Box är för många företag en molntjänst som de är bekväma med eftersom de ger de anställda de flexibla molntjänsterna de vill samarbeta och dela med sig av, men det ger också IT-teamet den kontroll de behöver.

Du kanske tror att det system du byggt på din intranät som låste informationen var säker, påpekar Box CEO Aaron Levie, men folk använder inte det faktiskt.

"De gick till e-post eller FTP eller en konsumenttjänst. Vad vi förespråkar är om du kan introducera saker som är lite mer självbetjäning, sakerna blir lite mer öppna - men det kommer också att skapa lite mer känslighet säkerhet] eftersom det ger människor förtroende och förmåga att kontrollera sina uppgifter själva.

"De lägger all sin information på den sanktionerade plattformen där du får mer data och synlighet, du får all analys och all loggning och medvetenhet om vad som faktiskt händer med dina data i motsats till att det går ut på utsidan system där du inte kan titta över det. "

Boxkund Gatwick Airport har gjort det mentala skiftet i att tänka på säkerhet enligt CIO Michael Ibbotson. Han tog in rutan för att dela dokument på styrelsemöten men det används nu för all planering för en andra landningsbanan. Han uppskattar hur det låter honom se hur människor arbetar. "Jag använder rutan för att arbeta nära mitt team och jag vet när de har eller inte gjort vad jag bad dem, för att jag ska ta reda på om de ens tittat på eller hämtade den fil jag bad dem att arbeta med, "noterar han.

När hans säkerhetsteam inte ville använda molntjänster påpekade han att han redan kunde maila en fil till en konkurrent från sin "säkra" BlackBerry och vad de behövde göra var att koncentrera sig på utbildning.

"Låt oss tänka på hur vi arkitekturerar vår BYOD-design så att människor kan använda den tjänsten, men vi utbildar dem om att dela information. De kan kopiera den filen till en USB-stick, på Dropbox ... Men Om du ger dem Box integrerad med sin bärbara dator och berätta för dem "du sätter den här filen i den här mappen på din dator och du får den överallt, på din bärbara dator, din iPad, din iPhone", då är de mer benägna att använda det och du har företagskontroll över det. Om du anammar den och använder den de verktyg som de är mycket mer benägna att köpa i det och du kan utbilda dem om hur och vad de ska dela. "

Men att hålla användarna nöjda med en revisionsvänlig tjänst som Box betyder att du håller dig uppdaterad med alternativen, annars kommer de att byta till att använda nästa nya sak. Gatwick IT-teamet går runt de olika avdelningarna för att hålla reda på vad de behöver nu och vad de behöver nästa. "Vi har ett mycket proaktivt IT-team, säger Ibbotson," vi bygger vägkartor om vad de vill se till att våra molntjänster kan anpassa sig. "

Och om hans molnleverantörer inte fortsätter, är han inte låst in. "Tänk på orden" som en tjänst ", det betyder att vi kan välja att byta tjänst som en tjänst till en annan tjänst när vi vill. Vi kan ta med en annan in, testa den med en kärngrupp av användare och om det fungerar för dem och det fungerar bättre än vad vi har kan vi migrera människor över dem mycket lättare än vi kunde när vi byggde och ägde all utrustning. "

Lätt att byta ut

Levie är mycket medveten om det - inte minst för att Box bara ändrat en av de tjänster som den använder sig av. "Vi bytte ut vår kundservice från Rightnow till Zendesk eftersom Zendesk levererade så mycket bättre värde som en kundsupportupplevelse för vårt supportteam. Det tog ungefär en och en halv timme."