År 2013 var den genomsnittliga kostnaden för IT-brottslighet i USA var $ 11.600.000 (per företag, per år), främst på grund av förlust eller missbruk av informationstillgångar, med företag över hela USA att falla offer för ett genomsnitt av två framgångsrika attacker per vecka enligt Ponemon Institute.

Med cyberströmmar som ständigt utvecklas och blir mer sofistikerade kan ett ord flytta maktbalansen när det gäller filöverföring. Skillnaden mellan filöverföring och förvaltade filöverföring är avgörande för företagen.

Utmaningen vid tillämpning av avancerad teknik för hantering av filöverföringar ligger i att skilja mellan dokument-centrerad, samverkande fildelning och automatisk eller delvis automatiserad filöverföring för att stödja affärsprocesser, ofta på ett kompatibelt sätt.

Så vad behöver företagen veta när man hanterar och överför information idag?

När det gäller informationsflödet mellan en organisation och mellan affärspartner ställs slutanvändarnas förväntningar på som Apple och Amazon för stor användarupplevelse, medan ett företags IT-personal förväntas leverera hög tillgänglighet, off-hours support , säkerhet och överensstämmelse aktivering utöver den exceptionella användarupplevelsen, på budgeten.

Denna förväntan mot realitetsspänning leder till större säkerhetsutmaningar när anställda, inklusive IT-personal, börjar använda oanmälda program som inte uppfyller säkerhetskraven för organisationen eller industrin. Vidare skapar hål i dessa system för information som hör samman med kritiska affärsprocesser genom att använda dessa oanmälda metoder.

Oavsett ansträngningar för att förbättra säkerhet, Enterprise File Sync och Share (EFSS) -tjänster är fortfarande slutanvändare inriktad, vilket resulterar i att företagets IT-chefer ofta blockerar EFSS-tjänster från företagsdomäner för att upprätthålla kontroll över sina nätverk och affärsprocesser.

Lösningar för hanterad filöverföring (MFT) kan å andra sidan stödja fildelning med ökad säkerhet, synlighet och integration med affärsprocesser, och utmärka sig med automatiserad filhantering från system till system. Vissa MFT-lösningar har inga explicit gränser för överföringsstorlek, medan EFSS-lösningar har gränser för filstorlek som ofta inte stöder många stora filtyper, inklusive högupplösta videofiler och designfiler.

För att hantera informationen på ett säkert sätt och adressera balansen mellan slutanvändare och IT måste organisationerna överväga dessa tre grundvalar för filöverföringsprocesser:

1. Automatisering: Antagandet av automatisering i filöverföringsprocesser med ett centraliserat MFT-system eliminerar tid och kostnader som är involverade i manuella filöverföringsprocesser och upprätthåller effektivitet över hela organisationen.

2. Säkerhet: Att generera länkar till delade dokument, som EFSS-leverantörer har gjort tidigare kan sätta känslig data i fara genom flera grundläggande brister. När en länk har skapats för att endast vara tillgänglig med betrodda källor kan den faktiskt ses av oavsiktliga tredje parter. MFT-lösningar som bygger på skalbarhet, tillförlitlighet, failover och katastrofåterställning stärker säkerhetsställningen för IT-processer.

3. efterlevnad: Förvaltningen av filöverföringsprocesser på DIY-basis är inte längre lönsam för de flesta organisationer, med tanke på den allt större mängd data som överförs inom mellanstorlek till stora företag. Filöverföring är också bara en del av ekvationen för företag som bedriver verksamhet internt och med partner. Om de måste visa överensstämmelse för alla utbyten och interaktioner kan det finnas hundratals konfigurationskontroller som de skulle behöva hantera och övervaka med jämna mellanrum för att göra det. Överensstämmande tjänsteleverantörer minskar komplexiteten och upprätthåller säkerheten inom organisationen.

Hantera information är ett äldre IT-huvudvärk och kan exponera företag för säkerhetshot. Organisationer bör överväga ett omfattande system där ett brett spektrum av slutanvändare och system-till-system-arbetsflöden stöds, med verktyg som kopplar samman handelspartner, ger mobila arbetstagare, automatiserar lokala och fjärranslutna processer och kontrollerar flödet på ett säkert och säkert sätt av innehållet.

  • John Slocum är produktledare för MOVEit Cloud vid Ipswitch File Transfer.