För mindre och medelstora företag finns det fortfarande mycket förvirring när de bör överväga att flytta till molnbaserad back office-funktionalitet.

Varför? Det drivs delvis av en motvilja från vissa IT-leverantörer för att förlora möjligheten att sälja och underhålla hårdvara. Men legitima bekymmer över frågor som säkerhet och tillgänglighet också leriga vattnet.

Cloud adoption antas drivas av den ökade utbudet av tjänster som finns tillgängliga, minskningar av kostnaden för investeringar i förskott och förbättringar av internetets säkerhet.

Molnet ses inte längre som ett datalagringsalternativ med många program som tjänsteprogram. Dessa brukade vara begränsade till e-post och allmänna kontorsprocesser, men som plattformen förfaller, omfamnar alla kontorprocesser - från HR till finansiering.

Moln och betalningsfunktion

Ett typiskt exempel skulle vara det för den betalningsskyldiga funktionen. Historiskt var det här en arbetskrävande och i stort sett manuell process som förlitade sig på fakturor som mottogs per post, matchade inköpsorder, bearbetades för godkännande och slutligen betalas.

Möjligheterna till förlorade fakturor bland stora högar av pappersarbete var signifikanta, vilket ledde till att jaga från leverantörer. Om något blev saken värre i början av den digitala tiden. Nu kom fakturor via fax, email och papper.

E-postfakturorna kan formateras som PDF-filer, Word-dokument, Excel-kalkylblad eller inom e-postens kropp, utan att det finns någon form av format eller tillvägagångssätt. Att hantera denna erfarenhet tillfredsställande av alla parter krävde mycket manuellt arbete.

Större organisationer kunde investera i dokumenthanterings- och automationssystem för att automatisera mycket av denna process, men mindre företag hade inte det här alternativet.

Organisationer av alla storlekar redo att dra nytta av

Problemet var särskilt intensivt för företag som får ett stort antal små fakturor. Processkostnaden per faktura kan vara allt från £ 2 till £ 20.

Utvecklingen av molnet har förvandlat denna typ av process och demokratiserad tillgång till de verktyg som traditionellt endast nås av större företag.

Fakturor kan skannas och laddas upp till en fjärrserver för lagring - i sig en betydande fördel jämfört med traditionell papperslagring.

Den verkliga magiken sker emellertid när fakturor matchas automatiskt med inköpsorder - borttagande av behovet av betydande manuell ingripande och utrotning av manuell ingrepp. Vanligtvis kan mer än 90% av alla fakturor matchas på detta sätt, vilket gör att kontonpersonalen tar itu med den exceptionella.

Så vid vilken tidpunkt blir det lönsamt för ett företag att flytta till en molnbaserad tjänst? På Readsoft finner vi oftast att det är mindre om företagets storlek och mer om volymen av fakturor.

Cloud och fakturering

Alla affärer som får mer än 1000 fakturor per år kan dra nytta av denna back office automation. Företag som får 5000 eller fler fakturor kan se betydande förbättringar i kassaflödessynligheten, dra nytta av tidiga betalningsrabatter och se en betydande avkastning på investeringen.

När en gång ett företag är registrerat är allt som behövs en nätverksskanner för att kunna komma igång. Användbarhet är ett viktigt övervägande, med de bästa molnbaserade systemen som är enkla att använda och kräver lite träning.

Molnet handlar inte bara om e-post och lagring. För företag som vill minska kapitalkostnaderna och fungera mer effektivt, kan många back office-funktioner tas in i molnet för att driva affärseffektivitet och dämpa kostnaderna.

  • Simon Shorthose gick till ReadSoft UK som VD 2009. Under en karriär på 20 år har Shorthose haft ledande befattningar hos IBS, Catalyst International, Isotrak och Hays PLC..