Den är tillgänglig på praktiskt taget varje dator, och Excel-kapaciteten för dataprofilering gör det till ett starkt BI-verktyg. Utöver detta är Microsofts kalkylbladprogram lätt att lära sig - de flesta av oss har redan använt det - och det finns vanligtvis inga extra kostnader.

Ett utmärkt inslag i Office 2013 gör de låga kostnaderna och de stora funktionerna i Excel särskilt lämpliga för små och medelstora företag. Den kan användas som en enkel metod för att importera och kombinera data från olika källor, vilket utgör en grund för varje BI-strategi.

Självbetjäning BI blir alltmer populär. SMB kan börja med PowerPivot, ett gratis tillägg från Microsoft som dramatiskt expanderar kraften i Excel.

PowerPivot möjliggör skapandet av instrumentpaneler som ett användbart verktyg för visning av data. Användare kan snabbt konvertera stora mängder data från nästan vilken källa som helst, vilket gör det till meningsfull information som utnyttjar bekanta Excel-funktioner.

Det skapar också en dataregistreringsmodell och lägger till kraftfulla beräkningar med hjälp av Data Analysis eXpressions (DAX). Det är denna snabba rapporteringsfunktion i minnet på mycket stora dataset som gör det möjligt för användare att skapa interaktiva pivot, tabeller och instrumentpaneler.

Skapa en BI-instrumentbräda

Driftsbrädor för Business Intelligence används för att visa data som försäljning inom ett visst område under en viss period, med hjälp av diagram och tabeller. Till exempel kan en SMB vilja visa en produkts försäljningsintäkter under en treårsperiod i ett lättläst format.

A Instrumentpanelen gör det möjligt för företag att gå till en enda sida för nyckeltal, konsolidera och ordna siffror och mätvärden på en skärm. Gränssnittet är anpassningsbart och SMB kan dra data i realtid från flera källor.

PowerPivot tillåter företag att ta med data lokalt från företagsdatabasen till Excel, vilket ger användaren kontroll över sin egen BI och lägger till möjligheten att anpassa den också.

PowerPivot-fönstret sitter inne i Excel och låter användare importera från databasen. Användare kan skriva en "fråga" som kan extrahera specifika data. PowerPivot frågar databasen och hämtar informationen och tar den i minnet, där den är komprimerad och kan sedan nås helt i Excel-arbetsboken, med en flik skapad för varje element.

SMB kan behålla "relationer" inom data och skapa sedan en instrumentpanel. PivotTable kan användas för att styra vad ett företag vill analysera och av vilken åtgärd. Detta kan också anpassas i Excel med Slicers.

Det här är visuella kontroller som gör det möjligt för användare att snabbt och enkelt filtrera data på ett interaktivt sätt. De kan ansluta till PivotTables, PivotCharts och CUBE-funktioner - som analyserar data på ett hierarkiskt sätt - för att skapa interaktiva instrumentpaneler.

Färg och villkorlig formatering

Excel "villkorlig formatering" är också användbar eftersom det kan skapa ett färgschema eller en databalk. DAX är en av de mest skickliga funktionerna eftersom det kan skapa en beräknad kolumn som använder funktionella ekvationer, eller skapa en åtgärd i pivottabellen, till exempel år till år av försäljningen.

Användare kan också skapa ett pivotdiagram på Excel-instrumentpanelen för att visualisera data i tabulatformat (se bild).

Instrumentpanelen på bilden visar SharePoint-användningsaktivitet på en PerformancePoint-instrumentpanel, som är Microsoft Dashboard-systemet i SharePoint.

"Det finns ingen sådan sak som ett standardutseende på en instrumentpanel, alla kommer att vara olika och skräddarsydda för informationen som visas. Men de brukar kombinera diagram, tabeller och Key Performance Indicators (KPI)", säger Alex Whittles, Business Intelligence Consultant på lila groda.

Han lägger till: "Filtrarna längst upp på instrumentpanelen gör det möjligt att anpassa vilken data du tittar på. Bra instrumentpaneler ska låta dig klicka på ett nummer, en rad eller ett diagram av intresse och se mer information om numret du har klickat på eller ser en detaljerad rapport

"Därför bör en instrumentbräda betraktas som en startplatta för vidare prospektering, vilket ger ett högt svar på" Är allt OK? "," Finns det något jag borde titta på? ""

Klibbar med Office 2010

Microsoft har lagt ökad tonvikt på Business Intelligence (BI) -funktionalitet i sin senaste Office-uppgradering. Men varnas, det är inte gratis på Office 2013, så vissa SMB kan vara bättre att hålla fast vid 2010.

Användare måste ha Office Professional Plus-versionen av den nya Office för att få full tillgång till Excel 2013s BI-funktioner via PowerPivot. Office Professional Plus är tillgängligt för volymlicensierare och ingår i Office 365 Small Business Premium Service.

För dem med 2013-versionen lägger Power View till Bing-kartdiagram, animerade bubbeldiagram och kortvisningsvisningar som visar bilder utöver numeriska data.

Användare kan få PowerPivot och Power View med Office Professional Plus 2013 genom en Open, Select eller Enterprise-överenskommelse. Excel 2013 fristående via Open eller Select; eller Office 365 ProPlus via Office 365.

Företag kan också få Microsofts BI-funktioner med minst fem Office-licenser via de flesta licensprogram eller med ett individuellt Office 365 ProPlus-abonnemang.

Trots detta möjliga återgång kan många SMB dra nytta av att använda Excels redan etablerade BI-funktioner. Firmor brukar använda kalkylblad för mycket av sina rapporterings- och analysuppgifter och PowerPivot är helt enkelt en förlängning av detta. För dem med Office 2010 redan på plats, behöver du verkligen inte uppgradera.