Oavsett åtstramning och de ekonomiska utsikterna måste småföretag hålla koll på botten. IT är ett område där kostnader utan kostnad kan snabbt spira ut ur kontrollen.

Så hur hittar företag effektiva sätt att minska IT-kostnaderna?

Byt ut gammal maskinvara

Med energipriser som skjuter upp år efter år kan det vara värt att titta på hur mycket energi dina stationära datorer, skrivare och servrar använder. En gammal server kan ha gett din organisation många års tjänst, men en ny kommer att bli så mycket mer energieffektiv.

Utöver det kan virtualisering ersätta flera servrar genom att många operativsystem körs på samma maskinvara. Nyare servrar kan hantera virtualisering ut ur rutan med speciella virtualiserade tillägg till processorer för att utföra sådana uppgifter mer effektivt än äldre hårdvara.

Stationära datorer med CRT-skärmar kan också ersättas med billigare bärbara datorer. Detta ger också dina anställda möjlighet att ta hem arbete eller arbeta bort från kontoret.

Stäng av utrustning

Många anställda sällan stänger av utrustning i slutet av dagen, och även om ingen applikation används, förbrukar datorn fortfarande energi.

Få den sista personen som lämnar kontoret för att stänga av stationära datorer och bildskärmar. Du kan också överväga att köpa en enhet som driver ner en dator om den står i viloläge under en längre tid.

Använd fri programvara

Ny kontorsprogramvara kan kosta mycket pengar varje gång du köper en ny dator. Så fråga dig själv denna fråga - kan gratis programvara göra samma jobb?

Libre Office är en produktivitetspaket med öppen källkod för rivaliserande Microsoft Office. Om det gör allt du vill kan du sänka kostnaderna genom att ladda ner och använda det istället för en betalad produktivitetssats.

Använd molnet

Vissa företag är nu ditching-servrar för tjänster på molnet. Behöver du en intern e-postserver eller skulle en molnbaserad e-postserver erbjuda bättre valuta för pengarna? Skulle ditt CRM-system kunna överföras från maskinvara i din organisation till molnet via ett mjukvaru-som-ett-erbjudande?

Denna flyttning från kapitalutgifter (Capex) till operativa utgifter (Opex) är säker på att göra din revisor lycklig. Google Drive erbjuder ett molnbaserat alternativ till Microsoft Office och för de flesta småföretag är det helt gratis.

Använd VoIP istället för en telefonlinje

Det är frestande att tro att du behöver flera telefonlinjer på ditt kontor, men ibland är det bättre att använda en tjänst som Skype för att ringa kollegor och klienter. Om de använder samma tjänst är samtalet vanligtvis gratis. Vissa erbjuder videokonferenser och skärmdelning, sänka resekostnader.

Hur mycket internet behöver jag?

Många företag tror att de behöver en allt-du-kan-äta internetanslutning när de i verkligheten alla de skickar är några e-postmeddelanden om dagen. En utredning av olika Internetleverantörer kan hitta dig en billigare överenskommelse som innebär att du inte betalar för en tjänst som du inte behöver.