Som teknik har utvecklats har videokonferenser flyttat från en dyr installerad tjänst, tillgänglig endast för mycket stora organisationer, till en plattform som är praktisk för alla storlekar.

Kostnadsbesparingar är vanligtvis den viktigaste drivkraften bakom den ökade användningen av videokonferenssystem, med löftet att ta ut behovet av att resa för möten mot ansikte mot ansikte. Cisco har till exempel rapporterat att det minskade resebudget från 740 miljoner dollar till 240 miljoner dollar genom att använda tekniken.

Kolla in vår köpguide för online videokonferenssteknik

Företagen inser att det nu är möjligt att ersätta vissa rutinerade affärsresor med videokonferenser, men det erbjuder mer än så. Ett växande antal operationer drivs nu av avlägsna lag och med företag som blir alltmer fragmenterade över stora avstånd har de insett att telekonferenser kan stödja integrationen av lag och kontor.

Videokonferenser och telepresenssystem används ofta omväxlande, även om de är helt olika och har egna specifika tillämpningar. Den förra är bekant för alla företag som använder Skype, till exempel för att ringa videosamtal.

Telepresence ger en högre trovärdighet av syn och ljud och erbjuder en mer nedsänkt och dyr upplevelse, allmänt inriktade på större företag. Ett bra exempel här är de system som finns tillgängliga från Cisco.

Med ett antal plattformar som nu är tillgängliga för att passa varje budget har det aldrig varit en bättre tid att utrusta ett företag med videokonferensfaciliteter. Eftersom tekniken går vidare på mobila plattformar kan företag nu utnyttja de fördelar som det kan ge sina organisationer.

Tillvägagångssätt med försiktighet

Som en rapport om ämnet från Frost & Sullivan drar slutsatsen, bör deployering av mobil videokonferens närma sig med omsorg.

"Företag som vill utnyttja den nya arbetssättet bör erbjuda sina medarbetare en mobil videokonferenslösning som fungerar på vilken enhet som helst och över vilket nätverk som helst, säger den. För att möjliggöra mobilt visuellt samarbete mellan sina anställda, partners och kunder gör vissa företag konsumenttjänster som Skype och Facetime.

"Men som någon IT-chef vet, erbjuder sådana tjänster inte säkerhet och kontroll av en företagsklasslösning. Det gör dem riskabla alternativ för de flesta organisationer.

"Frost & Sullivan rekommenderar att företag distribuerar en mobila videolösning för företagskvalitet."

När man bestämmer vilket videokonferens eller telepresenssystem som är rätt för ett företag, finns det ett antal faktorer att överväga.

En är om verksamheten behöver ansluta ett antal användare till avlägsna kontor. I så fall är lågkostnadssystem som använder webbkameror och tjänster som Skype och GoToMeeting idealiska.

Men som Frost & Sullivan påpekar är det nödvändigt att tänka på systemets tillförlitlighet och robusthet. Investeringar i företagsklasstjänster kan erbjuda mer tillförlitlighet.

För det andra, vilken bildkvalitet behövs? HD-webbkameror är nu tillgängliga från ett antal leverantörer, och de kan enkelt anslutas till vilken Mac eller PC som helst.

Men om ditt företag behöver ansluta till kunder för presentationer, kan telepresence-system vara mer lämpliga.

För det tredje behöver videokonferenssystemet vara skalbar?

Ad hoc-användning skulle göra det svårt att motivera en investering i specialbyggda anläggningar. Men när du investerar i kamerautrustning, leta efter bästa av rasen, vilket kommer att ge högkvalitativ kvalitet, eftersom det här är nu referensvärdet för videokonferenser.

Tänk sedan på hur mycket bandbredd som behövs. Detta är ofta förbises, men den bandbredd som behövs för videokonferenser för att fungera effektivt kan vara väsentlig.

Det är avgörande att titta närmare på tillgänglig bandbredd och den troliga effekten av rutin videokonferens på företagets anslutning till internet. Ofta kommer det att bli behov av en uppgradering av bandbredd.

Slutligen måste personalen behöva få tillgång till mobila videokonferenstjänster? Eftersom smartphone har blivit ett allmänt förekommande affärsverktyg och Tablet PC har förändrat hur företag fungerar, blir videokonferenser på resande snabbt en viktig tjänst som företagen måste distribuera.

Säkerhet kan också vara ett stort problem. IT-chefer som använde förvaltningen av VPN-er kan behöva överväga andra alternativ, eftersom nätverken kanske inte erbjuder de säkerhetsnivåer som krävs vid överföring av något videoinnehåll.

Det är viktigt att ta itu med denna aspekt av videokonferenser vid vilken systemutbyggnad som helst.

Tekniken använder sig alltmer av skalbar videokodning (SVC), en förlängning av den etablerade H.264-codec som vanligtvis används för högupplöst video. När den används med rätt arkitektur kan SVC leverera högkvalitativ video utan att det behövs betydligt högre bandbredd.

Men ta din tid att bedöma dina behov för att säkerställa att ditt företag har tillräcklig bandbredd.

Videokonferenser och telepresence-system kan också leverera mycket mer än bara video. Integration med digitala whiteboards är till exempel en väsentlig del av dessa plattformar, vilket breddar omfattningen av den information som kan delas.

Grön faktor

Videosystem kan hjälpa till att leverera gröna fördelar. Vodafone har till exempel rapporterat att det sänkte sina koldioxidutsläpp med mer än 5000 ton per år, eftersom företaget eliminerade mer än 13 000 flygningar som personalen tog under ett visst år.

De kan också producera effektivitetsvinster: Forskning från Cisco har visat att videosamarbete kan spara i genomsnitt över två timmar per vecka.

Dessutom är det viktigt att matcha videokonferenssystemet inte bara nuvarande behov utan också skapa flexibilitet, eftersom dessa system fortsätter att expandera över alla aspekter av affärspraxis.

Innan ett företag köper några system är det viktigt att se tekniken i aktion. En storlek passar inte alla med den här tekniken, så det borde försöka titta på systemen på en kort lista inom scenarier som liknar hur den kommer att använda plattformen på ett dagligt sätt.