Papper är fortfarande livsnerven i någon organisation. Medan många initiativ stöder det pappersfria kontoret med institutioner som NHS har satts som mål att gå papperslösa sen 2018, låt oss inte glömma att pappersdokumentet fortsätter att förbli en integrerad del av affärsprocessen oberoende av.

Mappar med kundkommunikation, fakturor, noteringar och applikationer krossar affärskontor och arkivskåp, men naturligtvis med så mycket information till hands kan det lätt gå vilse i etern eller inte behandlas ordentligt. Kontorslivet kan som sådan plötsligt bli oerhört svårt.

Till exempel när en viktig kund är på telefonen men deras dokumentmapp har gått saknas. Eller, när en säljare behöver bära stora kuvert med korrespondens och kontrakt till varje kundbesök.

Enkelt sagt, om du inte hanterar dina papper och digitala dokument på rätt sätt kan du riskera att förlora kunder och intäkter. Och det kan hända med någon, oavsett bransch eller storlek på verksamheten.

Det har förekommit många berättelser om att banker böts för att göra fel på pappersarbete och felaktig information, så hur kontrollerar du att dokumenten styrs och hanteras effektivt?

På ett ställe men tillgängligt för alla

Med så mycket tryck för att minska kostnaderna, optimera affärsprocesser och öka prestanda, är det viktigt att inte glömma de uppenbara sakerna när man fokuserar på de lärdomar och de lösningar vi står till förfogande.

Det ödmjuka pappersdokumentet är en av dessa. Det är knappast troligt att pulsen på brädorna blir spännande med spänning men effektiviteten kan det bara ge.

För att styra dokument och flöden inom ett företag använder många organisationer avancerade lösningar som dokumenthanteringssystem, Enterprise Content Management Systems eller Digital Archives. En betydande fördel med sådana system är att informationen är centraliserad och relevanta dokument lagras på ett ställe.

Detta har den affärskritiska fördelen att centralt lagrade digitala dokument inte kan gå vilse eller förstöras som vanligtvis en säkerhetskopiering skapas regelbundet. Flera personer kan också kontrollera samma dokument, eftersom ett digitalt dokument inte behöver kopieras fysiskt.

Och även när du reser kan någon säljare ladda ner och kontrollera kunddokumentationen via en säker anslutning till företaget.

Som ett resultat är det inte nödvändigt med skrymmande kontorsskåp som kluter upp kontorsrummet, med det extra utrymme det ger en välkommen biprodukt för att hantera dokument mer effektivt.

Flytta pappersdokument till digitalt format

Men medan marknadsundersökningsrapporter visar att nästan tre fjärdedelar av företagen (70 procent) konstaterar att pappersminskning är en del av förbättringsprocessen, hittar nästan hälften av de svarande tid på att återskapa data, söker efter papperskopior och arkiveringen är fortfarande den största frågan som orsakas av pappersbaserade processer i deras företag.

Förvaringsvolymen och outsourcning av pappersbutikkostnader namngavs som näst största problem med över 40 procent av respondenterna. Organisationer måste ägna stor uppmärksamhet åt de affärsprocesser som orsakar sådana flaskhalsar i arbetsflödessystemet.

Att bli av med åldringsarkivet är en sådan väg att hantera dokument mer effektivt. Och digitalisering av pappersdokument i centrala elektroniska system erbjuder ett alternativ till detta. Dokument som skapas på en dator kan enkelt lagras direkt i företagsystemen.

Medan skanningspapper har varit vanligt i årtionden räcker det inte att spara enkla skanningar i centrala elektroniska repositorier för närvarande eftersom det har en viktig begränsning: Skannade dokumentbilder innehåller bara lite ytterligare information och deras text kan inte elektroniskt screenas och söks efter nyckelord.

Eftersom digitaliserade pappersdokument kan lagras av misstag i ett felaktigt digitalt bibliotek är det avgörande att de kan detekteras genom att infoga nyckelord i en dators sökprogram. Med hjälp av så kallat "nyckelordsökning" kan alla dokument relaterade till ett visst ämne visas med ett musklick och långa filer kan snabbt sökas efter information.