Under årtionden har företag blivit bundna till mjukvaruuppgraderingar och höga kostnader för sina associerade licenser. Med molns ankomst är det nu möjligt att bryta den cykeln och flytta till en mer bekväm och kostnadseffektiv abonnemangsbetalningsmodell för alla ledande kontorstillämpningar.

Med tillgång från någon internetansluten enhet kan inte bekvämligheten med att använda molnbaserade applikationer över hela ditt företag överskridas.

I maj 2013 meddelade Adobe att det skulle flytta sitt flaggskepps Creative Suite till Creative Cloud - en ny prenumerationsmodell skulle användas för att få tillgång till alla sina applikationer. Detta drag reflekterade den inverkan som molnet hade på leverans och användning av kontor och kreativa applikationer, där mer flexibilitet krävdes. Microsofts ledande Office-paket blev också tillgänglig som en prenumeration med skapandet av Office 365.

Philip Letts, VD för Blur Group, berättade för TechRadar Pro: "Under 2006 lagde vi de första grundarna för Blur Groups interna kontorsystem och vi gjorde följande val - Apple-hårdvara och routrar som körde Google Mail och Apps och snart skulle följa var Dropbox till ansluta externa filer - och mer nyligen splattering av Chrome-rutor.

"Min personliga media har kört av Apple en stund. Då bestämde vi oss för att oskärpa skulle vara 100 procent rent i molnet - både interna och externa system. Vi har aldrig avvikit från den här vägen. märkt av kompromiss, idag handlar det om empowerment och agility. "

För småföretag i synnerhet speglar antagandet av molnbaserade applikationer användningen av andra onlinetjänster som datalagring, redovisning och CRM (Customer Relationship Management), vilka alla nu är tillgängliga som molnbaserade applikationer.

Den lägre kostnaden och flexibiliteten som dessa applikationer erbjuder är idealisk för småföretag, eftersom de är smidiga och ofta drivs med lag som sprids över stora geografiska områden. I huvudsak är onlineapplikationer en utmärkt passform för dagens virtuella företag.

För att få ut det mesta av att använda onlineapplikationer i ditt företag är det viktigt att du planerar övergången från skrivbordsinstallerad programvara. Företag som har använt installerad programvara ibland i årtionden måste ta sig tid att bedöma de onlineapplikationer som skulle kunna ersätta sin missionskritiska programvara.

Dessutom kan personalutbildning behövas och även uppgraderingar till befintliga tjänster som bredbandsinternet som effektiva molnbaserade applikationer bygger på.

Det som är klart är att flyttaffärsansökningar på nätet har ett antal betydande fördelar som småföretag i synnerhet kommer att uppskatta:

• Lägre kostnader

En av de viktigaste drivkrafterna bakom alla småföretags flytt till molnapplikationer är att minska sina utgifter för installerade applikationer. Med abonnemangsmodellen kan ditt företag ta kontroll över sina programkostnader.

• Flexibel åtkomst

Att behålla ett antal installerade applikationer över flera olika enheter är tidskrävande och dyrt. Med molnbaserade applikationer som Office 365 är varje applikation tillgänglig på begäran från alla Internet-anslutna enheter.

• Sömlöst samarbete

Småföretag måste ofta samarbeta om projekt. Cloud-applikationer har samarbetsverktyg vid sin grund.

• Förbättrad säkerhet

Att arbeta i molnet ger hög säkerhetsnivå, eftersom alla data som den flyttar till någon från molnet är krypterad för maximal säkerhet.

• Ständiga uppgraderingar

Använda molnbaserade applikationer frigör ditt företag från att hantera uppgraderingar. När en ny funktion skapas är den helt enkelt tillgänglig när applikationen används nästa gång.

• Data backup och säkerhet

Eftersom de data som skapas av molnapplikationer också lagras på nätet, är det säkerhetskopierat att befria ditt företag från det här arbetet.

Det råder ingen tvekan om att framtiden för produktivitetsapplikationer är mer molnbaserade tjänster. Små företag i synnerhet kan utveckla dessa plattformar för att de ska kunna sänka kostnaderna - men ännu viktigare - bli de mager effektiva företagen som dagens kommersiella miljö kräver.