I en tid av e-post kan pressmeddelandet verka föråldrat, men denna metod för att distribuera mycket fokuserad information är fortfarande lika giltig som någonsin. Ett väl utformat pressmeddelande kan göra det möjligt för ditt företag att ta tag i mediaens uppmärksamhet och få den täckning som din nya produkt eller tjänst behöver för att lyckas.

Säger Jane Lee of Behendighet en oberoende PR-konsulttjänst: "Redaktörer och journalister får hundratals pressmeddelanden om dagen, så att inte ha tid (eller lutning) att arbeta sig igenom sida efter sida av prosa. Syfte för ett maximalt av två sidor (men en är bättre), behåll ditt språk enkelt, dina meningar korta och undvik jargong till varje pris. Undvik också adjektiv som "ledande", "unikt", "världsslag" etc., eftersom ingen journalist tror på dem så de tjänar bara att irritera. Och hålla dina tider konsekventa, antingen tidigare eller nuvarande. "

Nyckeln till ett bra pressmeddelande som kommer att läsas och handlas om är att paketera den information du vill ge i ett engagerande men ändå kortfattat format som inte slår bort tidpunkten för journalisten eller nyhetsdisken du har skickat den till.

Ett av de vanligaste misstag som företag gör är att inte förstå de publikationer eller webbplatser som de kontaktar med sitt pressmeddelande.

Fråga dig själv dessa grundläggande frågor innan du skickar ditt företag "nästa pressmeddelande:

  • Är ditt pressmeddelande skrivet för den specifika publiken din verksamhet har i åtanke?
  • Är ditt pressmeddelande kortfattat och till den punkten?
  • Har ditt pressmeddelande ett iögonfallande rubrik?
  • Innehåller ditt pressmeddelande alla relevanta kontaktuppgifter?
  • Är pressmeddelandets innehåll engagerande?

Topp 10 tips för ett effektivt pressmeddelande

Att skriva ett effektivt pressmeddelande tar övning, men ditt företag kan omedelbart förbättra de pressmeddelanden det skickar genom att vara uppmärksam på några enkla regler:

  1. Försök och få ditt pressmeddelande på en sida eftersom journalister har lite tid att ploga igenom sidor med text.
  2. Om du skickar ditt pressmeddelande via e-post, gör ämnesraden engagerande, eftersom detta kommer att ta upp journalistens uppmärksamhet och sannolikt kommer att utgöra en del av en tweet som de kommer att skicka om dina nyheter.
  3. Skicka aldrig pressmeddelanden som bifogade filer till e-postmeddelanden, eftersom många företag ser dessa som skräppost och tar bort dem direkt.
  4. Anta inte att läsaren kommer att förstå mycket tekniska termer eller fraser.
  5. Använd bulletpunkter där det är möjligt att sammanfatta information, eftersom journalister tenderar att skanna pressmeddelanden innan de läser dem som intresserar dem mer i detalj.
  6. Se till att all viktig information visas i den tredje delen av pressmeddelandet. Använd formatet "vem, vad, var, när, varför".
  7. Citat är användbart, men se till att alla som citeras är tillgängliga för djupintervjuer.
  8. En eller två bilder räcker för ett pressmeddelande. Mer detaljerade bilder kan kopplas till, men se till att länken går direkt till bildens plats. En journalist spenderar inte tid på att jaga efter bilderna, om länken du gav är bruten.
  9. Skicka inte ditt pressmeddelande och gå på semester. Eller se till att någon är tillgänglig för uppföljning om pressmeddelandet ger något intresse.
  10. Följ upp ditt pressmeddelande med ett mail eller ett samtal till personen den skickades till.

Hur skickar du ditt pressmeddelande

När du har skrivit ditt pressmeddelande får du det i händerna på rätt personer är nästa stora steg. Du bör göra det till en affärsprioritet för att få veta de viktigaste publikationerna inom din bransch. Håll en uppdaterad lista över redaktörer och journalister som skriver om din sektor.

Ursprungligen bör du skicka ditt företags pressmeddelande till de personer du känner är kopplade till din näringsliv. Du kan också använda ett antal pressmeddelande distributionstjänster som inkluderar:

  • Response Source (för generella affärer och konsumentutgivningar)
  • Källkabel (för tekniska utgåvor)
  • Journalism.co.uk (för public interest releases)
  • News4Media (för globala intresseutgåvor)
  • Realwire (för allmänintresse)
  • NeonDrum (för globala nyheter på nätet)

Det är också viktigt att spåra exponeringen som ditt pressmeddelande har genererat. Det finns ett antal tjänster som erbjuder detta, inklusive Press Index och International Press Cutting Bureau. Dessutom, om ditt företag använder tjänsterna i RealWire eller NeonDrum, ingår det pris du debiterar en rapport om täckningen ditt pressmeddelande har mottagit.