Oavsett vad du är i, är det troligt att någonstans i din organisation finns en person eller ett team ansvarig för projektledning.

Om de hanterar flera projekt, jonglera gruppering av projekt, övervaka arbetsflöden och allokera uppgifter blir deras jobb mer om resursplanering. Det betyder att de behöver ett fast grepp om vem som gör vad, var och när, och måste bestämma om alla resurser används på det smartaste sättet.

De kan använda en mängd olika verktyg för att hjälpa till att organisera resurserna till deras förfogande, vilket kan vara människor, utrustning, maskiner eller kontorsutrymmen. Vissa människor schemalägger resurser med hjälp av Excel-kalkylblad och ett sortiment av andra osofistikerade verktyg, inklusive kalendrar, whiteboards och anteckningsblock. Oavsett om dessa val görs på grund av ekonomi eller brist på kunskap om ett bättre alternativ, misslyckas deras användning av specialistprogram för resursplanering sannolikt dem tid, pengar och respekt för lagspelare och ledande befattningshavare.

  • Vi har också markerat den bästa projekthanteringsprogramvaran

Hur kalkylblad sap tid

När du använder kalkylblad är det en mödosam process att manuellt skapa inställningar, duplicera data och beräkna resursutnyttjandeperioden. Kalkylblad hatar också förändring - om du någonsin har varit i tankesmältningsförfarandet med att slå samman och sammanfoga celler för att anpassa en resursplan i Excel kommer du att vara smärtsamt medveten om dess begränsningar och förmåga att tömma timmarna från din dag.

Som ett samarbetsverktyg fungerar kalkylblad dåligt. Det är mycket svårt att samordna poster av flera personer i samma kalkylblad. När det väl har skickats till laget, vet ingen vilka förändringar andra gör, eller vilken är den senaste "definitiva" versionen som ska fungera från. Detta kan utarbeta planeringsprocessen och skapa extra arbete för att någon ska kunna räkna ut motstridiga ändringar.

Ingen brist på data, men vad betyder det?

Excel kan generera stora mängder information. Det här är bra för dem som är bekanta med programvaran, men det kan vara ett minfält för dem som inte gör det bästa sättet att utnyttja sina analytiska möjligheter. Utan korrekt träning kan den stora mängden data som representeras vara svår att granska för att ge meningsfull insikt. Otydlig eller vilseledande information som härrör från dålig dataanalys och rapportering kan leda till svaga affärsbeslut, som flyttar företagen i fel riktning.

Det är ingen titt tillbaka

Att hänga på historiska data kan vara ett problem med Excel-kalkylblad, medan den inbyggda resursplaneringsprogramvaran ofta är välutrustad för att ge detaljer om hur en plan har utvecklats och flyttats, utplåning av nyckelmoment i ett projekts tidslinje.

Vissa kan hävda att det är inte till nytta att vara retroaktivt: Varför titta tillbaka när du ska gå framåt hela tiden? Projektledare vi träffas delar emellertid i allmänhet uppfattningen att det är möjligt att se vad som hänt tidigare, vad som har fungerat och vad som inte har varit, är nyckeln till lärprocessen och hjälper till att säkerställa större framgång i projektet framöver. Spotting trender och vanliga fallgropar hjälper dem att reflektera och fatta välgrundade beslut som hjälper deras företag att trivas.

Den kostnadsbesparande illusionen

Många företagsledare stöder tanken på att spendera pengar på specialiserad programvara för resursplanering, och föredrar att plod på att använda Excel, vilket de uppfattar vara kostnadsfria, eftersom det är något de redan har. Men i verkligheten är Excel-kalkylblad inte det rätta verktyget för jobbet med resursplanering - inte heller är de ett ledigt alternativ. Licensavgifterna måste betalas för varje maskin som programvaran körs på, och det kommer att bli ytterligare kostnader för uppdateringar och underhåll.

Få respekt för bättre planering

Kalkylbladens misslyckande att tillåta realtidssamarbete kan leda till kostsamma sammanbrott i kommunikation. Dessutom är de inte väl anpassade till processen att spåra resursutnyttjande och arbetsbelastningar. Som en följd kan projektledare göra oinformerade beslut som leder till underutmanade eller överarbetade lagmedlemmar.

Oavsett om arbetstagare är uttråkad eller på randen av utbrändhet uppkommer problem genom att inte uppnå balanserad arbetsbelastning. När en anställds talanger inte vårdas kan det ge upphov till vrede. På flipsidan, om de känner sig under för stort tryck, kan de lätt släppa några bollar och misslyckas med att möta deadlines. När detta händer kan de bli syndabock för projektfel, vilket är dåligt för deras hälsa och självkänsla.

För en lycklig, positiv lagkultur är det viktigt att använda programvara som skapar klarhet i den övergripande visionen och individernas ansvar. Med öppenhet över vem som är ansvarig för vad, deras milstolpar, tidsfrister och uppgiftsberoende kommer både lag och ledande befattningshavare att vara säkra på att projekt är på spår.

Ditch Excel för att vara effektiv och effektiv

Visst är projektledningens resursplanering bäst uppnådd med ett verktyg som är utformat speciellt för detta ändamål. Programvara som underlättar produktivt samarbete och kan anpassas som planen skiftar. Det finns många resursplaneringsplattformar tillgängliga, så det är viktigt att jämföra sina funktioner och idealt provprogramvara gratis för att hitta rätt match för din verksamhet.

Några funktioner att se upp för att göra för effektivare resursplanering inkluderar: möjligheten att se uppdateringar i realtid, dra och släpp schemaläggning, enkel datavisualisering och rapportering, anpassade visningar för att se både den stora bilden och detaljen, anpassade färgscheman, arbetsmilstoler och beroenden, spårning av resursanvändning och Google-kalendersynkronisering.

Inverkan av att välja rätt verktyg för jobbet kan vara enormt. Bättre ledarskap, förbättrad kommunikation och teamarbete gör det mycket lättare att slutföra projekt i tid och på budget. Att låta chefer flytta resurser snabbt och identifiera problem innan de orsakar betydande problem skapar större effektivitet.

Inom ett turbulent globalt ekonomiskt klimat måste företagen söka smarta metoder för att skapa tydlighet och en gemensam vision bland alla anställda. Som ett verktyg för resursplanering och projektportföljhantering kan Excel ha haft sin dag.

Ivar Veenpere, grundare av Ganttic

  • Få dina projekt under kontroll med vår guide till den bästa projekthanteringsprogramvaran