Utan frågan i den anslutna globala ekonomin behöver majoriteten av anställda tillgång till webben och e-post för att kunna utföra sin arbetsroll.

Men så oundvikliga som de kan vara, utgör de också ett antal inneboende risker. Dessa är inte alltid fullständigt förstådda och som sådana företag kan lämna sig sårbara för juridiska skulder. Att veta vad riskerna är är viktigt för att hjälpa dig att hantera dem. Här är bara några:

Överträder upphovsrätten och riskerna med P2P

Att få information via webben är lätt - det är en del av överklagandet. Men det finns en vanlig missuppfattning att om det är på webben kan du göra vad du gillar med det. Inte så.

Mycket av informationen på internet är skyddad av upphovsrätten och endast upphovsrättsinnehavaren har rätt att kopiera, anpassa, distribuera och kommunicera dessa uppgifter offentligt.

Problemet förvärras ytterligare via e-post, delat nätverkslagring och sofistikerade online-nätverk som peer-to-peer (P2P), vilket gör det enkelt att cirkulera data och därmed bryta mot upphovsrätten ytterligare om du inte har behörighet för upphovsrätten ägare.

P2P är särskilt bekymrad eftersom en gång en fil har laddats ner kan andra P2P-användare sedan få tillgång till en medarbetares dator för att göra kopior av den filen och om P2P-klienter inte är korrekt konfigurerade är det möjligt att exponera hela innehållet i en dator till annan P2P användare, eventuellt avslöja konfidentiell affärsinformation i processen.

Sådan läckage kan anses vara ett brott mot dataskyddslagen och resultera i en böter från ICO.

Risker från BYOD-politik

Fler och fler företag utnyttjar produktivitetsvinsterna från att implementera en egen enhet (BYOD) -policy.

Men byod, som sociala medier, försvinner linjerna mellan arbete och privatliv och anställda kan väl vara mer slappna av hur de använder Internet och e-post på sin personliga enhet.

Faktum är att det finns många rapporterade faux pas av bärbara datorer som innehåller känslig data kvar på offentliga platser.

Apparater som används i samband med anställning kan vara bundna av huvudmannen för vicarious liability, vilket har visat sig vara väldigt brett och BYOD gör det svårare att övervaka och hantera vilken information som finns på vilken enhet som ytterligare ökar företagsrisken.

Förlorade enheter kan inte bara ge förlägenhet, men kan också leda till stora böter om dataskyddslagen styrs att ha blivit överträdd.

Ärekränkning

Internetåtkomst gör att information snabbt kan sprida sig via applikationer som e-post, tillgång till meddelandekort, bloggar och sociala medier.

Anställda måste vara försiktiga vad de skriver om individer eller organisationer på nätet eftersom oövervakade kommentarer kan locka till dyra skadeståndsförfaranden.

Du kanske inte anser att ett e-postmeddelande ska publiceras, men lagen ser den som sådan. Fråga bara en välkänd stormarknad som slutade betala en £ 10.000 till en polis som kände att de hade publicerat förödande kommentarer om honom i en intern e-postvarning om hans eventuella engagemang i en bluff.

Några av detta kan verka som självklara saker, men du skulle bli förvånad över hur få företag inser de rättsliga konsekvenserna av vad som verkar som acceptabelt beteende.

Var proaktiv i hanteringen av risker

Det finns ingen silverkula när det gäller att säkerställa att ditt företag har alla möjliga överträdelser som omfattas, men det är viktigt att vara proaktiv när man försöker hantera potentiella risker.

Regleringsorganen tar en liten uppfattning om organisationer som inte visar på en adekvat vårdskyldighet. Företrädesvis måste företagen tänka på hur de kan stoppa överträdelser händer, i motsats till vad de gör i händelse av en incident.

För att uppnå detta mål måste teknik, människor och processer samarbeta för att säkerställa att ett företag skyddar sig så robust som möjligt.

  • Charles Sweeney är VD för Bloxx. Han har arbetat med ett antal framgångsrika högvuxna små och medelstora företag inom olika sektorer, inklusive medicinsk utrustning, djurhälsa och mjukvaruutveckling.