LibreOffice är en komplett kontorspaket för Windows, Mac och Linux och erbjuder användarna möjligheten att få mer arbete gjort för mindre. Vår kalkylark expert Gordon Guthrie tittar på Libre Office s kalkylblad Calc och bestämmer om det är rätt för din verksamhet.

Du har nog hört talas om gratis kontorspaketet Open Office som har funnits ett tag. Open Office är gratis eftersom det är öppen källkod - en slags "arbetarkooperativ" där programutvecklare träffas för att uppnå mer än de kunde ensamma. Open Office hade varit under paraplyet av ett företag som heter Sun, och när Sun togs över av Oracle beslutade utvecklingssamhället att lämna boet och gå ensam - och LibreOffice föddes - ett barn av Open Office.

Läs mer: Polaris Office

LibreOffice 3.5 är den senaste inkarnationen av den här sviten - du kan ladda ner hela sviten från http://www.libreoffice.org/ och eftersom den är öppen källkod, produkten är gratis, du kan ladda ner den för ingenting och installera den som många maskiner som du vill.

Mer än bara ett kalkylblad

Denna artikel fokuserar på bara kalkylarkomponenten i kontorsuiten, men LibreOffice är utformad för att vara ett komplett ersättare för Microsoft Office och innehåller sex program:

  • Base - deras version av Access
  • Beräkna - ett Excel-kompatibelt kalkylblad
  • Rita - en ritning / kartläggningspaket
  • Impress - en PowerPoint-ersättare
  • Math - en redaktör för matematiska formler och kemiska ekvationer
  • Writer - en Word-kompatibel dokumentförfattare

Det finns en hög grad av kompatibilitet mellan vissa komponenter (kalkylblad och dokument, presentationer) och en hög grad av likhet mellan bas och åtkomst.

Det finns en bra dokumentationsuppsättning på många språk, som även finns att ladda ner gratis: http://www.libreoffice.org/get-help/documentation/

Hur jämför det med Excel?

När du öppnar LibreOffice Calc kommer det att vara mycket bekant för dig. Det ser ut som en gammal version av Excel före bandet:

Libre Office Calc-kalkylblad

Det finns en bra uppsättning funktioner (över 300), varav de flesta är identiska med Excel så att du kommer att känna dig som hemma.

Om du tittar igenom menyerna och pröva funktionerna ser du att saker är ganska mycket som du kan förvänta dig från Excel. Jag kommer att välja de viktigaste elementen i ett kalkylblad och jämföra dem:

  • funktionsguiden
  • grundläggande format
  • kartläggning

Funktionsguiden

Detta är Libre Office: s

Libre Office Calc - Funktionsguide

Du väljer funktionen och trycker på bredvid inmatning av aktuella parametrar:

Libre Office Calc - Funktionsguiden med en vald funktion

Om du vill att din funktion ska ringa funktioner kan du trycka på fx-knappen på parametern och bygga upp en komplicerad bit-by-bit-funktion.

Till jämförelse börjar Excel 2003 med ett funktionsval:

Libre Office Calc - Excel med en vald funktion

När du har gjort det tar det dig att fylla i parametrarna:

Libre Office Calc - Funktionsguiden parameter fylla

Grundläggande formatering i LibreOffice Beräkning

Dialogrutan LibreOffice-formatering ser ut så här:

Libre Office Calc - formateringsdialogrutan

Som du kan se är det väldigt lik Excel 2003-ekvivalenten, det är ganska enkelt att få de format du vill ha:

Libre Office Calc - formatering dialog val av valuta

Kartläggningsalternativ

Kartläggningsalternativen är likaledes väldigt likartade. Libre Offices uppsättning diagram är mycket bekant:

Libre Office Calc - Kartläggningsalternativ

Excel 2003-satsen är nästan identisk:

Libre Office Calc - Kartläggningsalternativ i Excel jämfört

Andra kända funktioner

Det är inte förvånande att LibreOffice är så bekant - Projektets avsikt är att tillåta människor att flytta från Microsoft Office och sålunda LibreOffice spårar funktioner i Microsoft Office 2003 och kopierar dem. Här är en kort lista över saker du också kommer att känna igen:

  • kommentarer
  • datainställningar som filter, sortering och subtotal
  • pivottabeller
  • arbetsbok och arkskydd
  • gömmer rader, kolumner och lakan

Saker som är annorlunda

Den stora kompatibilitetsutmaningen för LibreOffice är makron och Visual Basic for Applications (VBA) - vilket inte är överraskande om du känner till Excels historia. Microsoft vann kalkylarkmarknaden från Lotus-1-2-3 genom att säkerställa att Excel kunde öppna 1-2-3 filer och göra allt 1-2-3 kan göra.

Teamet hos Microsoft var fast beslutet att inte låta någon stjäla kronan från dem - och Visual Basic var den mekanism de bosatte sig på. För att öppna vanliga kalkylarksfiler behöver du bara kopiera "ytan" i det andra kalkylbladet. För att göra skriptspråket kompatibelt måste du också kopiera internprogrammen för det andra programmet.

Microsofts stora inkomstkälla från Excel kommer från företagslicensiering. Endast en liten del av kalkylblad använder makron men dessa kalkylblad tenderar att vara viktiga för stora företag och tenderar också att ha mycket tid och ansträngning som investeras i dem.

LibreOffice ytterligare funktioner

Medan LibreOffice har modellerat Calc på Excel finns det några funktioner som är unika för Calc.

Det första är att zoomen är inbyggd i kalkylbladramen längst ner till höger:

Libre Office Calc - Zoom-funktionen

Ibland vill du bara zooma ut för att se strukturen i kalkylbladet för att hitta en cell innan du zoomar in där du jobbar - det gör det till en cinch.

Det andra är att du kan exportera till en PDF-fil. Det finns verktyg som låter dig göra detta i Excel men det är en faff att hitta dem, installera dem och se till att de gör ett bra jobb.

Den tredje är exporten till HTML-filer. Ibland behöver du bara publicera några siffror i din WordPress-blogg.

Microsofts strategi med export till HTML är att försöka göra en bra tvåvägsprocess - du kan skriva som HTML och läsa in den igen. Det betyder att det ger mycket verbos HTML-utdata med massor av klasser och formatering och annat gummi.

LibreOffice förutsätter att du vill spara som HTML för att publicera någonting och du kommer inte att öppna den på nytt i LibreOffice - så HTML är ganska magert och sparsamt och hanterbart - så om du behöver lägga det i din blogg är det mycket lättare att göra.

När ska du använda Libre Office

LibreOffice är bra när du:

  • saknar pengar
  • vill ha ett kalkylblad som körs på Windows, Mac och Linux
  • är bara igång

LibreOffice kanske inte är lämplig om du:

  • ha en stor svit med existerande Excel-kalkylblad som är affärskritiska
  • dela mycket komplexa kalkylblad med affärspartners som använder Excel
  • behöver mycket VBA / makron i dina kalkylblad

Gordon Guthrie älskar kalkylblad så mycket han har skrivit sin egen - Vixo, som kalkylblad men bättre, som du kan utforska på Vixo.com. För mer kalkylblad tips och länkar följ honom på Twitter@gordonguthrie