Microsoft Office är standardalternativet för programvaran "Office Productivity". Den senaste versionen är Office 2013, programserien är bättre känd av sina nyckelkomponenter: Microsoft Word för att producera dokument, Excel för kalkylblad och PowerPoint för presentationer.

Men det kommer till en kostnad, och för vissa företag erbjuder cloud computing och open source-programvara bättre alternativ, ibland gratis.

Småföretag tenderar att köpa Microsoft Office tillsammans med en dator, inte minst för att det vanligtvis är det billigaste alternativet. Den grundläggande versionen av Office 2013 för småföretag - som även inkluderar Microsoft Outlook, e-post och kalenderpaketet - lägger till 159 kr (exklusive moms, som med alla priser som nämns här) till priset på en Dell PC eller laptop, även om rabatter är ibland tillgängliga.

Cloud computing - som helt enkelt innebär att du använder Internet, i stället för dina egna datorer, för att lagra filer och programvara - erbjuder ett alternativ. Det kan ge åtkomst från vilken enhet som helst med en internetanslutning, inklusive surfplattor och smartphones, även om skärmstorlek kan göra åtkomst svår med den senare. Och du kan få allt som erbjuds av Microsoft Office, tillsammans med några intressanta extrafunktioner, från Google gratis på en grundläggande nivå.

Gmail-alternativet

Googles Gmail är känt som en gratis webbmail, men via Google Drive (tidigare känd som Google Docs) erbjuder företaget även ekvivalenter av Word, Excel och PowerPoint i en webbläsare.

Dessa har fördelar: filer finns tillgängliga var som helst och kan användas av flera personer på flera platser samtidigt, med användare som kan se vad deras kollegor gör.

Det finns också möjlighet att länka i andra Google-tjänster, t.ex. Fusion Tables, som genererar kartor med klickbara pekare från kalkylblad. Analytics, som analyserar webtrafik och dess betalda annonseringstjänst AdWords. Dessa kan alla använda samma inloggning, även om vissa har liten integration med andra Google-tjänster.

Det finns dock betydande nackdelar. Komponenterna i Microsoft Office tenderar att ha fler funktioner, så avancerade användare av kalkylblad kommer sannolikt att behöva hålla sig till Excel. Dessutom har många användare blivit utbildade eller vana vid Microsoft, och det kostar i alla fall att omskolera dem för att använda ett alternativ.

Men om du har långtgående personal som bara behöver funktionalitet för grundläggande kontorsprogram, kan Googles produkter vara tillräckliga, särskilt eftersom de flesta har ett Google-konto som kan ställas in för att ge dem tillgång.

Affärsval

Företaget paketerar dem tillsammans i en högre spec-version som heter Google Apps for Business, vilket ger 25 GB utrymme i stället för 10 GB i den fria versionen. Det låter dig använda ditt eget domännamn i stället för gmail.com och en garanti för tillgänglighet - kostar £ 3,30 per månad per användare med en månad gratis prov.

För dem som vill hålla sig till Microsoft har företaget slagit tillbaka med Office 365, en cloud computing-version av programvaran som innehåller Outlook, Word, Excel och PowerPoint. Dokument kan sparas online i Microsofts SkyDrive-tjänst, som även kan användas av vanliga versioner av Office 2013, och filerna är kompatibla med desktopversioner av Microsoft Office 2007, 2010 och 2013.

Den grundläggande småföretagstjänsten kostar 3,90 kr per månad en användare, eller 39,60 kr per år. Träffas ut på samma månad som 3,30 kr som debiteras av Google. Den har liknande specifikationer med 25 GB lagringsutrymme, möjligheten att använda ditt eget domännamn, support och en tillgänglighetsgaranti och en gratis månadsprov.

Det finns också en £ 100 per användare per år alternativ som tillhandahåller programvaran på dina egna datorer, liksom andra funktioner.

Ett ytterligare alternativ, antingen som ett alternativ eller förutom cloud computing, är öppen källkodsprogramvara.

Apache OpenOffice är ett paket produktivitetspaket som kan användas för alla ändamål utan nedladdning och licensavgifter. Dess komponenter, som inkluderar Writer for word processing, Calc-kalkylbladet och Impress för presentationer (samt tecknings- och databasprogramvara), har en funktionalitetsnivå som är mycket närmare Microsoft Office än Google Apps, och de fungerar som ett enda program snarare än en serie anslutna.

Stöd

När det gäller support får du vad du betalar för med fri programvara - det finns mycket rådgivning online, men inga garantier. Men OpenOffice har funnits i 20 år och används allmänt: sedan dess senaste version 3.4, släpptes i maj 2012, har den laddats ner mer än 44 miljoner gånger. Liksom med Microsoft Office: s "normala" version fungerar den också offline, medan molnberäkning bara är lika bra och snabb som din internetanslutning.

En smart affär, även en med en mycket begränsad budget, bör överväga att blanda och matcha. Microsoft, Google och OpenOffice kan alla använda öppna filformat som fungerar i olika typer av programvara - till exempel kan Google och OpenOffice öppna Microsoft Words .doc och .docx-format - men antar inte att resultaten alltid kommer att se ut exakt samma när ses eller skrivs ut.

Om du vill ha huvudet i molnet för kontorsprogramvara, genom att använda Google Apps eller Office 365, kan du alltid erbjuda personal med en gratis version av OpenOffice så att de kan arbeta offline.