I den här tiden med Green IT och GDPR går många organisationer papperslösa och hjälper till att det finns ett flertal dokumenthanteringssystem (DMS) som inte bara kan minska avfallet utan också effektivisera affärsprocesser.

Att spendera tid och pengar på utskrift och lagring av pappersdokument betraktas alltmer som en dålig idé. Det finns inte bara risk för att fysiska kopior går vilse och skadas, men du är också ansvarig för att hålla dem på filen. Och de kommer snart att stapla runt ditt kontor.

Läs mer: Logitech MX Craft

Genom att implementera rörliga saker i ett dokumenthanteringssystem (DMS) i din verksamhet, frigör du tid att spendera på andra viktiga områden i ditt företag. Du är också mycket säkrare och vet att alla dina värdefulla dokument och filer lagras i ett program, i motsats till att de är utspridda runt ett förråd.

Dessa system har funnits i några år, men de blir ständigt överkomliga och mer avancerade. Här är ett urval av fem av de bästa erbjudanden som för närvarande finns tillgängliga.

  • Vi har också avrundat de allra bästa videokonferenstjänsterna

Templafy gör det enkelt att använda flera kontorsvaror för varumärkesinnehåll, men det kan vara pricy

1. Templafy

En allt-i-ett dokumenthanteringslösning

plattformar: Webben, skrivbordet, mobilen | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, redigering, feedback, samarbete | Molnbaserad: Ja | Integrations: MS Office | Gratis provperiod: Ja

Lätt att använda gränssnittMobile appsNot billigt

Templafy är ett av de bästa dokumenthanteringsverktygen där ute. Systemet syftar till att integrera viktiga kontorsuiter och lösningar som används av företag dagligen.

Om det finns en sak som kan vara frustrerande, måste den skapa varumärkesdokument med hjälp av olika program. Detta kan bli tidskrävande och fragmenterat, men Templafy kan hjälpa till. Med det kan du skapa en rad filer inom systemet och hantera dem från ett enda flöde.

Programvaran är kompatibel med en rad enheter och använder molnet för att låta dig få åtkomst till alla dina dokument över datorer, tabletter och smartphones. Det finns också automatiska överensstämmelsekontroller, och du kan också enkelt ge feedback till anställda. Allt detta kommer inte billigt, tankarna börjar från 299 euro (270 £, 355 USD) per månad.

  • Anmäl dig till Templafy här

M-filer kan hantera de flesta dokument och hjälpa till att undvika dubbelarbete

2. M-filer

Dokumentprogramvara som upptäcker dubbelarbete

plattformar: Web, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, redigering, dupliceringsanalys | Molnbaserad: Ja | Integrations: MS Office, Salesforce CRM | Gratis provperiod: 30-dagars

Handy integrationsMobile appsMå vara för begränsad

M-filer ger dig ett system för att hantera dokument (naturligtvis), förbättra interna arbetsflöden och se till att viktig information hålls säker hela tiden.

Det finns en enda valv för en mängd filer, och du kan enkelt hitta dem efter kund, projekt, datum, status eller andra kriterier..

Programmet syftar till att undvika dubbelarbete - det är ganska vanligt att sluta med två kopior av samma rapport, eller kanske mer. M-filer kommer att varna dig om ett dokument har sparats två gånger genom att analysera namn och projektdata. Du får också några bra integreringar, inklusive Microsoft Office och Salesforce CRM.

  • Registrera dig för M-Files här

MasterControl Document Control är betrodda av reglerande organ runt om i världen

3. MasterControl Document Control

DMS fokuserade på överensstämmelse

plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, samarbete, redigering | Molnbaserad: Ja | Integrations: Nej | Gratis provperiod: Gratis att ladda ner resurser

Mobile optimizedSupported by regulatorsLack of integration

Inom stora organisationer är det ofta processer och regler som införs för att säkerställa att dokumenten överensstämmer och följa företagets riktlinjer. Men när du har massor av filer kan det vara svårt att följa sådana regler.

MasterControl, som används av några av världens största tillsynsorgan, är dokumentkontrollprogramvara som hanterar komplexa regler och standarder runt om i världen. Det syftar till att minska efterlevnadskostnaderna och öka den interna effektiviteten.

Systemet automatiserar automatiskt routing, leverans, eskalering och godkännande av viktiga dokument. Det sportar också ett centralt, säkert arkiv där du kan lagra och söka efter företagsfiler.

  • Registrera dig för MasterControl Document Control här

XaitPorter erbjuder flexibilitet och samarbete för dokument i flera olika format

4. XaitPorter

Cloud-baserat samarbete vid sitt bästa

plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, samarbete, redigering | Molnbaserad: Ja | Integrations: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Gratis provperiod: Demo är endast tillgänglig

Full cloud optimizedSmart samarbetsfunktionerBortfall av formulärhantering

Om du letar efter en molnlösning för att skapa dokument, bör du definitivt kolla in XaitPorter.

Det stora med detta system är att det är extremt flexibelt. Du kan samarbeta och arbeta med dokument med kollegor samtidigt, och du kan enkelt dela feedback med varandra. Det hanterar också alla aspekter av arbetsflödet, så du behöver inte oroa dig för formatering, numrering och layout.

XaitPorter har också några användbara knep på integrationsfronten. Programvaran kan fungera med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office och Dynamics, SharePoint, OpenText och Dropbox. Och det används för närvarande av cirka 45 000 företag över hela världen.

  • Registrera dig för XaitPorter här

Dokmee erbjuder moln, skrivbord och mobil DMS, men du kan vara bäst av med ett abonnement på flera användare

5. Dokmee

Säker mjukvara för hantering av affärsdokument

plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, lagring | Molnbaserad: Ja | Integrations: Endast med Pro version | Gratis provperiod: 30-dagars

AutomatiseringsfunktionerFokus på securityBeefier-produkter kan bli dyra

Dokmee sätter effektivitet och säkerhet först och erbjuder ett antal dokumenthanteringserbjudanden du kan välja från. Dokmee-skrivbordet på entrénivå är endast för en enda användare ($ 249, £ 190), men har det mesta av kärnindex och sökfunktioner, plus organisations- och delningsfunktioner och det mesta av redigeringsfunktionen för (spara för versionskontroll).

Om du vill utnyttja alla funktioner, inklusive viktiga säkerhetsmöjligheter, måste du klumpa på Dokmee Professional, vilket också tillåter flera användare - och en rad integreringar som Microsoft Office Add-ins (för Word , Excel och Outlook).

Det finns också en välfungerad molnversion av DMS, även om du måste kontakta säljaren för prissättning på detta och Professional-paketet. En ytterligare välsignelse är en gratis mobilapp som är tillgänglig för iOS, Android och Windows-enheter.

  • Registrera dig för Dokmee Document Management här