Vägen tillbaka när - väl, så länge sedan slutet av 1990-talet - före "molnet" var en smet på den digitala horisonten var företagets intranät "saken". Dessa interna nätverk erbjuder flexibilitet för online-åtkomst till filer, dokument, bilder och så vidare till alla inom företaget. När molnet har utvecklats blev webbaserade dokumentlagrings- och projekthanteringsverktyg som Dropbox och Basecamp normen och fördömde intranät till ett dammigt hörn av äldre IT-arkitektur.

Men som allt annat i livet kommer det som går runt, men oftast med en ny ny utsikt över världen runt den. Ta till exempel ett litet rekryteringsföretag. Baserat i Storbritannien börjar det med bara ett par anställda och genom god förvaltning och lite tur växer till cirka 40 anställda. Under den tiden har de vanliga företagspolitiken skapats, kostnadsblad har kommit och gått, dagordning och arbetsbeskrivning mallar har ändrats.

Filmer mardröm

Att vara en relativt progressiv outfit har företaget använt digital lagring sedan det började och har varit rimligt noga med att kurera sina online arkiveringssystem. Men med personalomsättning och kontinuerlig ökning av antalet dokument som lagras och delas, blir navigeringssystemet för att hitta den senaste, mest exakta eller i vissa fall rättsligt korrekta dokument snart en mardrömuppgift.

Även med automatiserad versionering tillgänglig på många molnbaserade lagrings- och samarbetssystem, är det inte alltid klart vilket dokument som är den slutliga versionen. För mindre organisationer är utgiftsblanketter ett utmärkt exempel på detta, där det kan finnas olika mallar beroende på nivån på anställning eller roll inom företaget.

Komplexiteten för vårt rekryteringsföretag blir ytterligare sammansatt när organisationen går globalt, med kontor i Tyskland, Dubai, Singapore och Nya Zeeland. Det finns inte bara slutliga dokument, det kan också finnas ett antal versioner på olika språk, eller det är land eller regionspecifikt. Ofta, medan de ursprungliga dokumenten kan kureras centralt, hålls de regionala versionerna och uppdateras lokalt. I vissa fall kommer personal att tillgripa besök på företagets webbplats för att se senaste publicerade informationen och arbeta bakåt för att hjälpa dem att lokalisera dokumentet eller annat innehåll de letar efter.

Intranät 2.0

Så, i en ålder av moln, hur vet du vad som är "sant" i en distribuerad miljö? Hur säkerställer de personer som ansvarar för projekt eller kunskapshantering konsekvent versionering och filtrering av dokument eller projektaktivitet? Välkommen tillbaka till intranät 2.0.

Dagens företagets intranät tar det allra bästa av den gamla tekniken och lägger till det med molnens flexibilitet. Resultatet är en miljö som förblir intern, kontrolleras centralt och modereras vid behov och erbjuder sofistikerad tillåtelse för att säkerställa tydligheten i åtkomst för att möjliggöra ändring av företags- eller projektkritiska dokument.

Det kan till exempel vara mer statiskt och mindre dynamiskt (så du tittar på den publicerade versionen av sanningen), det finns mänskliga läsbara webbadresser (till skillnad från molnlagringssystem med oförklarliga dokumentreferenser) kan du förlänga systemen för arbetsflöde och automation enkelt och förändringar kan enkelt granskas. På vissa sätt är det ett steg bakåt att flytta framåt; upprätthålla kontrollen i en tid när tillgång till information och information överbelastning är utbredd.

Med intranätet ett steg längre gör extranätet också en återkommande roll. Detta bibehåller kontrollelementen, men utökar åtkomst till kunder och leverantörer. Ett perfekt exempel är under en anbudsprocess. Möjligheten för köparen att uppdatera orienteringsdokumenten balanseras av att potentiella leverantörer kan reagera på ändringar och ändra förslag i enlighet med samtidigt upprätthålla fullständig integritet från konkurrenter.

Men frågor och svar som kan ha relevans för alla potentiella budgivare kan vara öppet tillgängliga för alla som har tillgång till extranätet, säkert med tanke på att de kommer att se den allra senaste versionen av informationen. I huvudsak skapar likheter som Microsoft SharePoint eller Google Sites lika villkor i detta sammanhang.

Medan molnet fortsätter att skryta över IT-skien i snabb takt, betalar det ibland att ta en titt på vad som hänt tidigare. Ibland lönar det sig att tänka åldersskola i en ny ålder.

  • Dr Peter Chadha är VD för DrPete Technology Experts och Steegle.com