Microsofts Outlook har fortsatt att utvecklas och erbjuder nu en mängd funktioner, men de flesta företagsanvändare använder fortfarande bara applikationen för e-post och kanske att hålla reda på deras kalender. Om ditt företag gör en hel del projektplanering, eller om du behöver bättre hantera din tid, kan Outlook bli en viktig kompanjon.

Det finns 86.400 sekunder i varje dag. Att göra det mesta av var och en av dem i din verksamhet är där Outlook kan vara väldigt användbart, men du måste också utveckla ett nytt sätt att hantera din tid och dina projekt och e-post kan vara ett enormt avlopp på din tid.

  • Vi har också markerat den bästa projekthanteringsprogramvaran

Använd tvåminuters regeln för e-post

Försök och ställa in en eller två fasta tider på dagen för att kontrollera din e-post och stäng av skrivbordet varningar som pingar varje gång ett nytt meddelande kommer in. Detta gör att du kan koncentrera mer på vilket projekt du arbetar med och när du gör kolla din e-post, försök att vara så kritisk som möjligt.

Använd regeln med två minuter: Om du kan hantera e-postmeddelandet om två minuter gör du det. Men om mer tid behövs flyttar du meddelandet till din väntande mapp till handling senare. Detta kommer att minimera avbrotten på din arbetsdag och förbättra din tid och projektledning mycket, men kom ihåg att schemalägga tid på någon del av dagen för att hantera din väntar mapp,

En del av att bli effektivare med din tid är att korrekt följa detta. Experter anser att en paus var 45: e minut eller så behövs för att hålla dig fokuserad. Om du har problem med spårningstiden, försök Toggl så att du kan spåra tiden på din arbetsdag, eller om du är ute då finns det ett antal mobilappar som Expensify

Använda Outlook för tid och projektledning

Outlook har ett antal funktioner som kan användas för tid och projektledning.

En av de mest användbara funktionerna är de uppgifter och att göra-listor som enkelt kan skapas. Som tidigare nämnts, om du har ett e-postmeddelande som kräver åtgärd, kan du använda det här för att skapa en ny uppgift. Åtgärdslistor visas också som standard och du kan också skapa en uppgift i listan över dagliga uppgifter och visas i kalendern för enkel spårning och för att se varningar om specifika tidpunkter.

Outlook 2010 har också möjlighet att dela din kalender med någon annan som kör programmet. Om ditt företag har ett antal personer som arbetar med ett projekt kan detta vara en mycket användbar funktion. Delning kan uppnås via e-post, med hjälp av Microsofts Exchange Server om ditt företag kör det här eller online via Office 365.

Du kan också konfigurera regler som automatiskt kommer att tillämpas på ett e-postmeddelande när det kommer. För projektledning kan detta vara användbart för att säkerställa att alla inkommande meddelanden grupperas automatiskt och associeras med projektet de är kopplade till.

Och användare av Office Professional har också Business Contact Manager tillgängliga för dem. Detta är en kraftfull hanteringsapplikation för applikationer som är inriktad på kundservice, men är idealiskt för att hantera kontakter inom ett visst projekt. Konsolideringsfunktionen är särskilt användbar för projektledning eftersom det samlar in e-postmeddelanden, kontaktuppgifter och möten som också kan synkroniseras med Outlook och SharePoint.

En annan praktisk funktion i Outlook 2010 som kan användas effektivt för projektplanering är tidningen. Med journalen kan du automatiskt spela in handlingar som relaterar till specifika kontakter, vilka sedan placeras i en tidslinje. Dessutom kan andra objekt spåras, inklusive Word-dokument och Excel-arbetsböcker. För att komma åt journalen enkelt kan du lägga till det i navigeringsfönstret med hjälp av funktionsknapparna.

Dessutom kan alla som prenumererar på teknikerna för tidshantering som utvecklats av David Allen och använder Outlook 2010 också installera olika plugin-program som gör det möjligt för dem att enkelt konfigurera Allens "få saker gjort" tillvägagångssätt för informationshantering.

uppgiften, tilldela den, schemalägg den med InLook

Expandera Outlook med plugin-program

Eftersom Outlook är en vanlig e-postklient har många tillägg från tredje part uppstått som utökar programmets möjligheter som en tids- och projekthanteringsplattform. Några av de tillägg som ditt företag kan använda för att förbättra Outlook inkluderar:

  • Saknar länkprojektledning
  • InLoox
  • PlanPlus
  • MyLifeOrganised
  • RescueTime
  • intervaller
  • Få saker gjorda
  • InLook Time Management

Hur mycket förfining du behöver i projektet eller tidsledningstillägget bör noggrant övervägas. När allt kommer omkring vill du inte lägga till komplexitet för Outlook som i sig tar för mycket tid att installera och underhålla.

Hämta och installera försöksversionerna av de program som verkar erbjuda det bästa saldot av funktioner innan du förbinder dig till ett visst program. Och glöm inte att samråda med andra personer i din organisation som också behöver använda applikationen. Deras behov bör ingå i ditt köpbeslut.

  • Få dina projekt under kontroll med dessa fem dedikerade projekthanteringsverktyg