Att kunna skriva ut på ett tillförlitligt och effektivt sätt tas ofta för givet i affärer idag, men många företag får inte ut det mesta av sina skrivare och betalar ofta mer än de borde skriva ut.

Det finns många anledningar till att företag inte får valuta för pengarna från utskrift, inklusive; misslyckas med att förstå dokument arbetsflöde, valet av nätverksskrivare och ett misslyckande med att förstå den komplexa dokumenthanteringsresan som kan innehålla ett antal enheter från mobila kommunikationsplattformar som Tablet PC, skrivbordsklienter och till och med molnbaserade applikationer.

För att säkerställa att dina utskriftsfunktioner är optimerade måste du noggrant överväga hur utskriften passar in i arbetsflödet för dokumenthantering och hur utskriften fungerar inom ditt företagsnätverk och sedan anpassa ditt nätverk för dina företags specifika behov.

När du anger ny utskriftutrustning för ett nätverk finns det ett antal faktorer som måste beaktas:

  • Den dagliga genomströmningen av skrivaren måste noggrant utvärderas. I en nätverksmiljö kommer inhemska skrivare inte att vara tillräckligt robusta.
  • Passar skrivarens prestanda i användarnas behov? En revision av utskriftsbehoven i ditt företag kan avslöja någon överraskande statistik.
  • Är färgfunktion krävs? Om så är fallet, till vilken nivå av kvalitet? Foto och generell färgutgång är inte samma.
  • Vad är skrivarens livslängd? Vad kostar kostnaden för förbrukningsvaror? Vilka är driftskostnaderna för skrivaren? Titta på den totala ägandekostnaden innan du köper.
  • Ska ditt företag hyra eller köpa de skrivare som behövs? Om du leaser ser du noggrant på underhållskontrakt, som bör stödjas med ett detaljerat servicenivåavtal.

Det här är de grundläggande komponenterna som kommer att bilda ditt företags köpbeslut. Men eftersom dina skrivare kommer att användas på ett nätverk finns det ett antal andra överväganden att göra.

Matchar nätverkshastigheter till dina utskriftsbehov

Utförandet av skrivarna i ditt nätverk kan drabbas drastiskt av ett antal faktorer: Processorn som skrivaren använder. Mängden internminne det har ombord och vilken typ av nätverksanslutningar den har tillgänglig. Det är också viktigt att titta på hastigheten på ditt företags befintliga Ethernet-system och matcha det med skrivaren som är ansluten till den.

Om du försöker skicka data via ett 100 Mbps Ethernet-nätverk, men skrivaren inte kan ta emot data vid denna hastighet, kommer det sannolikt att drabbas av dramatiska flaskhalsar vilket kommer att sakta ner hela nätverket. Och om din verksamhet är på väg att uppgradera sitt LAN, glöm inte att fakturera de skrivare du har eller planerar att bifoga till detta.

Att hantera utskriftsbelastningen som rör sig över ditt företags nätverk är också viktigt för att få rätt. Utskriftshanteringssystemen på plats bör vara intelligenta nog för att kunna flytta mindre utskriftsjobb till andra skrivare om en föredragen skrivare fullbordar ett stort jobb, eftersom det kommer att undvika att köras. På samma sätt bör skrivare med specifika funktioner, t.ex. större pappersformat, vara lätta att välja av användaren eller automatiskt dirigeras av utskriftshanteringsprogrammet.

Dessutom måste nätverksskrivare övervaka sin genomströmning. Detta är för att inte bara spåra skrivarens serviceintervaller, men också så att kostnaderna kan spåras noggrant. Nätverksskrivare bör kunna stämma överens med deras utskriftsdata, som kan samlas in och analyseras som en del av din företags kostnadshantering. I många fall kan skrivhantering vara en del av programmet CAFM (Computer Aided Facilities Management) som ditt företag redan har använt.

Fristående utskriftshanteringslösningar finns också tillgängliga och inkluderar:

  • PaperCut NG
  • HP Web Jetadmin
  • Tricerat Skruvdragare
  • Xerox Services Manager

Skrivarplatsen måste också beaktas. Ett centralt utskriftsområde med stora nätverksskrivare är bekvämt för underhåll och kommer att minska kostnaderna, men det kommer också att göra vissa användare besvärliga. Dessutom måste nätverksadministratörer hållas medvetna om att personalen byter plats inom ditt företag och som användare. Om de inte är kan en användare starta ett utskriftsjobb, men jobbet matas ut på en skrivare som var nära deras gamla skrivbord, vilket kan vara helt annorlunda i företagets lokaler

En annan viktig aspekt av skrivarens placering är den fysiska miljön den kommer att användas inom. Normala kontormiljöer för omgivande temperaturer är lämpliga för de flesta allmänna utskrift. Men om ditt företag har områden med extrema temperaturer, titta noga på driftstoleranserna för de skrivare du har på din shortlist.

Skrivarsäkerhet

Företagen måste också vara noga med hur trådlösa enheter nu kan användas med skrivarna i sina nätverk. Populariteten av BYOD (Bring Your Own Device) på arbetsplatsen har medfört att mobila enheter kan kommunicera trådlöst med nya generationer skrivare.

Ett av de största problemen med nätverksutskrift i det förflutna är bristen på säkerhet. Ofta förbisett, skrivare har använts av hackare för att få tillgång till företagsnätverk. Trådlös utskrift verkar bara förvärra situationen. Men alla stora skrivare tillverkare tittar på denna fråga.

HP till exempel har redan meddelat sin trådlösa direktutskrift som gör det möjligt för en enhet att göra en direkt anslutning till skrivaren. Från ett säkerhetsperspektiv kopplas den mobila enheten aldrig till ditt företags bredare nätverk och behöver inget lösenord, vilket bör se till att skrivarens anslutning är säker.

Och om ditt företag skriver ut mycket konfidentiella material, är det möjligt att använda säkrade nätverksutskrift som kräver ett PIN-nummer som ska anges innan jobbet skickas till själva skrivaren. Alla större skrivare tillverkare har modeller i sitt sortiment med denna kapacitet, dessutom har dessa skrivare ofta också låsbara pappersfack om ditt företag skriver ut på specialpapper.