När de uppstår kan leverantörsrevisioner vara mycket störande för en organisation. Bokstaven med revisionsintention kommer nästan alltid att komma till en obekväm tid men det finns några försiktighetsåtgärder som du kan införa för att säkerställa att störningen hålls till ett minimum.

Skapa en leverantörsrevisionsprocess

Detta är en process som anger de interna steg som organisationen måste följa för varje steg i revisionen. Se till att alla relevanta parter inom organisationen är medvetna om att en revision ska påbörjas. Denna anmälan behöver nå utöver IT-avdelningen för att inkludera upphandling, juridisk avdelning och säkerhet.

Kom närmare de relevanta programvaruleverantörerna

Det kan tyckas kontraintuitivt, men när det gäller en revision är det klokt att investera i att bygga ett bra förhållande till den berörda leverantören. Detta kan också innebära diskussioner om framtida affärsutvecklingsplaner eftersom det ger en leverantör en större förståelse för din organisationsstrategi så att de kan ge praktiska råd om framtida licenskrav. Kommer ett närmare förhållande att hindra en revision? Det är osannolikt, men en öppen dialog kommer att ställa platsen för en mindre aggressiv och mer konstruktiv grund för revisionen och kan bidra till att påverka tidpunkterna om en fördröjning skulle föredras.

Tänk proaktivt om interna programvaruansökningar

Med hjälp av specialiserade SAM-verktyg är det möjligt att spela in exakt vad som används och hur detta sammanhänger med organisationens officiella rättighet. Idealiskt skulle detta vara genomfört regelbundet för alla relevanta leverantörer av betydelse, på samma sätt som en organisation skulle närma sig att utveckla en katastrofåterställningsplan. En internrevision ska verifiera att verktyg, personer och processer fungerar korrekt, att organisationen överensstämmer med sina licensrättigheter och kommer naturligtvis att markera några problemområden, så att problemet kan lösas innan en leverantör kommer att ringa.

  • Jelle Wijndelts är Senior Senior Consultant hos Snow Software.