Att skriva dokument är en syssla. Du måste antingen vänta på att ett dokument ska komma via brevlådan eller skriva ut det från ett e-postmeddelande, fysiskt underteckna papperet och antingen skanna det och maila det tillbaka eller skicka det. I en tid med konstant anslutning och digital transformation verkar detta inte vara archaiskt?

Esignature (eller Esign) programvara kan göra ditt personliga och kontorsliv så mycket lättare. Det eliminerar en tråkig och tidskrävande uppgift i något som kan göras med några klick. Du kan signera flera dokument samtidigt och få pappersarbete till rätt personer så snart de behöver det.

Om du redan har grävdat fysisk snigelpost, fax och pappersarkivering så undrar du varför du inte har tittat på e-signaturer innan ...

Den enda nackdelen är att din fina signatur snart kommer att bli överflödig.

  • Upptäck den bästa gratisprogramvaran för ditt lilla företag

1. Adobe Sign

Vi går direkt in med den stora pojken - Adobe Sign är e-signaturlösningen som erbjuds av ett av de mest kända namnen i mjukvaruföretaget.

Adobes tjänst erbjuder många funktioner och funktionalitet. Den är tillgänglig via både webben och mobilappen, så du kan enkelt använda din e-signatur när du är borta från kontoret. Det erbjuder en autentiseringstjänst för att säkerställa att de som tillämpas på viktiga dokument tydliggör grundläggande juridiska överensstämmelse, och självklart kan du också anpassa din e-signatur.

Nya förbättringar inkluderar överensstämmelse för life science och läkemedelsföretag och integration med SAP SuccessFactors.

För användning mellan två till nio användare måste du registrera dig för Adobe Sign Team och kostar $ 24,99 (£ 26,10, ca 32 USD) per person per månad. För att se om det är värt pengarna, kan du prova en gratis 14-dagars provperiod först.

2. DocuSign

Hävdade att ha mer än 200 miljoner användare över hela världen, det finns ingen förnekande av DocuSigns popularitet. Företaget är en dedikerad leverantör av e-signaturlösningar, och erbjuder enkelt att använda programvara för att snabbt och enkelt få dina dokument signerade.

Det är lätt att komma igång med DocuSign tack vare det antal integreringar som Google, Windows, Apple och SalesForce, samt ett antal appar för mobila enheter. Det lägger stor vikt vid säkerhet, med stark krypteringsteknik och använder branschens bästa praxis för att skydda den data den hanterar.

I mars 2018 har DocuSign faktiskt fått sin ansökan om Binding Corporate Rules (BCRs) godkänd. Detta är EU: s högsta certifieringsnivå för dataöverföringar utanför blocket.

Dess prissättning är inte annorlunda än Adobes. Få DocuSign Standard för flera användare och du måste betala $ 25 (£ 20, runt AU $ 32) per användare per månad. Du kan prova docusign gratis först med en 30-dagars provperiod.

3. Säker signering

Säker Signering är en mer kostnadseffektiv mjukvara än ovanstående två e-signaturlösningar. Det är molnbaserat, vilket betyder att det är lätt att komma åt och använda din elektroniska signatur från skrivbord, bärbar dator eller mobilenhet.

Vi är imponerade av det stora antalet extra tjänster som erbjuds. Det finns till exempel en videobekräftelsefunktion där du kan identifiera signatorn och förhindra att något dokument manipulerar (om det är ett problem). Du kan bjuda in andra att underteckna. Och det finns även alternativ för dokumentförhandlingar - en one-stop-tjänst för att komma till den viktiga prickade linjen så snart som möjligt.

En viktig uppdatering som släpptes i januari erbjuder automatiskt erkännande av formulärfält i PDF-filer, flera nummer av signaturfält för samma vittne och flersidig signering.

Vi tycker också att det är lättare att anpassa ditt paket och bli bättre när du lägger till fler användare. Team Edition börjar omkring $ 20 / £ 20 per månad, men blir relativt billigare för fler personer. Gå vidare till Secured Signing för ditt skräddarsydda citat.

4. eSignLive

Om du vill ha godkännanden från några kända namn har eSignLive några ganska stora företag som använder sin e-signaturprogramvara. Hur låter IBM, BMW och USA: s armé börja förrätta?

Som sagt säger eSignLive fortfarande att det är lika användbart för både små och stora företag, med ett optimerat, lättanvänt arbetsflöde över enheter och personal. Det kan distribueras på ett offentligt eller privat moln, bara inom din datorinfrastruktur eller en kombination av de tre. Men såväl som flexibilitet har mjukvaran också skyddet för ditt företags säkerhet i sitt hjärta.

Du kan få eSignLive för $ 20 (cirka £ 15, AU $ 25) per användare per månad, eller ge en gratis gåva med en 30-dagars provperiod.

5. SignEasy

Även om SignEasy självklart kan användas från ditt kontor eller hemdator, verkar det ha gjort en stor insats för att göra det mobiltillverkat. Det är molnbaserat - så kan du nå åt gången - och den mobila upplevelsen för telefoner och surfplattor är väldigt smart.

Annars har det många av samma funktioner som ovanstående e-signaturtjänster, men det finns ett riktigt fokus på enkelhet (som namnet antyder). Du kan anteckna signaturlådor så att det är tydligt vem som behöver signera och hur. Och om du finner att samma slags dokument måste vara elektroniskt signerade om och om igen, så är det enkelt att skapa mallar för återanvändning.

