätt att skapa väldigt komplexa regler - så kan du till exempel ha olika resultat baserat på om inkommande meddelanden har bifogade filer eller innehåller vissa ord.

Föregående Sida 4 av 11 Nästa Föregående Sida 4 av 11 Nästa

Avregistrera allt

Med tiden är det en bra chans att du äntligen ska prenumerera på alla sorters saker - ofta utan att fråga. Det är här den fantastiska Unroll.me-webbplatsen kommer in. Det fungerar med Gmail och Outlook.com (samt Hotmail, AOL Mail och iCloud), och det kan göra två praktiska saker: det kan rulla alla dina prenumerationsemails till en vanlig smältning , hålla din inkorg ryddig, eller det kan automatiskt avregistrera dig från e-postlistor som du inte vill ha. Vi använde det senare alternativet och upptäckte att vi hade prenumererat på mer än 200 adresslistor som vi inte ville vara på. Det är ett fantastiskt verktyg.

Föregående Sida 5 av 11 Nästa Föregående Sida 5 av 11 Nästa

Använd alias

Aliaser - med flera e-postadresser för samma konto - är ett utmärkt sätt att kategorisera inkommande e-post, och de är praktiska vapen i kriget mot spam också. I Outlook.com kan du lägga till ytterligare Outlook.com-e-postadresser till ditt befintliga konto, medan i Gmail kan du lägga till något efter den första delen av ditt e-postmeddelande, förutsatt att du gör det med ett plustecken - så till exempel karen.smith + notes @ gmail.com skulle gå till [email protected]. Du kan sedan ställa in regler eller filter för att leta efter dina aliaser och bearbeta dem i enlighet, till exempel genom att skicka dem direkt till din skräppostmapp.

Föregående Sida 6 av 11 Nästa Föregående Sida 6 av 11 Nästa

Ställ in snabba steg

Den här är Outlook-only - förutom Regler har Outlook snabba steg för att hjälpa dig att organisera din inkorg. Skillnaden mellan Quick Steps och Rules är att den tidigare körs manuellt medan den senare är automatisk. Ett snabbt steg är ett snabbt sätt att tillämpa flera åtgärder på ett meddelande eller en grupp meddelanden, och Outlook levereras med fördefinierade enheter, t.ex. Flytta till mapp eller Svara och ta bort. Genom att skapa ett snabbt steg och lägga till det på din snabbåtkomstverktygsfält (under blixtbultikonen) kan du göra många e-posthanteringsjobb till ett klick.

Föregående Sida 7 av 11 Nästa Föregående Sida 7 av 11 Nästa

Skapa konserverade svar

Du kommer ofta att hitta dig själv och skriva det samma meddelandet igen och igen till flera personer, varför inte automatisera det? Outlook Quick Parts är en välsignelse här: skapa ett e-postmeddelande, skriv den bit du inte vill skriva någonsin igen, klicka sedan på Infoga> Snabba delar> Spara markering till Snabb bildgalleri. Nästa gång du behöver skicka det meddelandet placerar du markören i meddelandets kropp och klickar på Infoga> Snabba delar och väljer sedan ditt konserverade svar.

Processen är liknande i Gmail, men du måste gå till Inställningar> Labs och leta efter alternativet Canned Responses. Klicka på Aktivera för att slå på den.

Föregående Sida 8 av 11 Nästa Föregående Sida 8 av 11 Nästa

Använd Autocorrect

Konserverade svar kan vara överkill för många meddelanden, men det finns ett annat sätt att påskynda din e-postkomposition och svar. En massiv tidsbesparare är att använda autokorrigering som en form av stenografi, så du kan till exempel ersätta en lång e-postadress med "eml", en postadress med "addr" eller en avskrift med "regrd" så att hela texten visas magiskt när du skriver rätt kommando.

I Outlook kan du definiera dina autokorrigeringsuppgifter i Arkiv> Alternativ> Bevis> E-post> Stavning och Autokorrigering. För Gmail behöver du göra det på operativsystemsnivå med hjälp av en app från tredje part eller via en Chrome-flagga: skriv krom: // flaggor i adressfältet och leta efter Aktivera automatisk stavningskorrigering.

Föregående Sida 9 av 11 Nästa Föregående Sida 9 av 11 Nästa

Använd uppgiftslistor

Ett av de mest praktiska sätten att hantera ditt e-postmeddelande är att använda att göra-listor - att flagga ett meddelande för framtida åtgärder är bara användbart om du kommer ihåg att komma tillbaka till det och att göra-listor är ett bra sätt att se till att du gör det . I Outlook kan du flagga ett e-postmeddelande för uppföljning genom att högerklicka på flaggikonen och ställa in en påminnelsestid, eller du kan dra meddelandet till verktygsfältet för att skapa en åtgärdsobjekt.

I Gmail klickar du på Gmail> Uppgifter för att hämta uppgiftslistan. Om du vill lägga till ett mailmeddelande till det klickar du på meddelandet Fler rullgardinsmenyn och väljer Skapa händelse. Detta lägger till händelsen du skapar i din kalender.

Föregående Sida 10 av 11 Nästa Föregående Sida 10 av 11 Nästa

Gör det nu

En tankegång säger att du bara skulle läsa ett meddelande i din inkorg en gång: Om du bara lät det sitta där, organiserar du inte ditt mail tillräckligt effektivt. I stället bör du vidta omedelbara åtgärder - ta bort det om det är irrelevant, delegera det om det är någon annans jobb, arkiv om du inte behöver göra något eller flagga det för att komma tillbaka till senare.

Slutresultatet av det borde vara den mycket skrymmande inkorgen Zero - eller åtminstone kommer det att vara tills någon skickar dig och förstör det. Metoden fungerar, men det passar bäst för sällsynta raider i inkorgen. Om du försöker behandla varje e-post så snart den kommer kommer det att bli svårt att få något annat gjort.

Föregående Sida 11 av 11 Nästa Föregående Sida 11 av 11 Nästa
aktier