Ett ökande antal småföretag är medvetna om regeringens kommande system för realtidsinformation (RTI), men många är rädda för att införandet i april kommer att orsaka allvarliga problem, enligt forumet för privat företag (FPB).

Det har varit ett av de viktigaste frågorna att framgå av en studie om IT-utsikterna för småföretag som bedrivs av medlemsorganisationen för småföretag.

RTI är ett system som skapats av HM Revenue & Customs för löneinformation att vidarebefordras kontinuerligt i stället för uppdaterad månadsvis. Det kommer att kräva förändringar i det sätt som företag tillhandahåller informationen till HMRC.

En undersökning av 4000 FPB-medlemmar tyder på att medvetenheten om RTI är hög och 70 procent säger att de är beredda på förändringarna och att 18 procent prioriterar investeringar i teknik för att klara systemet.

Men 65% tror att HMRC skulle kämpa för att klara förändringarna, även om vissa hade erkänt att en pilot hade löpt smidigt. 22 procent hävdar att RTI kommer att göra det mindre troligt för dem att ta på sig nya anställda, men de flesta säger att det inte kommer att ha någon inverkan på sysselsättningsnivåerna.

En förnuftig övergång

Phil Orford, chef för FPB, sa att medan forskningen visar att företagen är bättre förberedda för RTI än liknande studier har föreslagit finns det fortfarande ett betydande antal som är oförberedda.

"Om inget annat, så mår detta en deprimerande bild av småföretagens förtroende för en statlig avdelning som är nyckeln till sin verksamhet", säger han.

"De företag som är involverade i RTI-pilot som kördes av HMRC förra året var lite mer självsäkra här, men det finns tydligt fortfarande rädsla för hur sömlöst övergången kommer att visa sig."

Han tillade: "Med denna osäkerhet i åtanke uppmanar vi HMRC att anta ett förnuftigt och motiverat tillvägagångssätt mot verkställighet i tidiga skeden. Redan har regeringen meddelat förseningen till vissa böter, men effekten av omkopplaren till onlinerapportering måste inte underskattas eller kostnaden för att investera i ny programvara ignoreras.

"Vi vill helst se ett bötesmoder i alla utom de allvarligaste fallen."

I svaret berättade en representant för HMRC TRBC: "Realtidsinformation är på spår. Vi förväntar oss att cirka 6 miljoner enskilda poster ska rapporteras i realtid i slutet av mars 2013. RTI kommer att minska arbetsbelastningen med cirka 300 miljoner kronor varje år.

"Vi vill hjälpa och stödja alla företag att göra förändringen så att vi inte kommer att införa några sanktioner för sen rapportering fram till 2014. Vi skriver till arbetsgivare igen i februari 2013.

"Vi erbjuder också ett brett utbud av information och support på vår hemsida, på sociala medier som YouTube, via live och inspelade webinarier (onlineseminarier) och genom regionala workshops för att hjälpa företag att förstå vad de måste göra för att rapportera LAYE i realtid från april 2013.

"2013 kommer att vara ett övergångsår och HMRC kommer att göra allt som det kan för att hjälpa företag att göra förändringen."

Utbildning investering

En talesman för FPB berättade för TRBC att det inte är oroat för att företag måste lägga mycket på IT för att klara RTI, men att konton och avdelningar och personal borde vara medvetna om att det krävs dem. Detta kan innebära en del investeringar i utbildning.

Organisationen har publicerat en bloggpost om konsekvenserna av RTI som ger medlemmarna råd om lämpliga programvaruinställningar och typer av inlämning. Det föreslår också att om leverantören av ett företags löneprogram inte tillhandahåller den nödvändiga tjänsten bör det leta efter ett alternativ.