Införd i Mac OS X 10.2 som en välbehövlig kontakthanterare, Adressbok och informationen inom den, genomtränger nu mycket av Mac OS X. Öppna ett nytt meddelande i Mail, till exempel (gå till Fil > Nytt meddelande eller använd tangentbordsgenväggen

Cmd + [N]

), och där finns ikonen Adressbok på verktygsfältet.

Klicka på den och du har tillgång till e-postadresserna för alla dina kontakter - inklusive de som inte kommer upp automatiskt i fältet Till. En av de mest förbisedda funktionerna i Adressboken är dess förmåga att skriva ut etiketter till de vanliga Avery A4-arken du kan köpa i de flesta brevvaruaffärer.

Att få informationen i adressboken är dock en konst i sig. En klient som bytte från Windows hade till exempel nästan 1000 kontakter på sin Access 2007-databas. Hon skulle skriva ut etiketter från hennes dator med hjälp av programmets dedikerade guiden, så en av de första uppgifterna som utfördes skiftade all den informationen över till Mac.

Om du vill göra det själv, börja med att välja Fil > Exportera i Access (eller FileMaker) och exportera dina tabeller som en kommaseparerad variabel (.csv) fil eller som tabsavgränsad data (.flik).

  • 100 tips och tricks för att påskynda OS X

Importerar dina data

Hittills så enkelt. Det är när du kommer att importera data till Adressboken som du måste hålla dina wits om dig: Först, i Adressbok, gå till Fil > Importera > Textfil…

Navigera sedan till din CSV- eller flikavgränsade fil och klicka på Öppna för att starta dialogrutan Textfilimport. När det öppnas kommer den vänstra delen av dialogrutan att ha två kolumner: den högra innehåller de data du exporterat från din databas, medan den vänstra kolumnen är för dig att välja vilket adressboksfält som varje information kommer att Översätt till.

För tillfället kommer det dock att säga "Importera inte". Om inte din första databasregistrering är en dummy, som innehåller endast generiska datahuvud ("Förnamn", "efternamn" osv.) Måste du ta bort kryssrutan från rutan märkt Ignorera första kortet, annars kommer du att förlora din första kontakt.

Då, när du går, ändras den högra halvan av dialogrutan för att visa dig hur det färdiga kortet kommer att se ut. Det är en bra idé att göra en lista över det totala antalet fält som Adressboken ska ha. Om du bara arbetar med en kontakt kanske du saknar viktig information - t.ex. mobilnummer - och lämna det fältet för alla kontakter.

Använd pilarna längst ner i dialogrutan för att gå igenom dina kontakter för att se till att du har allt. Om du är glad klickar du på OK och dina data importeras till Adressbok. Det är fortfarande en bra idé att kolla några kort - om du har förstört gå till Redigera > Ångra import innan du börjar igen.

Nu kan du sortera dina kontakter till, säg, de som har e-postadresser och de som inte gör det. Så här skapar du en grupp med alla kontakter som har e-postadresser: välj Fil > Ny smart grupp ... , sedan E-post från den första popupen och är inställd från den andra. För de kontakterna utan e-post, upprepa den här processen, men välj inte för e-poststatus. Du kan sedan skicka ett gruppmeddelande till det förra och skriva ut etiketter för det senare.