Forskning som utförs av AIM (Association for Information and Image Management) visade att 77% av fakturor som anländer som PDF-bilagor skrivs ut, med 20% av organisationerna som skannar hälften eller mer av inkommande mail.

Att flytta originalpapper till digitala format för arkivering är också viktigt i hela näringslivet, liksom möjligheten att fånga och dela information som kan vara i tryckt form.

  • Bästa skrivare: 16 bläckstråleskrivare och laserskrivare

Eftersom det papperslösa kontoret inte har uppstått måste företagen se till att de kan hantera sina utskriftsbehov med avancerad digital reproduktion för att leverera ett effektivt arbetsflöde. Som det mynt i det papperslösa kontoret står det: "Vi är inte på väg mot kontor som använder mindre papper utan snarare mot kontor som håller mindre papper."

För att möjliggöra detta äktenskap med papper och digital har MFD (Multi Functional Device) blivit oumbärlig.

Utvecklingen av multifunktionsmaskiner har flyttat tekniken i språng för att leverera en enhet som kan bli en central tjänst kring vilken ett kontor kan bana. Med utskrift och skanningskapacitet som nu finns tillgängligt via trådlösa nätverk erbjuder MFD-produkter högkvalitativ produktion inom formfaktorer som har fortsatt att krympa i storlek och pris.

Säger Andrew Hall, marknadschef på Oki Systems (UK): "Välj en modell som kan skanna båda sidorna av ett dubbelsidigt dokument. En MFD ska spara utrymme, öka affärseffektiviteten och spara strömmen, men kontrollera även strömslagsfunktionen för viloläge är mindre än två watt, eftersom enheten kommer att tillbringa långa perioder som sover. "

Dan Wogan, Print Business Manager på Micro-P, kommenterade också: "De senaste branscherna för inkjet-multifunktionsmaskiner erbjuder alla funktioner och anslutningar för sina laserkomponenter. Utskriftskvalitet och lång livslängd med pigmentfärger har ökat hållbarheten och hastigheten för äkta företagsanvändbarhet.

"Den senaste utvecklingen inom detta område är införandet av fasta skrivhuvuden i kontorsmaskiner från Brother och HP, vilket möjliggör en stegvis förändring av utskriftshastigheten och ytterligare hållbarhet från icke-rörliga delar. talar nu om 70-100 sidor per minut nu. "

Skriva, skanna, kopiera och faxkombinationen betyder också mer kommunikation och integration över ett företag.

Med trådlösa nätverk med hög kapacitet blir vanliga använder MFD i allt högre grad molnet som ett kommunikationsmedium. Faktum är att den nya C2665dnf MFD från Dell erbjuder ett litet fotavtryck och NFC (Near Field Communication), utskrift via vad företaget ringer "Knacka och skriva ut" - ansluta mobila enheter till ett molnbaserat dokumentnav som ger ännu större flexibilitet till användare av MFD.

"En av de största trenderna vi ser på MFD-marknaden är rörelsen mot anslutning", säger Anil Jagpal, europeisk marknadschef, Canon Europe. "Kunder kräver alltmer kontorteknik för att hantera sina dokument från papper till digitalt och tillbaka, via en mängd olika mobila och webbanslutna enheter.

"MFD-er måste därför tillhandahålla viktiga anslutningsfunktioner som Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print eller en dedikerad mobilutskriftsapp. Dessa funktioner kan skapa en mer flexibel och produktiv arbetsmiljö och garantera enkel utskrift i små kontorsmiljöer och upptagna arbetsgrupper. "

Ett område som ofta förbises är säkerheten för MFD-dokument som kan användas för att skanna, kopiera och faxa mycket känsliga dokument.

Här bör användningen av MFD omfattas av företagets bredare säkerhetspolitik. MFD kan säkras på flera sätt, inklusive användningen av PIN-nummer för att komma åt maskinen. Om maskinen är tillgänglig på ett nätverk, ska en statisk IP-adress användas för multifunktionsmaskinen, där maskinen har begränsad åtkomst bakom brandväggen. Användningen av USB-minnepinnar kan också begränsas för att minska sannolikheten för att känslig data försvinner eller blir stulen.

Checklista

För att säkerställa att din MFD uppfyller dina företags behov, följ denna checklista:

1. Kan maskinen din verksamhet överväger att hantera den kapacitet som behövs?

MFD: er kommer i alla former och storlekar. Många riktar sig till hemmamarknaden. Titta noga på den angivna kapaciteten och matcha detta med din företags arbetsbelastning.

2. Hur viktigt är kvaliteten på skanning och utskrift?

Många av de senaste MFD-erna med tryckteknik, som fram till för kort tid sedan, hittades bara i avancerade laserskrivare. Titta på prover av utskrift och skannad utgång innan du väljer ditt val.

3. Är faxfunktionen nödvändig?

Fax är långt ifrån ett dött kommunikationsmedium, med många stora företag som fortfarande behöver det. Titta på MFD: s faxfunktion, som idag kan använda molnet såväl som direktuppringning till en annan faxmaskin.

4. Kommer ditt företag att hantera känslig information?

Tillgång till funktionerna i en MFD bör kontrolleras med PIN-nummer eller lösenord. Se till att MFD bara skriver ut de nödvändiga kopiorna för att garantera datasäkerhet. Och tänk på om USB-porten ska vara inaktiverad.

5. Behöver din verksamhet fjärrutskrift?

Med uppkomsten av BYOD (Ta med din egen enhet) är utskrift från mobila enheter snabbt och effektivt. Titta noggrant på de appar som använder MFD för att säkerställa att de ansluts säkert.

En MFD kan vara en kostnadseffektiv tillgång som ett företag kan bygga sin arbetsflöde runt. Med MFD-enheter som nu kommer med ett antal konfigurationer är det viktigt att utvärdera dina företags behov och matcha dem till rätt MFD.

  • Vad är BYOD och varför är viktigt?