SignEasy passerade nyligen fem miljoner nedladdningar och har kommit överens om ett partnerskap med WeWork för att få e-signaturer till sin gemenskap.

Försök innan du köper med en 14-dagars försök. Om du är ett litet företag, är du på SignEasy på den billigare sidan - $ 15 (cirka 12 £, 19 USD) per månad. Men det är bara för en avsändare. Det är mer som $ 80 (ca £ 62, AU $ 101) per månad för hela premiumplanen för upp till fem användare.

6. KeepSolid Sign

KeepSolid Sign är erbjudandet från säkerhets- och krypteringsspecialister KeepSolid. Det lovar snabba, juridiskt bindande signaturer på vilken enhet som helst, samt offlineåtkomst till tecknade kontrakt.

När det gäller användbarhet finns annoterings- och samarbetsverktyg vid sidan av dokumentspårning så det är enkelt att göra förändringar och samarbeta om projekt eller juridiska processer. Du kan hämta dokument från nästan alla större moln- eller e-postförvar, inklusive Google Drive, Dropbox, Box och iCloud. Importera bara dokumentet till KeepSolid Sign och lägg till din signatur.

Den viktigaste försäljningsgraden för KeepSolid är dess säkerhetsuppgifter eftersom den passar in i företagets bredare portfölj av säkerhets- och integritetsverktyg och appen skyddas av AES-256 kryptering.

Det finns en 14-dagars gratis provperiod, varefter planerna börjar vid $ 9,99 per månad för en personlig prenumeration. Ett litet teckningsabonnemang på fem år är 39,99 dollar per år och för tio användare är det 71,99 dollar. Det finns också företagsabonnemang som erbjuds.

Hur man väljer en e-signaturlösning

Elektroniska signaturer, som ofta kallas E-signaturer, är en digital version av någons “analog” eller handskriven signatur (inte förväxlas med digitala signaturer).

E-signaturlösningar föddes ur behovet av att påskynda övergången till det papperslösa kontoret. Det finns nu gott om dem på marknaden sedan tekniken först kom till marknaden för mer än 20 år sedan.

De har vuxit i popularitet de senaste åren, eftersom företag av alla storlekar omfattar SaaS (software-as-a-service) paradigm som tar bort många av de olägenheter som är förknippade med några mer traditionella e-signaturlösningar.

Nedan finns fem viktiga saker att leta efter när du väljer en e-signaturlösning.

1. Enhet agnostisk

Därmed menar vi att signeringsprocessen ska vara sömlös oavsett vilken enhet som används. Mac, PC, Tablet eller Mobiltelefon. Det gäller dokumenthanteringsdelen såväl som inloggning som gör det möjligt för tredje part att logga in för att skriva in direkt på din enhet och få det färdiga dokumentet levererat säkert via e-post. Att kunna göra det överallt och när som helst ger en enorm effektivisering, särskilt eftersom det inte kräver någon applikation (eller app), bara din vanliga webbläsare och internetanslutning.

2. Anslut till populära affärsapplikationer och tjänster

Tät integration med befintliga populära online-applikationer som Google Docs, Zoho, Dropbox, Salesforce, OneDrive eller Evernote är avgörande för att upprätthålla lönsamheten för ditt befintliga dokumentflöde. Integrationen ska vara så sömlös och så snabb som möjligt så att användarna kan slå marken med minimal nedetid. Se upp för API-er och de kommer att låta dig driva integrationen ytterligare, så att utvecklare kan skräddarsy tillhandahållandet av e-signatur för specifika användningsfall.

3. växa med företaget

API: er ger dig oftast flexibiliteten för skalning så långt du vill. Men bara se till att din e-signaturleverantör kan stödja dina företags krav med ett adekvat antal API-förfrågningar, om du går den vägen med ett antal nivåer som motsvarar dina företagsbehov. Att ha ett tierat tillvägagångssätt innebär att företag kan växa (eller krympa) deras krav på e-signatur service utan att negativt påverka deras botten.

4. Möt säkerhets-, reglerings- och autentiseringskrav

En elektronisk signatur betyder ingenting om du inte kan garantera äktheten hos avsändaren, mottagaren och det faktiska dokumentet. Att ha en robust revisionsspårningsfunktion hjälper som den ger med en gemensam och lättillgänglig lista över vem som har gjort vad och när. Se till att din e-signaturleverantör åtminstone följer med ESIGN (den amerikanska elektroniska signaturen i global och nationell handel Act of 2000), UETA (Uniform Electronic Transactions Act) och eIDAS (European Union Directive 910/2014). Och se till att din lösning skyddar dig inte bara från förfalskning utan också från avvisning.

5. Utmärkt förvaltningskapacitet

Att kunna hantera flera lista över signaler och användare av e-signaturlösningen inom företaget är viktigt för att upprätthålla systemets integritet. Granulär kontroll av teammedlemmar bör till exempel vara hög på listan eftersom det tillåter olika grupper (t.ex. försäljning, HR eller juridisk) att ha tillgång till olika dokument och signaler medan de delar samma plattform. Detsamma gäller för mallar; Att ha dessa färdigheter möjliggör snabbare vändning, vilket leder till effektivare processer.

.