Företagare känner ofta att det inte finns tillräckligt med tid på dagen för att göra vad de behöver eller vill. Resultatet är att de kan känna sig undertryck under hela arbetsdagen, tvingas arbeta sent på kvällen och på helgerna och bli irriterad av människor som tar tid bort från dem.

Tidsförvaltningskompetens är avgörande för att människor ska vara mer produktiva på sin arbetsdag, och även om det är en del av disciplinen och god praxis finns det också verktyg och tekniker som kan hjälpa till.

Skapa en att göra lista

För det första kan förskott och fokus vara ett problem för vissa människor. Att göra listor kan verkligen hjälpa till här, och de kan vara så enkla eller så komplicerade som du vill att de ska vara. Du kan till exempel gruppera aktiviteter i teman, projekt, deadlines och olika kategorier. Att placera listan på ett framträdande ställe på kontoret eller hemma kan hjälpa till att hålla dessa saker i åtanke, och det kan också fungera som en visuell uppmuntran att se saker som korsas över tiden.

Att göra listor är emellertid inte alltid tillräcklig, och tidshanteringsexperter säger att ett av de största misstag man gör i att använda to-do listor är att de inte sätter ett hårt datum för att slutföra någonting, eller till och med för att starta det. Konsekvensen är att de bara blir överväldigade av att göra-listor.

Microsoft Outlook och andra produktivitetssatser har egna verktyg för att skapa verktyg, men det finns också ett antal populära webbaserade applikationer som kan hjälpa till att prioritera uppgifter och tilldela nivåer för slutförandet och tidsfrister för dem. En av dessa är Remember the Milk, som är ett gratis onlineverktyg som kan nås via skrivbordet, mobilen eller surfplattan och kan hjälpa till att hantera uppgifter och att göra-listor. Med verktyg som detta kan du ställa in det för att skicka påminnelser via e-post, SMS eller snabbmeddelande, och listan över uppgifter kan nås via telefon och listor synkroniserade med Google Kalender.

En annan effektiv webbbaserad till-lista-arrangör är Toodledo som fungerar på liknande sätt. Det här verktyget är enkelt att använda och innehåller flera kriterier för att klassificera uppgifter, till exempel mappar, underrubriker, förfallodagar, prioriteringar, taggar, sammanhang, mål, noteringar och tidsuppskattningar. Andra webbaserade verktyg inkluderar Todoist, ccToDo och Task Freak.

En sak som är värt att notera om att göra listor är att det är viktigt att inte bara flytta en viss uppgift till imorgon eller nästa månad, utan istället att bryta ner listan och tilldela varje uppgift till ett visst datum. På så sätt kan du hjälpa dig att slutföra, eller åtminstone börja en uppgift inom en uppnåelig tidsram. Ännu viktigare, det hjälper dig att slå problemet med förskott genom att göra listan ser mindre formidabel ut.

Planering och schemaläggning

När du kombinerar kalendringsverktyg som Google Kalender eller Microsoft Outlook kan du effektivt arbeta med dina uppgifter. Men det viktigaste är att se till att du tittar på din planerare dagligen. Oavsett om du använder en pappersbaserad eller PC-baserad schemaläggare, kommer den bara att fungera om du kontrollerar och uppdaterar det regelbundet.

Förutom att veta hur och när du ska starta en uppgift handlar det om att hantera tid när och hur man stoppar en viss uppgift och flyttar till en annan.

För vissa människor innebär det att man vet hur man avslutar ett möte eller till och med en konversation i rätt tid. Och med fler och fler sätt att kommunicera, till exempel snabbmeddelanden, sociala nätverk, e-post, röst- och videokonferenser och samarbete på nätet, kan alla dessa tekniker vara användbara, men de kan också vara massiva tidsstyrare.

Schemaläggningsprogram, som Outlook, kan hjälpa till att lägga undan tid i din dagbok för en rad aktiviteter, inte bara möten med människor. Du kan till exempel lägga in ett tidsintervall för sortering genom pappersarbete, göra personliga uppgifter som har byggts upp över tiden, fastställa datorrelaterade problem eller läsa igenom en stapel branschblad. Kom ihåg att schemalägga i viss avkopplingstid också.

Genom att göra detta kan du ange för personer som använder en delad dagbok med dig, att du annars är upptagen och inte störd, och det påminner dig också om att dessa uppgifter är viktiga, för om de inte blir färdiga under kontoret timmar, du kommer att göra dem på natten eller helgen.