Upptagen yrkesverksamma, tillsammans med alla andra, använder sina smartphones för att kommunicera på många sätt, som bärarbaserade röstsamtal, textmeddelanden, snabbmeddelanden som telegram, dedikerade kommunikationskanaler, till exempel Slack och flera e-postkonton, inklusive den som får bara kontrolleras en gång i veckan.

Problemet är att med så många olika plattformar, och eventuellt flera konton på var och en, blir all denna kommunikation väsentligt fragmenterad. Ange UCaaS, som står för Unified Communications som en tjänst, som integrerar denna kommunikation genom en molnmodell, samt integrerar med molnbaserade program.

Hur fungerar UcaaS??

UCaaS är en variant av “som en tjänst” modell för cloud computing, såsom den populära programvaran som en tjänst, mer känd som SaaS. UCaaS genom molnet förenklar utplaceringen, eftersom ett stort internt IT-team inte behövs, eftersom stödet är på backend för en månadsavgift till leverantören.

UCaaS erbjuder möjligheten att integrera flera kommunikationsmetoder via en enda molnleverantör, inklusive företagsmeddelanden, telefonkommunikation och videokonferenser, vilket underlättar lagkommunikation. Detta kan sedan integreras i call center-tjänster, till exempel samtalsdirigering och call centers, med ytterligare funktionalitet i kombination med kontakthanteringsprogram.

Det finns stora möjligheter för företagen att erbjuda bättre samspel med sina kunder. För ett decennium sedan var all företags kommunikation ganska stort via telefon. Det har blivit en betydande ökning av textmeddelandesamverkan, till exempel med en 2015-undersökning som visar att 80% av de anställda använder textmeddelanden för affärsändamål. Men bara 14% av företagen kommunicerar idag med sina kunder via texter, även om många kunder föredrar denna kommunikationsmetod.

Så många människor tenderar att ägna mer uppmärksamhet åt texter och svara på dem snabbare än de gör e-post eller andra metoder, vissa företag trender mot mer textinteraktion, gyter flera möjligheter, vilket UCaaS främjar. Till exempel har vissa call centers, som traditionellt har samverkat över röst bara, tagit emot textmeddelande interaktion med kunder, med löftet om snabbare support och högre kundengagemang, till en lägre kostnad.

Typer av UCaaS

UCaaS delas upp i två typer: singeluthyrning och flerboende. I enhyresdesignen (även känd som multi-instans) finns en anpassad mjukvaruplattform som kopplar till de lokala applikationerna. Även om det här är den dyrare lösningen, erbjuder den en högre säkerhetsnivå i allmänhet, eftersom varje kunds data hålls separat, och stillestånd för en annan kund påverkar inte andra kunder. En annan nackdel för enbostad UCaaS är att uppgraderingskostnaderna betalas av kunden på grund av behovet av anpassad programvara.

Den andra typen av UCaaS är multi-tenancy, där mjukvaran är värd i molnet vid UCaaS-leverantörens datacenter, och inte lokalt. I en multi-tenancy-uppställning delar alla kunder i UCaaS en enda mjukvaruplattform. Detta erbjuder flera fördelar, inklusive högre tillförlitlighet, lägre kostnad och möjligheten att erbjuda mer support, inklusive tillhandahållande av programuppgraderingar. Nackdelen med flerboende, jämfört med enhyresmodellen, är att den erbjuder färre alternativ för anpassning.

Mellan de två ytterligheterna av singeluthyrning och flerboende sitter den mellersta grunden för ett hybrid-tillvägagångssätt. Detta är ett livskraftigt val i situationer där företaget har behov av att hålla sin känsliga data säkrare i en bostadsmiljö, samtidigt som man fortfarande utnyttjar en flerhyresinställning eller medan de övergår från befintliga äldre kommunikationsplattformar som är fortfarande används i deras företag.

UCaaS på arbetsplatsen

En annan drivkraft för antagandet av UCaaS har varit skiftet bort från traditionella telefonsystem. Många företag använder PBX-system (privat filväxling), vilket gör det möjligt för flera användare att dela ett begränsat antal externa telefonlinjer via ett system som ger varje användare, inklusive enheter som faxmaskiner, en förlängning, vilket sparar pengar istället för att ha en individ dedikerad telefonlinje för varje. Det finns ytterligare besparingar med interna telefonsamtal mellan användare. Men med en PBX måste bolaget köpa PBX-hårdvaran, med anskaffningspriser i tusentals, och sedan vara ansvarig för att stödja den i huset.

Den mer moderna lösningen som ersätter PBX är UCaaS, som betecknas som ett Business VoIP (Voice over Internet Protocol), även kallat Cloud PBX (även om vissa hävdar att Business VoIP och Cloud PBX inte är synonymt, dessa dagar är erbjudandenen så likartat att linjen mellan dem väsentligen är suddig).

I denna inställning ansluts alla telefoner endast via internet, utan direkt ledningar mellan dem. Företaget lägger ut allt underhåll och programvara till Business VoIP-leverantören. Detta möjliggör funktionerna i den traditionella PBX som äldre system, såsom att ha flera användare som kan dela ett begränsat antal linjer och interna samtal mellan tillägg.

Att vara molnbaserad möjliggör ytterligare funktionalitet, inklusive aktivering av ett direkt telefonnummer, gruppintercom-personsökning, röstmeddelande till e-post och internetfax. Lika viktigt, det möjliggör också integration med populära företagsplattformar, inklusive Skype for Business, Zendesk, Salesforce och Outlook. Den senaste integrationen möjliggör för en användare att kunna ringa ett samtal direkt från e-postens kropp.

Ett exempel på en UCaaS-leverantör är RingCentral Office-erbjudandet, som levererar enhetlig kommunikation med “Enterprise VoIP-funktioner.” Det erbjuder en rad funktioner, inklusive lokala, internationella och gratisnummer, en autokontrollist, musik i väntan, samtalskontroll, hett desking, samtalsrapporter, internetfax och användarmallar via deras hostade PBX-tjänst, liksom mobil kapacitet via tillgängliga iOS- och Android-appar.

Det finns gott om samtalshanteringsfunktioner, som till exempel samtalsvipp, samtalspark, samtalskärning, samtalsloggar, meddelandevarsningar och meddelanden om missat samtal. Det har också en modern ta emot röstbrevlåda med alternativ, inklusive hälsningar, visuell röstbrevlåda och röstbrevlåda till e-post. Business SMS är också inkluderat, med möjlighet att skicka och ta emot text och multimediameddelanden från företagsnummer, via en smartphone, surfplatta eller till och med en stationär dator.

RingCentral Office kopplar också till andra molnapplikationer, till exempel Box.com, Desk.com, Dropbox, Google, Microsoft, Okta, Oracle Sales Cloud, Salesforce, ServiceNow och Zendesk för ytterligare enande. Planerna börjar vid $ 19,99 (15,71 kr) per användare per månad för Essentials-planen när de betalas årligen, vilket stöder upp till 10 användare och har 24/7 kundsupport.

  • Vi diskuterar också SaaS här