Teknik ger det dubbla löftet om nya affärseffektiviseringar och möjligheten att sänka kostnaderna. Även om vissa tekniker kräver en betydande investering i infrastruktur finns det många som snabbt och relativt enkelt kan introduceras till verksamheten, med avkastningen som kommer snabbt och fortsätter på lång sikt.

Kostnadsbesparingar genom molnbaserade applikationer

För det första kan du vara medveten om termer som cloud computing, programvara som en tjänst eller IT-hanterade tjänster. Dessa beskriver alla tekniker som är tillgängliga över ett nätverk. Att använda dessa tjänster är ett viktigt sätt att spara pengar, och alla typer av program och IT-tjänster är nu tillgängliga via webben. Fördelen är att andra människor har ansvaret att ta hand om hårdvaran och mjukvaran, driva den, stödja den hela och fixa den när det behövs.

Du kan nu få kontorsproduktivitetsprogram via webben, automatiseringsverktyg för försäljningstjänster, kundrelationshantering (CRM), redovisnings- och finansprogramvara, lagringstjänster, helpdesk och IT-hantering samt kommunikations- och samarbetsverktyg - alla tillgängliga via Internet och med alla applikationer och data i molnet.

För företagsanvändaren kommer den primära kostnadsbesparingen från att inte behöva investera i IT-hårdvaran och mjukvaran och färdigheterna för att hantera och driva den.

Betal bara för vad du använder

Den andra kostnadsbesparingen kommer från att ha en viss månadsavgift baserad på din användningsnivå eller antalet anställda som använder programmet. Fördelarna här är att denna siffra är förutsägbar, det finns inga kostnader för förskott, och med moln (webbaserad) är kostnaderna för tjänsten generellt låga eftersom det kommer att finnas andra kunder som använder samma IT-infrastruktur och delar datorresurser.

Genom att använda molnbaserade applikationer kan du också spara pengar genom att ta bort eller slakta ner avdelningar, till exempel konton, personalresurser eller till och med IT-avdelningen själv. Lämna dig mer att spendera på att göra vad du gör bäst.

Kostnadsbesparingar genom minskad resa

En annan kostnadsbesparande teknik är videokonferenser. Många företag, stora och små, har avsevärt minskat sina resebyråer genom att använda det.

För företag som ofta har många möten, som tar med personalen från olika delar av landet eller världen tillsammans, kan videokonferenser vara ett kostnadseffektivt sätt att spara på resor och mötesutgifter för dessa möten.

Det kan också vara ett billigt sätt att träffa dina affärspartners och kunder och kan hjälpa säljare och chefer att använda sin tid mer effektivt genom att passa fler möten i sin tid, vilket ger kostnadsbesparingar på lång sikt.

Videokonferenser är tillgängliga över hela prispunkternas pris, från billiga eller gratis som Skype och ooVoo till dyrare system som Cisco Webex och om du vill ha ett toppmodernt system med högupplösta bilder och högkvalitativt ljud.

Minska dina kostnader genom Unified Communications

I kommunikationssyfte kan Unified Communications (UC) lägga till nya kostnadsbesparingsalternativ för den progressiva verksamheten. UC är en teknologiplattform som kombinerar olika typer av kommunikation på ett system, inklusive skrivbordstelefoner och smarta mobiler, snabbmeddelanden, videokonferenser, fax och e-post samt webbaserat samarbete. Det ger medarbetaren en universell inkorg för att ta emot och lagra alla sina olika typer av kommunikation.

UC erbjuder kostnadsbesparingar på telefonsamtal eftersom det använder Internet för att röra samtal och data, vilket innebär att företag kan dra nytta av lägre samtalskostnader. Detta kallas Voice Over IP (VoIP), med IP som den Internetbaserade tekniken över vilken data är rotad. För det andra kan det spara på antalet telefonsamtal som anställda gör till varandra eftersom de har möjlighet att använda snabbmeddelanden eller webbaserat samarbete istället. Dessutom är alla samtal inom verksamheten, oavsett hur långt de delar av verksamheten är geografiskt, gratis

UC hjälper också företagen att konsolidera sina leverantörer, med IT- / telefonitjänstleverantörer som levererar UC-mjukvaran, telefoni- och datanätverket samt IP-telefonerna till kontoret och det betyder att ha färre kontrakt med olika personer.

Flytta från licensierad programvara till öppen källkod

Företagen har också funnit att de kan sänka sina IT-kostnader på kort och lång sikt genom att använda gratis eller billig open source-programvara istället för program från dyra programleverantörer. Idag kan du få kontors produktivitetssatser som OpenOffice, Web Content Management-system som Wordpress och Drupal, databaser som MySQL, webbdesignverktyg som WebMatrix, affärsapplikationer som Sugar CRM, och i själva verket hela operativsystem, gratis.

Företagen gör ofta stora kostnadsbesparingar på serverns sida, genom att installera operativsystem med öppen källserver baserad på UNIX eller Linux. Dessa tenderar att kräva kunskap och expertis i att köra och driva dem, men jämfört med de höga licenser som är kopplade till andra operativsystem och -verktyg i servern kan de ge betydande kostnadsbesparingar.

Slutligen kan företag göra stora besparingar på sina elräkningar genom att använda krafthanteringsteknik för att kyla sina system. sätta dem i sömn när de inte används och investerar i mer energieffektiv maskinvara.

Från att använda öppen källkod och webbaserad mjukvara, för att införa nya kommunikationsverktyg och arbetssätt, kan tekniken erbjuda en hel rad kostnadsbesparingsalternativ.