Småföretagare / chefer förstår att IT spelar en viktig roll inom sina företag. Men många små och medelstora företag gör fortfarande enkla misstag med förvaltningen av sina IT-system som kostar dem pengar och marknadsandelar.

Att agera på några enkla tips kan omvandla ditt företag från en som bara använder IT till en som utnyttjar kraften i IT för att leverera konkreta resultat.

Undvik att använda ofrivilliga IT-chefer

Enligt en studie från AMI Partners sponsrade av Microsoft förlorar småföretag mer än 24 miljarder dollar i produktivitet varje år när icke-tekniska anställda, som kallas "ofrivilliga IT-chefer", har till uppgift att hantera sina företags IT-lösningar. Se till att ditt företag har kvalificerade personer som hanterar dina IT-system.

Överbrygga kunskapsklyftan

Småföretag lider ofta av detta symptom. Att bara köpa en server ger inte omedelbart konkreta fördelar, eftersom du måste placera denna teknik inom den dagliga driften av ditt företag.

Försök också försäkra dig om att du inte har bara en person som har till uppgift att "IT". När de lämnar sin verksamhet tar de sin kunskap med dem.

Ingen integration över system

Var IT bekymrad undviker hårdvaru- och programvarosilo. Att integrera din IT tillsammans är oändligt effektivare.

Tänk på de separata systemen i din verksamhet och hur dessa skulle kunna anpassas bättre. Ofta kan detta också innebära en minskning av IT i bruk med motsvarande underhållskostnadsbesparingar.

Öppen källa, öppen plånbok?

För att minska de totala kostnaderna ser många små och medelstora företag på open source-applikationer och plattformar. Många av dessa kan vara användbara, till exempel Zoho-serien av kontorstillämpningar.

Dock måste man vara försiktig när man använder öppna källplattformar för missionskritiska system. Underhållskostnaderna och pågående uppgraderingar kan vara betydande. Se till att du förstår den totala ägandekostnaden innan du förbinder dig till en öppen källplattform.

Molnet är inte ett paradis

Det råder ingen tvekan om att molnbaserade tjänster är mycket attraktiva för små och medelstora företag. Hela SaaS-marknaden (mjukvara som service) har exploderat under de senaste åren.

Molnet bör dock kontaktas med försiktighet. Ofta kommer verksamheten att utveckla hybridsystem som håller några av sina data och tjänster internt, medan andra flyttar till molnet.

Noggrant utvärdera alla drag du överväger till molnet och fråga om kostnadsbesparingar, effektivitetsvinster och säkerhet motiverar flytten.

Inte säkerhetskopierar kritisk data

IT-konsulter har försökt att få små och medelstora företag för att förstå vikten av robusta data backup regimer med liten framgång. Och effekten kan vara katastrofal, eftersom London Chamber of Commerce uppskattar att 90% av de företag som drabbas av en stor dataförlust släpper sin verksamhet inom två år.

Med tillgång till massor av online backupplattformar kan SMB enkelt skydda sig från dessa händelser.

Hantering av BYOD

BYOD (ta med din egen enhet) till arbetsfenomen visar inget tecken på att sakta, och ett stort misstag som SMBs gör är att inte uppmärksamma IT-problemen som BYOD ger.

Enligt en undersökning som genomförts av Trend Micro har hälften av företag som tillåter BYOD rapporterat säkerhetsbrott. Deras undersökning visade att 83% av de företag som tillåter BYOD har en policy som kräver att anställda installerar säkerhetsprogramvara som en försiktighetsåtgärd.

Att vara noga med säkerheten hos dessa enheter är av största vikt för små och medelstora företag i synnerhet.

IT är en väsentlig resurs som små och medelstora företag inte kan fungera utan, men det är lätt att göra misstag med den myriad av teknik som är tillgänglig för din verksamhet.

En noggrann studie av dina befintliga system och hur dessa kommer att utvecklas ger dig all information du behöver för att undvika de mest kostsamma IT-misstag.